Aprobaciones

Autorizaciones con rastro documental.

Los documentos que necesitan un sí (una orden de compra por encima del presupuesto, un pago a proveedor, una nota de crédito, una baja de stock, una solicitud de gastos) llegan a la bandeja de la persona adecuada, reciben respuesta y quedan registrados. Se acabaron las aprobaciones de pasillo.

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Cadenas de varios niveles con umbrales de importe
Una bandeja para aprobadores y el estado para solicitantes
Escalado, aprobadores de reserva y plazos de espera
Nadie aprueba su propia solicitud

¿Qué es Aprobaciones en Flowyana?

Flowyana Aprobaciones añade flujos de aprobación a los documentos con los que el dinero o el stock salen del negocio: órdenes de compra y facturas de compra, pagos a proveedores, cotizaciones, pedidos de venta y facturas, devoluciones, notas de crédito y de débito, ajustes y traspasos de stock, gastos, solicitudes de gastos y anticipos, nóminas y bajas voluntarias. Los aprobadores tienen una bandeja; los solicitantes ven el estado; el rastro queda en el registro.

En muchos negocios en crecimiento, aprobar significa enviar un WhatsApp al propietario y guardar una captura como prueba. Funciona hasta que el propietario está de viaje, el mensaje se pierde o un auditor pregunta quién autorizó un pago a proveedor en marzo. Entonces nadie sabe responder, y la orden de compra ya se había enviado.

En Flowyana, la aprobación forma parte de la vida del documento. Cuando un flujo cubre un tipo de documento, al guardar ese documento se envía a aprobación en lugar de seguir adelante. No se puede contabilizar, enviar ni pagar hasta que la cadena diga que sí. Un rechazo lo devuelve con un motivo. Cada decisión, comentario y delegación queda registrada en el propio documento.

Las aprobaciones se activan por tipo de documento. Un tipo de documento sin flujo funciona exactamente igual que antes, así que añade la autorización donde importa, como las compras por encima de un límite, y deja todo lo demás ágil.

Qué hace

Aprobaciones, en la práctica.

Una bandeja para las decisiones

Los aprobadores ven en un solo lugar todo lo que espera su respuesta, sin nada enterrado en el correo o en el chat.

Cadenas de más de un nivel

Primero un supervisor, después un gerente y luego finanzas: cada nivel con sus propios aprobadores y cuántos deben estar de acuerdo.

Umbrales y condiciones

Un nivel se aplica solo por encima de un importe o cuando un campo coincide, de modo que las compras pequeñas pasan directamente y las grandes reciben una segunda revisión.

El aprobador adecuado, sin buscarlo

Indique una persona o un rol, o deje que la solicitud vaya al responsable del solicitante, al gerente de la sucursal o al jefe del departamento.

Nada se queda atascado

Escale tras un número de horas, pase la solicitud a un aprobador de reserva, omita un nivel sin nadie asignado o apruebe automáticamente al vencer el plazo.

Por sucursal y departamento

Cadenas distintas para distintas sucursales, departamentos o roles del solicitante.

Sin autoaprobación

Nadie aprueba su propia solicitud, y el estado aprobado solo puede venir del flujo, nunca de editar el registro.

Un rastro claro

Quién lo pidió, quién decidió, cuándo y con qué comentario, registrado junto al propio documento.

Cómo obtenerlo

Las aprobaciones vienen con el plan Business de cada línea de producto que lo tiene y pueden añadirse a cualquier otro plan como complemento, incluidos Comercio y Restaurante.

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Cómo funciona

Aprobaciones, paso a paso.

1
Elija el tipo de documento
Cree un flujo para un tipo de documento, como las órdenes de compra, y si lo desea limítelo a una sucursal, un departamento o los roles que lo envían.
2
Construya los niveles
Añada niveles en orden. Para cada uno, elija los aprobadores, si debe aprobar cualquiera, todos o la mayoría, y el importe o la condición que activa el nivel.
3
Defina las redes de seguridad
Decida qué ocurre cuando nadie responde: escalar tras un número de horas, pasar a un aprobador de reserva o aprobar automáticamente al vencer el plazo.
4
Trabaje como siempre
El personal guarda los documentos con normalidad. Los documentos cubiertos esperan en la bandeja del aprobador, se envían notificaciones y el documento avanza en cuanto se aprueba.

