الفواتير العربية الإنجليزية: ما الذي تبحث عنه في المستندات ثنائية اللغة

ماذا ينبغي أن تعني “ثنائية اللغة”

مستند واحد، لغتان، مطبوع من سجل واحد. كل تسمية — رقم الفاتورة، والتاريخ، والوصف، والكمية، وسعر الوحدة، والضريبة، والإجمالي، والشروط — تظهر بالعربية والإنجليزية في الصفحة نفسها، وتظهر القيم مرة واحدة.

البديل الذي سيُعرض عليك هو قالبان: فاتورة إنجليزية وفاتورة عربية، تُصدَران منفصلتين. يبدو الأمر مكافئًا في العرض التوضيحي ويفشل في الواقع. فالمستندان يعنيان شيئين يُحفظان، وفرصتين لإرسال الخطأ، وتباعدًا بطيئًا حين يعدّل أحدهم قالبًا وينسى الآخر. وإن وقّع العميل النسخة العربية وحفظ محاسبك النسخة الإنجليزية، صار لديك سجلان لبيعة واحدة.

لذا فالسؤال الأول لأي مورّد ضيق ويستحق أن يُطرح بهذه الصيغة تحديدًا: هل تحمل صفحة مطبوعة واحدة اللغتين، أم تصدرون مستندين؟

سبعة أمور تتحقق منها على الصفحة

والصف الرابع هو الذي يكلّف مالًا بهدوء. فالدينار الكويتي والدينار البحريني والريال العماني تستخدم ثلاث خانات عشرية، والقالب الذي يفترض خانتين سيختلف مع دفتر الأستاذ في كل فاتورة طويلة. اطبع مبلغًا بثلاث خانات عشرية على قالب أي مورّد، ومنها قوالبنا، وتأكد من تطابق الإجمالي المطبوع مع السند المرحَّل تمامًا.

من اليمين إلى اليسار أوسع من المستند

المخرجات ثنائية اللغة ومساحة العمل ثنائية اللغة ميزتان منفصلتان، وأنت تريدهما معًا. فمن يدخلون البيانات — أمين صندوق، أو أمين مستودع، أو موظف حسابات — ينبغي أن يعملوا بلغتهم، وأن تكون الواجهة نفسها مصممة من اليمين إلى اليسار لا مترجمة في مكانها. ومساحة عمل Flowyana تعمل بالإنجليزية والعربية والهندية والفرنسية والألمانية والإسبانية، بتخطيط من اليمين إلى اليسار للعربية.

والعكس هو حيث تتفكك معظم المنتجات. فالتخطيط من اليمين إلى اليسار ليس شاشة إنجليزية مقلوبة: إنه يغيّر موضع التنقل، والجهة التي ينتمي إليها العمود الأول في الجدول، وطريقة تركيب نص يمزج العربية باللاتينية. فإن بدا الوضع العربي عند مورّد كأنه الشاشة الإنجليزية والنص مدفوع إلى اليمين، فدقّق أكثر.

عائلة القوالب نفسها في كل مكان

الفجوة الأكثر شيوعًا هي الشمول. فالمورّد يدعم العربية على الفاتورة الضريبية، لأن ذلك ما يطلب المشترون رؤيته، ولا يدعمها في غيرها. ثم يخرج عرض السعر بالإنجليزية، ويعود إشعار التسليم بلا توقيع، ويحمل الإيصال الذي يحتفظ به العميل ما لا يستطيع قراءته.

أصرّ على أن تسري المعالجة ثنائية اللغة على كل نوع مستند قابل للطباعة تستخدمه فعلًا — عرض السعر، وأمر البيع، والفاتورة، وإشعار الدائن، وإشعار التسليم، والإيصال، وسند الدفع، وأمر الشراء، وكشف الحساب، وفي المطاعم تذكرة المطبخ. وفي Flowyana أربعة وعشرون نوعًا قابلًا للطباعة على نظام قوالب واحد، فتسري السياسة التي تضبطها مرة واحدة عليها جميعًا، مع هوية بصرية قابلة للضبط لكل فرع.

وبالنسبة لمجموعة لها منافذ في عدة دول، فتلك الطبقة الخاصة بالفرع هي ما يبقي قالبًا واحدًا صالحًا في كل مكان: فرع الرياض يطبع بياناته على المستند نفسه الذي يستخدمه فرع دبي، بدل أن يحتفظ أحدهم بنسخة خاصة. ويغطي دليل الأعمال متعددة الدول في الخليج بقية ذلك الإعداد.

كيف تختبر مخرجات أي مورّد

افعل ذلك على الورق لا على الشاشة، وببياناتك أنت.

1. أنشئ عميلًا باسم عربي طويل وعنوان من ثلاثة أسطر. أصدر له فاتورة بأربعة أصناف، أحدها بوصف عربي يحوي رقم قطعة لاتينيًا.
2. اطبعها. اقرأ كل تسمية. هل كل واحدة منها متقابلة؟ هل يسير النص العربي على وجهه؟ هل يُقرأ رقم القطعة في اتجاهه الصحيح داخل الوصف العربي؟
3. قارن الإجماليات بالسند المرحَّل، بما فيها الضريبة، وبعملة من ثلاث خانات عشرية إن كنت تستخدم واحدة.
4. اطبع العملية نفسها كعرض سعر وإشعار تسليم وإيصال. هل الثلاثة ثنائية اللغة، أم الفاتورة وحدها؟
5. حوّل مساحة العمل إلى العربية وأعد الإدخال. هل الواجهة مصممة من اليمين إلى اليسار، أم معكوسة بشكل رديء؟
6. اطبع من فرع ثانٍ. هل تتغير الهوية البصرية بينما يبقى القالب نفسه؟
7. احفظ الملف بصيغة PDF وافتحه في مكان آخر. النص العربي الذي يظهر في المعاينة ويتكسّر في ملف PDF مشكلة تضمين خطوط، وتريد اكتشافها الآن لا أمام عميل.

سبع خطوات، وعشرون دقيقة، ولا حاجة إلى أي صفات. المورّد الذي ينجز السبعة بأسماء عملائك لديه مستندات ثنائية اللغة؛ ومن يعرض عليك فاتورة نموذجية معدّة سلفًا لديه لقطة شاشة.

ولإجراء الاختبار على Flowyana ببياناتك وفروعك، احجز عرضًا توضيحيًا.