Genehmigungen

Freigaben mit lückenloser Spur.

Die Belege, die ein Ja brauchen – eine Bestellung über Budget, eine Lieferantenzahlung, eine Gutschrift, eine Bestandsabschreibung, eine Spesenabrechnung –, gehen in den Posteingang der richtigen Person, werden beantwortet und bleiben dokumentiert. Schluss mit Freigaben auf dem Flur.

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Mehrstufige Ketten mit Betragsschwellen
Ein Posteingang für Genehmiger, Status für Antragsteller
Eskalation, Ersatzgenehmiger und Zeitüberschreitungen
Niemand genehmigt seinen eigenen Antrag

Was ist Genehmigungen in Flowyana?

Flowyana Genehmigungen ergänzt Genehmigungsworkflows für die Belege, mit denen Geld oder Ware das Unternehmen verlässt: Bestellungen und Eingangsrechnungen, Lieferantenzahlungen, Angebote, Aufträge und Ausgangsrechnungen, Retouren, Gut- und Lastschriften, Bestandskorrekturen und Umlagerungen, Ausgaben, Spesenabrechnungen und Vorschüsse, Lohnabrechnungen und Kündigungen. Genehmiger erhalten einen Posteingang; Antragsteller sehen den Status; die Spur bleibt am Datensatz.

In vielen wachsenden Unternehmen bedeutet Genehmigung eine WhatsApp-Nachricht an den Inhaber und einen Screenshot als Nachweis. Das funktioniert, bis der Inhaber auf Reisen ist, die Nachricht untergeht oder ein Prüfer fragt, wer im März eine Lieferantenzahlung freigegeben hat. Dann kann es niemand sagen, und die Bestellung war längst verschickt.

In Flowyana ist eine Genehmigung Teil des Lebenslaufs eines Belegs. Deckt ein Workflow eine Belegart ab, wird ein solcher Beleg beim Speichern zur Genehmigung geschickt, statt einfach weiterzulaufen. Er kann nicht gebucht, versendet oder bezahlt werden, bis die Kette Ja sagt. Eine Ablehnung schickt ihn mit Begründung zurück. Jede Entscheidung, jeder Kommentar und jede Delegation wird direkt am Beleg festgehalten.

Genehmigungen werden je Belegart eingeschaltet. Eine Belegart ohne Workflow verhält sich genau wie bisher, sodass Sie Freigaben dort ergänzen, wo es darauf ankommt, etwa bei Einkäufen über einem Limit, und alles andere schnell bleibt.

Was es leistet

Genehmigungen in der Praxis.

Ein Posteingang für Entscheidungen

Genehmiger sehen alles, was auf sie wartet, an einem Ort – nichts geht in E-Mails oder Chats unter.

Ketten mit mehr als einer Stufe

Zuerst ein Vorgesetzter, dann ein Manager, dann die Finanzabteilung: jede Stufe mit eigenen Genehmigern und der Zahl derer, die zustimmen müssen.

Schwellen und Bedingungen

Eine Stufe greift nur über einem Betrag oder wenn ein Feld passt, sodass kleine Einkäufe direkt durchgehen und große einen zweiten Blick bekommen.

Der richtige Genehmiger, für Sie gefunden

Benennen Sie eine Person oder eine Rolle, oder lassen Sie den Antrag an den Vorgesetzten des Antragstellers, den Filialleiter oder den Abteilungsleiter gehen.

Nichts bleibt hängen

Eskalieren Sie nach einer festgelegten Zahl von Stunden, übergeben Sie an einen Ersatzgenehmiger, überspringen Sie eine Stufe ohne Besetzung oder genehmigen Sie bei Zeitüberschreitung automatisch.

Nach Filiale und Abteilung abgegrenzt

Unterschiedliche Ketten für verschiedene Filialen, Abteilungen oder Rollen der Antragsteller.

Keine Selbstgenehmigung

Niemand genehmigt seinen eigenen Antrag, und der Status „genehmigt“ kann nur aus dem Workflow kommen, nie durch Bearbeiten des Datensatzes.

Eine klare Spur

Wer gefragt hat, wer entschieden hat, wann und mit welchem Kommentar – dokumentiert, direkt am Datensatz.

So erhalten Sie es

Genehmigungen sind im Business-Tarif jeder Produktlinie enthalten, die einen hat, und lassen sich jedem anderen Tarif als Add-on hinzufügen, auch in Einzelhandel und Gastronomie.

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So funktioniert es

Genehmigungen, Schritt für Schritt.

1
Die Belegart wählen
Legen Sie einen Workflow für eine Belegart an, etwa Bestellungen, und begrenzen Sie ihn optional auf eine Filiale, eine Abteilung oder die einreichenden Rollen.
2
Die Stufen aufbauen
Fügen Sie Stufen der Reihe nach hinzu. Wählen Sie für jede die Genehmiger, ob einer, alle oder eine Mehrheit zustimmen müssen, und den Betrag oder die Bedingung, bei der die Stufe greift.
3
Die Sicherheitsnetze festlegen
Entscheiden Sie, was passiert, wenn niemand antwortet: nach einer Zahl von Stunden eskalieren, an einen Ersatzgenehmiger übergeben oder bei Zeitüberschreitung automatisch genehmigen.
4
Wie gewohnt arbeiten
Mitarbeiter speichern Belege wie immer. Abgedeckte Belege warten im Posteingang des Genehmigers, Benachrichtigungen gehen hinaus, und der Beleg läuft weiter, sobald er genehmigt ist.

