Approbations

Des validations avec une trace écrite.

Les documents qui ont besoin d’un oui (un bon de commande hors budget, un paiement fournisseur, un avoir, une mise au rebut de stock, une note de frais) arrivent dans la boîte de réception de la bonne personne, reçoivent une réponse et restent dans le dossier. Fini les validations de couloir.

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Circuits à plusieurs niveaux avec seuils de montant
Une boîte de réception pour les valideurs, un statut pour les demandeurs
Escalade, valideurs de secours et délais d’expiration
Personne ne valide sa propre demande

Qu’est-ce que Approbations dans Flowyana ?

Flowyana Approbations ajoute des circuits de validation aux documents par lesquels l’argent ou le stock quitte l’entreprise : bons de commande et factures fournisseurs, paiements fournisseurs, devis, commandes clients et factures, retours, avoirs et notes de débit, ajustements et transferts de stock, dépenses, notes de frais et avances, paie et démissions. Les valideurs ont une seule boîte de réception ; les demandeurs voient le statut ; la trace reste dans le dossier.

Dans beaucoup d’entreprises en croissance, valider signifie envoyer un message WhatsApp au dirigeant et garder une capture d’écran comme preuve. Cela fonctionne jusqu’au jour où le dirigeant est en déplacement, où le message est noyé, ou où un auditeur demande qui a validé un paiement fournisseur en mars. Personne ne peut alors répondre, et le bon de commande est déjà parti.

Dans Flowyana, la validation fait partie de la vie du document. Lorsqu’un circuit couvre un type de document, l’enregistrement de ce document l’envoie en validation au lieu de le laisser poursuivre. Il ne peut être ni comptabilisé, ni envoyé, ni payé tant que le circuit n’a pas dit oui. Un refus le renvoie avec un motif. Chaque décision, commentaire et délégation est enregistré sur le document lui-même.

Les approbations s’activent type de document par type de document. Un type de document sans circuit fonctionne exactement comme avant : vous ajoutez une validation là où elle compte, par exemple les achats au-dessus d’une limite, et tout le reste reste rapide.

Ce que ça fait

Approbations, en pratique.

Une seule boîte de réception pour décider

Les valideurs voient au même endroit tout ce qui les attend : rien d’enfoui dans les e-mails ou les discussions.

Des circuits à plusieurs niveaux

D’abord un superviseur, puis un responsable, puis la finance : chaque niveau a ses propres valideurs et le nombre d’accords requis.

Seuils et conditions

Un niveau ne s’applique qu’au-dessus d’un montant, ou quand un champ correspond : les petits achats passent directement, les gros sont examinés une seconde fois.

Le bon valideur, trouvé pour vous

Désignez une personne ou un rôle, ou laissez la demande aller au responsable du demandeur, au responsable d’agence ou au chef de service.

Rien ne reste bloqué

Escaladez après un nombre d’heures défini, passez la main à un valideur de secours, sautez un niveau sans titulaire ou approuvez automatiquement à l’expiration du délai.

Par agence et par service

Des circuits différents selon l’agence, le service ou le rôle du demandeur.

Pas d’auto-validation

Personne ne valide sa propre demande, et le statut approuvé ne peut venir que du circuit, jamais d’une modification de la fiche.

Une trace claire

Qui a demandé, qui a décidé, quand et avec quel commentaire : consigné dans le dossier, à côté du document.

Comment l’obtenir

Les approbations sont incluses dans le forfait Business de chaque gamme qui en propose un, et peuvent être ajoutées en option à tout autre forfait, y compris Commerce de détail et Restaurant.

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Comment ça marche

Approbations, étape par étape.

1
Choisir le type de document
Créez un circuit pour un type de document, par exemple les bons de commande, et limitez-le si vous le souhaitez à une agence, un service ou aux rôles qui soumettent.
2
Construire les niveaux
Ajoutez les niveaux dans l’ordre. Pour chacun, choisissez les valideurs, si un seul, tous ou une majorité doivent être d’accord, et le montant ou la condition qui déclenche le niveau.
3
Prévoir les filets de sécurité
Décidez de ce qui se passe quand personne ne répond : escalade après un nombre d’heures, passage à un valideur de secours ou approbation automatique à l’expiration du délai.
4
Travailler comme d’habitude
Le personnel enregistre ses documents normalement. Les documents couverts attendent dans la boîte de réception du valideur, les notifications partent, et le document avance dès qu’il est approuvé.