En detalle

Más de cerca.

Flujos de aprobación para órdenes de compra y pagos a proveedores

Las compras son donde la mayoría de los negocios quieren una segunda firma. Una orden de compra por encima de su umbral espera al responsable de compras; por encima de un importe mayor, también debe aprobar finanzas. Las facturas de compra, las devoluciones de compra, las notas de débito y los pagos a proveedores pueden tener cada uno su propia cadena. Hasta que la cadena se completa, la orden de compra no puede marcarse como pedida y el pago no puede salir, así que la aprobación es un control real y no un trámite posterior.

Órdenes de compra, facturas de compra y devoluciones de compra
Notas de débito y pagos a proveedores
Umbrales de importe por nivel
El documento queda bloqueado hasta su aprobación

Aprobaciones de varios niveles con umbrales y condiciones

Cada flujo es una lista de niveles. Un nivel indica sus aprobadores y cuántos deben estar de acuerdo: cualquiera de ellos, todos o la mayoría. Un nivel puede aplicarse solo por encima de un importe mínimo, o solo cuando un campo del documento cumple una condición que usted fija, como una categoría o una sucursal. Los niveles pueden ir uno tras otro o en paralelo. Las solicitudes pequeñas pasan un solo nivel, mientras que las grandes recorren la cadena.

Cualquiera, todos o mayoría en cada nivel
Importe mínimo y condiciones de campo por nivel
Niveles secuenciales o en paralelo
Aprobadores obligatorios que no se pueden omitir

Aprobadores por persona, rol, responsable o sucursal

Los aprobadores no tienen que ser personas concretas. Un nivel puede ir a un usuario determinado, a todos los miembros de un rol o a una relación: el responsable directo del solicitante, el gerente de la sucursal que emitió el documento o el jefe del departamento. Cuando cambia el personal, el flujo sigue funcionando. Si una relación no encuentra a nadie, por ejemplo una sucursal que aún no tiene gerente, el nivel puede omitirse o pasar a un aprobador de reserva.

Aprobadores por usuario, por rol o por relación
Responsable directo, gerente de sucursal, jefe de departamento
Delegación en un compañero cuando el aprobador está ausente
Reserva cuando no se encuentra ningún aprobador

Escalado, plazos de espera y notificaciones

Una solicitud que espera demasiado tiene un coste. Cada nivel puede escalar a otra persona tras un número de horas. Un flujo puede aprobar automáticamente cuando vence su plazo, para documentos de bajo riesgo en los que el silencio significa sí. Se envían notificaciones cuando una solicitud se envía, se aprueba o se rechaza, para que el solicitante no tenga que insistir. Los solicitantes pueden retirar una solicitud pendiente para corregirla antes de que nadie decida.

Escalado a una persona concreta tras N horas
Aprobación automática al vencer el plazo, donde usted lo permita
Notificaciones al enviar, aprobar y rechazar
Retirada de una solicitud pendiente para corregirla

Aprobaciones de ventas, stock, gastos y RR. HH.

Más allá de las compras, los flujos pueden cubrir cotizaciones, pedidos de venta, facturas de venta, devoluciones de venta y notas de crédito, para que las cotizaciones grandes y los reembolsos reciban una segunda revisión antes de que los vea el cliente. Los ajustes y traspasos de stock pueden requerir aprobación antes de que el stock se mueva. Los gastos y los anticipos a empleados pueden someterse a control, y las solicitudes de gastos siempre necesitan aprobación, sin autoaprobación salvo para el propietario. Las nóminas y las bajas voluntarias también pueden pasar por una cadena. Las solicitudes de ausencia tienen su propio flujo de aprobación en RR. HH.

Cotizaciones, pedidos de venta, facturas, devoluciones, notas de crédito
Ajustes de stock y traspasos de stock
Gastos, anticipos y solicitudes de gastos
Nóminas y bajas voluntarias

Un rastro de auditoría sólido

Cada solicitud conserva su historial: quién la envió, la decisión y el comentario de cada aprobador, las delegaciones, los escalados y las retiradas, con fecha y hora. La bandeja del aprobador muestra lo pendiente, con filtros por estado y tipo de documento. Y como el estado aprobado solo se alcanza mediante el flujo o la acción Aprobar, nadie puede marcar un documento como aprobado editando su estado. Cuando un auditor pregunta quién autorizó un pago, la respuesta está en el propio pago.