Im Detail

Genauer hingesehen.

Genehmigungsworkflows für Bestellungen und Lieferantenzahlungen

Im Einkauf wünschen sich die meisten Unternehmen eine zweite Unterschrift. Eine Bestellung über Ihrem Schwellenwert wartet auf den Einkaufsleiter; über einem höheren Betrag muss zusätzlich die Finanzabteilung genehmigen. Eingangsrechnungen, Bestellretouren, Lastschriften und Lieferantenzahlungen können jeweils eine eigene Kette haben. Bis die Kette abgeschlossen ist, kann die Bestellung nicht als bestellt markiert werden und die Zahlung nicht hinausgehen – die Genehmigung ist also eine echte Kontrolle, keine nachträgliche Formalität.

Bestellungen, Eingangsrechnungen und Bestellretouren
Lastschriften und Lieferantenzahlungen
Betragsschwellen je Stufe
Der Beleg bleibt bis zur Genehmigung gesperrt

Mehrstufige Genehmigungen mit Schwellen und Bedingungen

Jeder Workflow ist eine Liste von Stufen. Eine Stufe benennt ihre Genehmiger und wie viele zustimmen müssen: einer von ihnen, alle oder eine Mehrheit. Eine Stufe kann erst über einem Mindestbetrag greifen oder nur, wenn ein Feld am Beleg einer von Ihnen festgelegten Bedingung entspricht, etwa einer Kategorie oder Filiale. Stufen können nacheinander oder parallel laufen. Kleine Anträge passieren eine einzige Stufe, große durchlaufen die ganze Kette.

Einer, alle oder Mehrheit je Stufe
Mindestbetrag und Feldbedingungen je Stufe
Aufeinanderfolgende oder parallele Stufen
Pflichtgenehmiger, die nicht übersprungen werden können

Genehmiger nach Person, Rolle, Vorgesetztem oder Filiale

Genehmiger müssen keine namentlich benannten Personen sein. Eine Stufe kann an einen bestimmten Benutzer gehen, an alle in einer Rolle oder an eine Beziehung: den Vorgesetzten des Antragstellers, den Leiter der Filiale, die den Beleg erstellt hat, oder den Leiter der Abteilung. Wechselt das Personal, arbeitet der Workflow weiter. Findet eine Beziehung niemanden, etwa bei einer Filiale ohne Leiter, kann die Stufe übersprungen oder an einen Ersatzgenehmiger übergeben werden.

Genehmiger nach Benutzer, Rolle oder Beziehung
Vorgesetzter, Filialleiter, Abteilungsleiter
Delegation an einen Kollegen bei Abwesenheit
Ersatz, wenn kein Genehmiger gefunden wird

Eskalation, Zeitüberschreitungen und Benachrichtigungen

Ein Antrag, der zu lange liegt, kostet Geld. Jede Stufe kann nach einer festgelegten Zahl von Stunden an eine andere Person eskalieren. Ein Workflow kann automatisch genehmigen, wenn seine Frist abläuft – für risikoarme Belege, bei denen Schweigen Zustimmung bedeutet. Benachrichtigungen gehen hinaus, wenn ein Antrag eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wird, sodass der Antragsteller nicht nachhaken muss. Antragsteller können einen ausstehenden Antrag zurückziehen, um ihn zu korrigieren, bevor jemand entscheidet.

Nach N Stunden an eine benannte Person eskalieren
Automatische Genehmigung bei Zeitüberschreitung, wo Sie es zulassen
Benachrichtigungen beim Einreichen, Genehmigen und Ablehnen
Einen ausstehenden Antrag zur Korrektur zurückziehen

Genehmigungen für Vertrieb, Lager, Ausgaben und Personal

Über den Einkauf hinaus können Workflows Angebote, Aufträge, Ausgangsrechnungen, Verkaufsretouren und Gutschriften abdecken, sodass große Angebote und Erstattungen einen zweiten Blick erhalten, bevor der Kunde sie sieht. Bestandskorrekturen und Umlagerungen können eine Genehmigung erfordern, bevor sich Bestand bewegt. Ausgaben und Mitarbeitervorschüsse lassen sich steuern, und Spesenabrechnungen erfordern immer eine Genehmigung, ohne Selbstgenehmigung außer für den Inhaber. Auch Lohnabrechnungen und Kündigungen können eine Kette durchlaufen. Urlaubsanträge haben im Personalbereich einen eigenen Genehmigungsablauf.

