إنفاق تراه قبل أن يؤلمك.

مصروفات تُرحَّل لحظة حدوثها

المصروف المباشر هو أي شيء يُدفع خارج مسار فواتير المشتريات: الإيجار، أو فاتورة مرافق، أو رسم بنكي، أو سيارة أجرة. اختر الفئة والمبلغ وطريقة الدفع. المصروفات المدفوعة تُرحَّل مقابل الصندوق أو البنك؛ والمصروفات بالآجل تُرحَّل على المورد كذمة دائنة تُسدَّد لاحقًا. ويُطبع سند المصروف كمستند لملفاتك. وتحمل المصروفات فرعها، فيُقرأ إنفاق كل فرع وحده، ويُظهر تقرير المصروفات الإنفاق حسب التاريخ والفئة للفرع الذي تختاره.

• مدفوعة من الصندوق أو البنك، أو مسجّلة بالآجل
• كل فئة مرتبطة بحسابها الخاص
• سندات مصروفات قابلة للطباعة
• الفرع على كل مصروف

مصروفات متكررة في موعدها

الإيجار، والرواتب المدفوعة خارج مسيّر الرواتب، واشتراكات البرامج، وعقود الخدمات تتكرر وفق جدول معروف. اضبط المصروف المتكرر مرة واحدة، يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا، فيُنشئ كل مصروف في تاريخ استحقاقه. والمصروف الشهري المثبَّت على يوم 31 يبقى في آخر يوم من الأشهر الأقصر ويعود إلى يوم 31 حين يمكنه، بدل أن ينزاح. وأوقف المصروف المتكرر مؤقتًا حين ينتهي العقد.

• يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا
• مثبَّت على يوم الشهر الذي تحدّده
• مدفوع أو بالآجل، مثل المصروف المباشر

مطالبات مصروفات الموظفين مع الموافقة

الموظف الذي يدفع من جيبه يقدّم مطالبة مصروفات بسطر لكل إيصال. المطالبات تحتاج دائمًا إلى موافقة، ولا يمكن لأحد اعتماد مطالبته بنفسه إلا مالك الشركة. وبعد الاعتماد، تُرحَّل المطالبة كالتزام للموظف، ويسوّيها المبلغ المسترد. وتُطبع المطالبة كمستند، ويبقى المسار كله في السجل.

• مطالبات بسطر لكل إيصال
• الموافقة مطلوبة، ولا اعتماد ذاتي
• المبلغ المسترد يُسجَّل مقابل المطالبة
• مستند مطالبة مصروفات قابل للطباعة

سُلف تُسوّى فعلًا

السلفة النقدية لرحلة أو موقع عمل أو فعالية تُسجَّل على الموظف وتُتابَع حتى تُسوّى. وحين تُسترد مطالبة ذلك الموظف التالية، تُخصم السلفة القائمة أولًا، الأقدم فالأحدث، ولا يُصرف إلا الرصيد. وتُظهر كل سلفة كم سُوّي منها وكم بقي قائمًا، فلا تختفي العُهد المُعطاة لمعرض تجاري أو زيارة موقع بصمت من الدفاتر.

الميزانيات مقابل الإنفاق الفعلي

حدّد ميزانية لفئة على مدى فترة، مثل شهر أو ربع أو السنة المالية. يقارنها Flowyana بالمصروفات المرحّلة فعلًا، لا بالتوقعات أبدًا، ويُظهر الفئة ضمن المسار أو عند التحذير أو متجاوزة. حدّ التحذير الافتراضي 80% ويمكن تغييره لكل ميزانية. وحالة الميزانية ظاهرة طوال الفترة، فيرى المدير المشكلة وما زال هناك وقت للتصرف.

• ميزانيات لكل فئة وفترة
• تُقاس مقابل الإنفاق المرحّل
• حدّ تحذير تختاره، 80% افتراضيًا

الموافقات والتقارير ولوحة التحكم

المطالبات تمرّ دائمًا بالموافقة. ويمكن للمصروفات المباشرة والسُّلف أن تمرّ بها أيضًا إن أعددت مسار موافقة، بحدود مبالغ وعدة مستويات ومعتمِدين حسب الفرع أو القسم. يعمل المعتمِدون من صندوق وارد واحد، وكل قرار مُسجَّل. ويُظهر تقرير المصروفات في تطبيق المصروفات الإنفاق على أي فترة زمنية، مجمّعًا حسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر ومفصّلًا حسب الفئة. وعلى لوحة التحكم، تُظهر أداة توزيع المصروفات الإنفاق المرحّل مقسّمًا حسب مجموعة الحسابات.

• مسارات موافقة بحدود ومستويات
• تقرير مصروفات مجمّع حسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر
• أداة توزيع المصروفات على لوحة التحكم

مصروفات ضمن تكلفة المنتج

بعض المصروفات مكانها تكلفة البضاعة لا المصروفات العامة: رسوم وكيل التخليص، أو شحن مدفوع منفصلًا، أو رسوم فحص. يتيح لك Flowyana إضافة مصروف إلى تكلفة استلام بضائع، موزّعًا على البضائع حسب القيمة أو الكمية. فتحمل قيمة المخزون وهامش الربح الإجمالي تكلفة الاستيراد الحقيقية، وتُحدَّد أسعار بيعك مقابل ما كلّفتك البضائع فعلًا، لا فاتورة المورد وحدها.