En détail

De plus près.

Circuits de validation des bons de commande et des paiements fournisseurs

Les achats sont le domaine où la plupart des entreprises veulent une seconde signature. Un bon de commande au-dessus de votre seuil attend le responsable des achats ; au-delà d’un montant plus élevé, la finance doit aussi l’approuver. Factures fournisseurs, retours fournisseurs, notes de débit et paiements fournisseurs peuvent chacun avoir leur propre circuit. Tant que le circuit n’est pas terminé, le bon de commande ne peut pas être marqué comme commandé et le paiement ne peut pas partir : la validation est un vrai contrôle, pas une formalité après coup.

Bons de commande, factures fournisseurs et retours fournisseurs
Notes de débit et paiements fournisseurs
Seuils de montant par niveau
Le document reste bloqué jusqu’à son approbation

Validations à plusieurs niveaux avec seuils et conditions

Chaque circuit est une liste de niveaux. Un niveau désigne ses valideurs et le nombre d’accords requis : n’importe lequel d’entre eux, tous, ou une majorité. Un niveau peut ne s’appliquer qu’au-dessus d’un montant minimum, ou seulement quand un champ du document remplit une condition que vous fixez, comme une catégorie ou une agence. Les niveaux peuvent s’enchaîner ou se dérouler en parallèle. Les petites demandes passent un seul niveau, tandis que les grosses gravissent tout le circuit.

Un seul, tous ou la majorité par niveau
Montant minimum et conditions sur les champs par niveau
Niveaux successifs ou parallèles
Valideurs obligatoires qu’on ne peut pas contourner

Valideurs par personne, rôle, responsable ou agence

Les valideurs ne sont pas forcément des personnes nommées. Un niveau peut aller à un utilisateur précis, à toutes les personnes d’un rôle, ou à une relation : le responsable hiérarchique du demandeur, le responsable de l’agence qui a émis le document, ou le chef de service. Quand le personnel change, le circuit continue de fonctionner. Si une relation ne trouve personne, par exemple une agence encore sans responsable, le niveau peut être sauté ou confié à un valideur de secours.

Valideurs par utilisateur, par rôle ou par relation
Responsable hiérarchique, responsable d’agence, chef de service
Délégation à un collègue quand un valideur est absent
Solution de secours quand aucun valideur n’est trouvé

Escalade, délais d’expiration et notifications

Une demande qui traîne a un coût. Chaque niveau peut escalader vers une autre personne après un nombre d’heures défini. Un circuit peut approuver automatiquement une fois son délai écoulé, pour les documents à faible risque où le silence vaut accord. Des notifications partent quand une demande est soumise, approuvée ou refusée : le demandeur n’a pas besoin de relancer. Les demandeurs peuvent rappeler une demande en attente pour la corriger avant toute décision.

Escalade après N heures vers une personne désignée
Approbation automatique à l’expiration du délai, si vous l’autorisez
Notifications à la soumission, à l’approbation et au refus
Rappel d’une demande en attente pour la corriger

Validations pour les ventes, le stock, les dépenses et les RH

Au-delà des achats, les circuits peuvent couvrir les devis, les commandes clients, les factures de vente, les retours clients et les avoirs : les gros devis et les remboursements sont examinés une seconde fois avant que le client ne les voie. Les ajustements et transferts de stock peuvent exiger une approbation avant tout mouvement. Les dépenses et les avances au personnel peuvent être encadrées, et les notes de frais exigent toujours une approbation, sans auto-validation sauf pour le propriétaire. Les paies et les démissions peuvent aussi passer par un circuit. Les demandes de congé ont leur propre circuit de validation dans les RH.

