تخطَّ إلى المحتوى
Flowyana

الموافقات

اعتمادات بمسار موثّق بالكامل.

المستندات التي تحتاج إلى موافقة — أمر شراء يتجاوز الميزانية، أو دفعة لمورد، أو إشعار دائن، أو شطب مخزون، أو مطالبة مصروفات — تذهب إلى صندوق الوارد لدى الشخص المناسب، ويُبَتّ فيها، وتبقى في السجل. لا مزيد من الموافقات في الممرات.

  • سلاسل متعددة المستويات بحدود مبالغ
  • صندوق وارد للمعتمِدين، وحالة واضحة لمقدّمي الطلبات
  • تصعيد ومعتمِدون بدلاء ومهل زمنية
  • لا أحد يعتمد طلبه بنفسه

ما هي الموافقات في Flowyana؟

موافقات Flowyana تضيف مسارات موافقة إلى المستندات التي يخرج فيها المال أو المخزون من العمل: أوامر الشراء وفواتيره، ومدفوعات الموردين، وعروض الأسعار، وأوامر البيع والفواتير، والمرتجعات، والإشعارات الدائنة والمدينة، وتسويات المخزون وتحويلاته، والمصروفات، ومطالبات المصروفات والسُّلف، والرواتب والاستقالات. للمعتمِدين صندوق وارد واحد؛ ولمقدّمي الطلبات حالة واضحة؛ ويبقى الأثر في السجل.

في كثير من الشركات النامية، تعني الموافقة رسالة WhatsApp إلى المالك ولقطة شاشة كإثبات. ينجح ذلك حتى يسافر المالك، أو تُدفن الرسالة، أو يسأل مدقق من اعتمد دفعة مورد في مارس. حينها لا أحد يستطيع الإجابة، وكان أمر الشراء قد أُرسل بالفعل.

في Flowyana الموافقة جزء من حياة المستند. حين يغطي مسار موافقة نوع مستند، فإن حفظ ذلك المستند يرسله للموافقة بدل أن يتيح له المضي. لا يمكن ترحيله أو إرساله أو دفعه حتى تقول السلسلة نعم. والرفض يعيده مع سبب. وكل قرار وتعليق وتفويض يُسجَّل على المستند نفسه.

الموافقات اختيارية لكل نوع مستند. نوع المستند الذي لا مسار له يعمل تمامًا كما كان، فتضيف الاعتماد حيث يهم، مثل المشتريات فوق حدّ معيّن، وتُبقي كل ما عداه سريعًا.

ما الذي تفعله

الموافقات على أرض الواقع.

صندوق وارد واحد للقرارات

يرى المعتمِدون كل ما ينتظرهم في مكان واحد — لا شيء مدفون في البريد أو المحادثات.

سلاسل بأكثر من مستوى

المشرف أولًا، ثم المدير، ثم المالية: لكل مستوى معتمِدوه وعدد من يجب أن يوافقوا.

حدود وشروط

لا ينطبق المستوى إلا فوق مبلغ معيّن، أو حين يطابق حقل ما، فتمرّ المشتريات الصغيرة مباشرة وتحظى الكبيرة بنظرة ثانية.

المعتمِد المناسب، نجده لك

حدّد شخصًا أو دورًا، أو دع الطلب يذهب إلى مدير مقدّم الطلب أو مدير الفرع أو رئيس القسم.

لا شيء يعلق

صعّد بعد عدد محدد من الساعات، أو سلّم إلى معتمِد بديل، أو تخطَّ مستوى لا أحد فيه، أو اعتمد تلقائيًا عند انتهاء المهلة.

بنطاق الفرع والقسم

سلاسل مختلفة لفروع أو أقسام أو أدوار مقدّمي طلبات مختلفة.

لا اعتماد ذاتي

لا أحد يعتمد طلبه بنفسه، وحالة “موافق عليه” لا تأتي إلا من مسار الموافقة، وليس أبدًا من تعديل السجل.