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Retouren, Gutschriften
Bestandskorrekturen und Umlagerungen
Ausgaben, Vorschüsse und Spesenabrechnungen
Lohnabrechnungen und Kündigungen

Ein Prüfpfad, der standhält

Jeder Antrag behält seinen Verlauf: wer ihn eingereicht hat, die Entscheidung und der Kommentar jedes Genehmigers, Delegationen, Eskalationen und Rücknahmen, mit Datum und Uhrzeit. Der Posteingang der Genehmiger zeigt, was wartet, mit Filtern nach Status und Belegart. Und weil der Status „genehmigt“ nur über den Workflow oder die Aktion Genehmigen erreicht werden kann, kann niemand einen Beleg durch Bearbeiten seines Status als genehmigt markieren. Fragt ein Prüfer, wer eine Zahlung freigegeben hat, steht die Antwort an der Zahlung.

Vollständiger Entscheidungsverlauf an jedem Beleg
Posteingang mit Filtern nach Status und Belegart
Status „genehmigt“ nur über den Workflow
Der Kommentar jeder Entscheidung bleibt dabei

Für wen

Unternehmen, die mit Genehmigungen arbeiten.

Handels- und Vertriebsunternehmen

Bestellungen über einem Limit gehen an den Inhaber; Lieferantenzahlungen brauchen die Finanzabteilung, bevor sie hinausgehen.

Einzelhandelsketten

Bestandskorrekturen und Abschreibungen in jeder Filiale warten auf den Gebietsleiter, bevor sich Bestand bewegt.

Bau- und Dienstleistungsunternehmen

Spesenabrechnungen und Mitarbeitervorschüsse vom Baustellenpersonal gehen an den Vorgesetzten, dann an die Buchhaltung.

Restaurantgruppen

Umlagerungen aus der Zentralküche und Eingangsrechnungen über einem Schwellenwert erhalten eine zweite Unterschrift.

Großhändler mit Verkauf auf Rechnung

Gutschriften und Verkaufsretouren werden geprüft, bevor sich der Saldo des Kunden ändert.

Wachsende Teams mit Personalabteilung

Lohnabrechnungen und Kündigungen durchlaufen eine Kette, während Urlaubsanträge den eigenen Genehmigungsablauf im Personalbereich nutzen.

Fragen

Gefragt zu genehmigungen.

Welche Belege können einen Genehmigungsworkflow durchlaufen?

Angebote, Aufträge, Ausgangsrechnungen, Verkaufsretouren, Gutschriften, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Bestellretouren, Lastschriften, Lieferantenzahlungen, Bestandskorrekturen, Umlagerungen, Ausgaben, Spesenabrechnungen, Mitarbeitervorschüsse, Lohnabrechnungen und Kündigungen. Urlaubsanträge haben im Personalbereich einen eigenen Genehmigungsablauf.

Kann ich Genehmigungen erst ab einem bestimmten Betrag verlangen?

Ja. Jede Stufe kann erst über einem Mindestbetrag greifen, sodass eine kleine Bestellung direkt durchgeht und eine große auf die von Ihnen benannten Genehmiger wartet.

Können Genehmigungen mehr als eine Stufe haben?

Ja. Fügen Sie so viele Stufen hinzu, wie Sie brauchen, jede mit eigenen Genehmigern, und wählen Sie, ob einer, alle oder eine Mehrheit zustimmen müssen.

Was passiert, wenn ein Genehmiger nicht reagiert?

Eine Stufe kann nach einer festgelegten Zahl von Stunden an eine andere Person eskalieren, und ein Workflow kann bei Zeitüberschreitung automatisch genehmigen. Genehmiger können außerdem an einen Kollegen delegieren.

Wer darf was genehmigen?

Das legen Sie je Stufe fest: ein benannter Benutzer, eine Rolle, der Vorgesetzte des Antragstellers, der Filialleiter oder der Abteilungsleiter. Workflows können sich außerdem nach Filiale, Abteilung und Rolle des Antragstellers unterscheiden.

Kann jemand seinen eigenen Antrag genehmigen?

Nein. Selbstgenehmigung ist gesperrt, außer für den Inhaber des Workspace. Und der Status „genehmigt“ kann nur aus dem Workflow kommen, nicht durch Bearbeiten des Belegs.

Sehen Antragsteller den Status?

Ja – ein Antrag zeigt, wo er steht, und Benachrichtigungen gehen beim Einreichen, Genehmigen und Ablehnen hinaus, sodass niemand zweimal fragen muss: „Haben Sie meinen Antrag gesehen?“

Muss ich Genehmigungen für jeden Beleg nutzen?

Nein. Genehmigungen werden je Belegart eingeschaltet. Eine Belegart ohne Workflow wird genau wie bisher gespeichert und gebucht.

Sind Genehmigungen in jedem Tarif enthalten?

Nein. Genehmigungen sind im Business-Tarif jeder Produktlinie enthalten, die einen hat, und lassen sich jedem anderen Tarif als Add-on hinzufügen, auch in Einzelhandel und Gastronomie.

Eine Plattform

Spielt gut mit dem Rest zusammen.

Genehmigungen teilt seine Daten mit jedem anderen Modul, das Sie aktivieren — ohne Konnektoren, ohne erneute Eingabe.

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