Historial completo de decisiones en cada documento
Bandeja con filtros por estado y tipo de documento
Estado aprobado solo mediante el flujo
El comentario de cada decisión se guarda con ella

Para quién

Negocios que funcionan con Aprobaciones.

Empresas comerciales y de distribución

Las órdenes de compra por encima de un límite van al propietario; los pagos a proveedores necesitan a finanzas antes de salir.

Cadenas de tiendas

Los ajustes y las bajas de stock de cada sucursal esperan al gerente de zona antes de que el stock se mueva.

Empresas de contratación y de servicios

Las solicitudes de gastos y los anticipos del personal de obra pasan a su responsable y después a contabilidad.

Grupos de restaurantes

Los traspasos desde la cocina central y las facturas de compra por encima de un umbral reciben una segunda firma.

Mayoristas que venden a crédito

Las notas de crédito y las devoluciones de venta se revisan antes de que cambie el saldo del cliente.

Equipos en crecimiento con RR. HH.

Las nóminas y las bajas voluntarias pasan por una cadena, mientras que las solicitudes de ausencia usan el flujo de aprobación propio de RR. HH.

Preguntas

Preguntas sobre aprobaciones.

¿Qué documentos pueden pasar por un flujo de aprobación?

Cotizaciones, pedidos de venta, facturas de venta, devoluciones de venta, notas de crédito, órdenes de compra, facturas de compra, devoluciones de compra, notas de débito, pagos a proveedores, ajustes de stock, traspasos de stock, gastos, solicitudes de gastos, anticipos a empleados, nóminas y bajas voluntarias. Las solicitudes de ausencia tienen su propio flujo de aprobación en RR. HH.

¿Puedo exigir aprobación solo por encima de cierto importe?

Sí. Cada nivel puede aplicarse solo por encima de un importe mínimo, de modo que una orden de compra pequeña pasa directamente y una grande espera a los aprobadores que usted haya indicado.

¿Pueden las aprobaciones tener más de un nivel?

Sí. Añada tantos niveles como necesite, cada uno con sus propios aprobadores, y elija si debe estar de acuerdo cualquiera de ellos, todos o la mayoría.

¿Qué pasa si un aprobador no responde?

Un nivel puede escalar a otra persona tras un número de horas, y un flujo puede aprobar automáticamente al vencer el plazo. Los aprobadores también pueden delegar en un compañero.

¿Quién puede aprobar qué?

Usted lo decide en cada nivel: un usuario concreto, un rol, el responsable del solicitante, el gerente de la sucursal o el jefe del departamento. Los flujos también pueden variar por sucursal, departamento y rol del solicitante.

¿Puede alguien aprobar su propia solicitud?

No. La autoaprobación está bloqueada, salvo para el propietario del espacio de trabajo. Y el estado aprobado solo puede venir del flujo, no de editar el documento.

¿Ven los solicitantes el estado?

Sí. Una solicitud muestra en qué punto está, y se envían notificaciones al enviar, aprobar y rechazar, para que nadie tenga que preguntar dos veces «¿has visto mi solicitud?».

¿Tengo que usar aprobaciones en todos los documentos?

No. Las aprobaciones se activan por tipo de documento. Un tipo de documento sin flujo se guarda y se contabiliza exactamente igual que antes.

¿Están las aprobaciones incluidas en todos los planes?

No. Las aprobaciones vienen con el plan Business de cada línea de producto que lo tiene y pueden añadirse a cualquier otro plan como complemento, incluidos Comercio y Restaurante.

Una sola plataforma

Funciona bien con el resto.

Aprobaciones comparte sus registros con cualquier otro módulo que active: sin conectores, sin volver a escribir nada.

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Cuéntenos a qué se dedica su negocio. Le mostramos este módulo en vivo — solo o junto al resto — y le recomendamos después el plan que mejor encaja.

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