أثر واضح

من طلب، ومن قرّر، ومتى، وبأي تعليق — في السجل، بجانب السجل.

كيف تحصل عليه

تأتي الموافقات مع باقة Business في كل خط منتجات يضمّها، ويمكن إضافتها إلى أي باقة أخرى كإضافة، بما فيها التجزئة والمطاعم.

اطّلع على الأسعار ←

كيف تعمل

الموافقات، خطوة بخطوة.

  1. 1

    اختر نوع المستند

    أنشئ مسار موافقة لنوع مستند، مثل أوامر الشراء، واقصره اختياريًا على فرع أو قسم أو الأدوار التي تقدّم الطلبات.

  2. 2

    ابنِ المستويات

    أضف المستويات بالترتيب. ولكلٍّ منها اختر المعتمِدين، وهل يكفي أيٌّ منهم أم يجب أن يوافق الجميع أو الأغلبية، والمبلغ أو الشرط الذي يُفعّل المستوى.

  3. 3

    ضع شبكات الأمان

    قرّر ما يحدث حين لا يجيب أحد: صعّد بعد عدد من الساعات، أو مرّر إلى معتمِد بديل، أو اعتمد تلقائيًا عند انتهاء المهلة.

  4. 4

    اعمل كالمعتاد

    يحفظ الموظفون المستندات كالمعتاد. والمستندات المشمولة تنتظر في صندوق وارد المعتمِد، وتُرسل الإشعارات، ويمضي المستند لحظة اعتماده.

بالتفصيل

نظرة أقرب.

مسارات موافقة لأوامر الشراء ومدفوعات الموردين

المشتريات هي حيث تريد معظم الشركات توقيعًا ثانيًا. أمر الشراء الذي يتجاوز حدّك ينتظر مدير المشتريات؛ وفوق مبلغ أكبر، يجب أن توافق المالية أيضًا. ويمكن أن يكون لفواتير الشراء ومرتجعات المشتريات والإشعارات المدينة ومدفوعات الموردين سلسلة خاصة لكلٍّ منها. وحتى تكتمل السلسلة، لا يمكن تعليم أمر الشراء كمطلوب ولا يمكن أن تخرج الدفعة، فالموافقة ضبط حقيقي، لا إجراء شكلي بعد وقوع الأمر.

  • أوامر الشراء وفواتير الشراء ومرتجعات المشتريات
  • الإشعارات المدينة ومدفوعات الموردين
  • حدود مبالغ لكل مستوى
  • يبقى المستند موقوفًا حتى يُعتمد

موافقات متعددة المستويات بحدود وشروط

كل مسار موافقة قائمة من المستويات. يسمّي المستوى معتمِديه وكم منهم يجب أن يوافق: أيٌّ منهم، أو جميعهم، أو الأغلبية. ويمكن ألا ينطبق المستوى إلا فوق حدّ أدنى للمبلغ، أو حين يطابق حقل في المستند شرطًا تحدّده، مثل فئة أو فرع. ويمكن أن تعمل المستويات واحدًا تلو الآخر أو بالتوازي. فتمرّ الطلبات الصغيرة بمستوى واحد، بينما تصعد الكبيرة في السلسلة.

  • أيٌّ منهم أو الجميع أو الأغلبية لكل مستوى
  • حدّ أدنى للمبلغ وشروط على الحقول لكل مستوى
  • مستويات متتابعة أو متوازية
  • معتمِدون إلزاميون لا يمكن تخطيهم

المعتمِدون حسب الشخص أو الدور أو المدير أو الفرع

لا يلزم أن يكون المعتمِدون أشخاصًا بأسمائهم. يمكن أن يذهب المستوى إلى مستخدم محدد، أو إلى كل من يشغل دورًا، أو إلى علاقة: المدير المباشر لمقدّم الطلب، أو مدير الفرع الذي أصدر المستند، أو رئيس القسم. وحين يتغيّر الموظفون، يستمر المسار في العمل. وإن لم تجد العلاقة أحدًا، مثل فرع ليس له مدير بعد، يمكن تخطي المستوى أو تسليمه لمعتمِد بديل.