Devis, commandes clients, factures, retours, avoirs
Ajustements et transferts de stock
Dépenses, avances et notes de frais
Paie et démissions

Une piste d’audit solide

Chaque demande garde son historique : qui l’a soumise, la décision et le commentaire de chaque valideur, les délégations, les escalades et les rappels, avec dates et heures. La boîte de réception des valideurs montre ce qui attend, avec des filtres par statut et par type de document. Et comme le statut approuvé ne peut être atteint que par le circuit ou l’action Approuver, personne ne peut marquer un document comme approuvé en modifiant son statut. Quand un auditeur demande qui a validé un paiement, la réponse figure sur le paiement.

Historique complet des décisions sur chaque document
Boîte de réception avec filtres par statut et type de document
Statut approuvé uniquement par le circuit
Le commentaire de chaque décision conservé avec elle

Pour qui

Les entreprises qui tournent avec Approbations.

Sociétés de négoce et de distribution

Les bons de commande au-dessus d’une limite vont au dirigeant ; les paiements fournisseurs passent par la finance avant de partir.

Chaînes de magasins

Les ajustements de stock et les mises au rebut de chaque agence attendent le responsable de secteur avant tout mouvement de stock.

Entreprises de travaux et de services

Les notes de frais et les avances du personnel de chantier vont à leur responsable, puis à la comptabilité.

Groupes de restaurants

Les transferts depuis la cuisine centrale et les factures d’achat au-dessus d’un seuil reçoivent une seconde signature.

Grossistes qui vendent à crédit

Les avoirs et les retours clients sont vérifiés avant que le solde du client ne change.

Équipes en croissance avec RH

Les paies et les démissions passent par un circuit, tandis que les demandes de congé suivent le circuit de validation propre aux RH.

Questions

Questions sur approbations.

Quels documents peuvent passer par un circuit de validation ?

Devis, commandes clients, factures de vente, retours clients, avoirs, bons de commande, factures fournisseurs, retours fournisseurs, notes de débit, paiements fournisseurs, ajustements de stock, transferts de stock, dépenses, notes de frais, avances au personnel, paie et démissions. Les demandes de congé ont leur propre circuit de validation dans les RH.

Puis-je exiger une validation seulement au-dessus d’un certain montant ?

Oui. Chaque niveau peut ne s’appliquer qu’au-dessus d’un montant minimum : un petit bon de commande passe directement, et un gros attend les valideurs que vous avez désignés.

Les validations peuvent-elles avoir plusieurs niveaux ?

Oui. Ajoutez autant de niveaux que nécessaire, chacun avec ses propres valideurs, et choisissez si un seul, tous ou une majorité d’entre eux doivent être d’accord.

Que se passe-t-il si un valideur ne répond pas ?

Un niveau peut escalader vers une autre personne après un nombre d’heures défini, et un circuit peut approuver automatiquement à l’expiration du délai. Les valideurs peuvent aussi déléguer à un collègue.

Qui peut valider quoi ?

Vous décidez à chaque niveau : un utilisateur désigné, un rôle, le responsable du demandeur, le responsable d’agence ou le chef de service. Les circuits peuvent aussi varier selon l’agence, le service et le rôle du demandeur.

Quelqu’un peut-il valider sa propre demande ?

Non. L’auto-validation est bloquée, sauf pour le propriétaire de l’espace de travail. Et le statut approuvé ne peut venir que du circuit, pas d’une modification du document.

Les demandeurs voient-ils le statut ?

Oui : une demande indique où elle en est, et des notifications partent à la soumission, à l’approbation et au refus. Personne n’a à demander deux fois « tu as vu ma demande ? ».

Dois-je utiliser les validations sur tous les documents ?

Non. Les approbations s’activent type de document par type de document. Un type de document sans circuit s’enregistre et se comptabilise exactement comme avant.

Les approbations sont-elles incluses dans tous les forfaits ?

Non. Les approbations sont incluses dans le forfait Business de chaque gamme qui en propose un, et peuvent être ajoutées en option à tout autre forfait, y compris Commerce de détail et Restaurant.

Une seule plateforme

S’entend bien avec le reste.

Approbations partage ses données avec chaque autre module que vous activez — sans connecteur, sans ressaisie.

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Mettez Approbations au travail.

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