  • معتمِدون حسب المستخدم أو الدور أو العلاقة
  • المدير المباشر، ومدير الفرع، ورئيس القسم
  • التفويض لزميل حين يغيب المعتمِد
  • بديل حين لا يُعثر على معتمِد

التصعيد والمهل والإشعارات

الطلب الذي يطول انتظاره تكلفة. يمكن لكل مستوى أن يُصعَّد إلى شخص آخر بعد عدد محدد من الساعات. ويمكن لمسار الموافقة أن يعتمد تلقائيًا حين تنقضي مهلته، للمستندات منخفضة المخاطر حيث يعني الصمت نعم. وتُرسل الإشعارات عند تقديم الطلب أو اعتماده أو رفضه، فلا يحتاج مقدّم الطلب إلى الملاحقة. ويمكن لمقدّمي الطلبات استرجاع طلب معلّق لتصحيحه قبل أن يقرر أحد.

  • صعّد بعد عدد من الساعات إلى شخص محدد
  • اعتماد تلقائي عند انتهاء المهلة، حيث تسمح بذلك
  • إشعارات عند التقديم والاعتماد والرفض
  • استرجع طلبًا معلّقًا لتصحيحه

موافقات المبيعات والمخزون والمصروفات والموارد البشرية

إلى جانب المشتريات، يمكن للمسارات أن تغطي عروض الأسعار وأوامر البيع وفواتير المبيعات ومرتجعات المبيعات والإشعارات الدائنة، فتحظى عروض الأسعار الكبيرة والمبالغ المستردة بنظرة ثانية قبل أن يراها العميل. ويمكن أن تحتاج تسويات المخزون وتحويلاته إلى موافقة قبل أن يتحرك المخزون. ويمكن ضبط المصروفات وسُلف الموظفين، ومطالبات المصروفات تحتاج دائمًا إلى موافقة، ولا اعتماد ذاتي إلا للمالك. ويمكن أن تمرّ مسيّرات الرواتب والاستقالات بسلسلة أيضًا. ولطلبات الإجازة مسار موافقتها الخاص في الموارد البشرية.

  • عروض الأسعار وأوامر البيع والفواتير والمرتجعات والإشعارات الدائنة
  • تسويات المخزون وتحويلات المخزون
  • المصروفات والسُّلف ومطالبات المصروفات
  • الرواتب والاستقالات

سجل تدقيق يصمد أمام المراجعة

كل طلب يحتفظ بتاريخه: من قدّمه، وقرار كل معتمِد وتعليقه، والتفويضات والتصعيدات والاسترجاعات، مع التواريخ والأوقات. ويُظهر صندوق وارد المعتمِد ما ينتظر، مع مرشّحات حسب الحالة ونوع المستند. ولأن حالة “موافق عليه” لا يمكن بلوغها إلا عبر مسار الموافقة أو إجراء الاعتماد، لا يستطيع أحد تعليم مستند كمعتمد بتعديل حالته. وحين يسأل مدقق من اعتمد دفعة، تكون الإجابة على الدفعة نفسها.

  • تاريخ قرارات كامل على كل مستند
  • صندوق وارد بمرشّحات الحالة ونوع المستند
  • حالة “موافق عليه” عبر مسار الموافقة فقط
  • تعليق كل قرار محفوظ معه

لمن صُمّمت

أنشطة تعمل على الموافقات.

شركات التجارة والتوزيع

أوامر الشراء فوق حدّ معيّن تذهب إلى المالك؛ ومدفوعات الموردين تحتاج إلى المالية قبل خروجها.

سلاسل التجزئة

تسويات المخزون والشطب في كل فرع تنتظر مدير المنطقة قبل أن يتحرك المخزون.

شركات المقاولات والخدمات

مطالبات المصروفات وسُلف الموظفين من فرق المواقع تذهب إلى مديرهم، ثم إلى الحسابات.

مجموعات المطاعم

التحويلات من المطبخ المركزي وفواتير الشراء فوق حدّ معيّن تحظى بتوقيع ثانٍ.

تجار الجملة الذين يبيعون بالآجل

الإشعارات الدائنة ومرتجعات المبيعات تُراجَع قبل أن يتغيّر رصيد العميل.

الفرق النامية ذات الموارد البشرية

مسيّرات الرواتب والاستقالات تمرّ بسلسلة، بينما تستخدم طلبات الإجازة مسار الموافقة الخاص بالموارد البشرية.

أسئلة

ما يسأله العملاء عن الموافقات.

أي المستندات يمكن أن تمرّ بمسار موافقة؟

عروض الأسعار، وأوامر البيع، وفواتير المبيعات، ومرتجعات المبيعات، والإشعارات الدائنة، وأوامر الشراء، وفواتير الشراء، ومرتجعات المشتريات، والإشعارات المدينة، ومدفوعات الموردين، وتسويات المخزون، وتحويلات المخزون، والمصروفات، ومطالبات المصروفات، وسُلف الموظفين، والرواتب، والاستقالات. ولطلبات الإجازة مسار موافقتها الخاص في الموارد البشرية.

هل أستطيع اشتراط الموافقة فوق مبلغ معيّن فقط؟

نعم. يمكن لكل مستوى ألا ينطبق إلا فوق حدّ أدنى للمبلغ، فيمرّ أمر الشراء الصغير مباشرة وينتظر الكبير المعتمِدين الذين حدّدتهم.

هل يمكن أن تكون للموافقات أكثر من مستوى؟

نعم. أضف من المستويات ما تحتاج، لكلٍّ منها معتمِدوه، واختر هل يكفي أيٌّ منهم أم يجب أن يوافق الجميع أو الأغلبية.

ماذا يحدث إن لم يردّ المعتمِد؟

يمكن للمستوى أن يُصعَّد إلى شخص آخر بعد عدد محدد من الساعات، ويمكن لمسار الموافقة أن يعتمد تلقائيًا عند انتهاء المهلة. ويمكن للمعتمِدين أيضًا التفويض لزميل.

من يستطيع اعتماد ماذا؟

تقرر أنت لكل مستوى: مستخدم محدد، أو دور، أو مدير مقدّم الطلب، أو مدير الفرع، أو رئيس القسم. ويمكن أن تختلف المسارات أيضًا حسب الفرع والقسم ودور مقدّم الطلب.

هل يستطيع أحد اعتماد طلبه بنفسه؟

لا. الاعتماد الذاتي ممنوع، إلا لمالك مساحة العمل. وحالة “موافق عليه” لا تأتي إلا من مسار الموافقة، لا من تعديل المستند.

هل يرى مقدّمو الطلبات الحالة؟

نعم — يُظهر الطلب أين وصل، وتُرسل الإشعارات عند التقديم والاعتماد والرفض، فلا يضطر أحد لسؤال “هل رأيت طلبي؟” مرتين.

هل يجب أن أستخدم الموافقات على كل مستند؟

لا. الموافقات اختيارية لكل نوع مستند. ونوع المستند الذي لا مسار له يُحفظ ويُرحَّل تمامًا كما كان.

هل الموافقات مشمولة في كل باقة؟

لا. تأتي الموافقات مع باقة Business في كل خط منتجات يضمّها، ويمكن إضافتها إلى أي باقة أخرى كإضافة، بما فيها التجزئة والمطاعم.

منصة واحدة

تنسجم مع بقية الوحدات.

سجلات الموافقات مشتركة مع كل وحدة أخرى تشغّلها — بلا وصلات ربط وبلا إعادة إدخال.

شغّل الموافقات في أعمالك.

أخبرنا بما يديره نشاطك. سنعرض لك هذه الوحدة مباشرةً — وحدها أو مع بقية الوحدات — ثم نوصي لك بالباقة الأنسب.