Ausgaben im Blick, bevor es wehtut.

Ausgaben, die gebucht werden, wenn sie anfallen

Eine direkte Ausgabe ist alles, was außerhalb des Ablaufs der Eingangsrechnungen bezahlt wird: Miete, eine Stromrechnung, eine Bankgebühr, ein Taxi. Wählen Sie die Kategorie, den Betrag und die Zahlungsart. Bezahlte Ausgaben werden gegen Kasse oder Bank gebucht; Ausgaben auf Ziel werden als Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten gebucht und später bezahlt. Der Ausgabenbeleg lässt sich als Dokument für Ihre Unterlagen drucken. Ausgaben tragen ihre Filiale, sodass sich die Ausgaben jeder Filiale einzeln auswerten lassen, und der Ausgabenbericht zeigt die Ausgaben nach Datum und Kategorie für die gewählte Filiale.

• Bar oder per Bank bezahlt oder auf Ziel gebucht
• Jede Kategorie mit eigenem Sachkonto
• Druckbare Ausgabenbelege
• Filiale an jeder Ausgabe

Wiederkehrende Ausgaben nach Plan

Miete, außerhalb der Lohnabrechnung gezahlte Gehälter, Software-Abonnements und Serviceverträge wiederholen sich nach einem bekannten Rhythmus. Richten Sie eine wiederkehrende Ausgabe einmal ein – täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich –, und sie erzeugt jede Ausgabe an ihrem Fälligkeitsdatum. Eine monatliche Ausgabe zum 31. bleibt in kürzeren Monaten auf dem letzten Tag und kehrt zum 31. zurück, sobald es geht, statt sich zu verschieben. Pausieren Sie eine wiederkehrende Ausgabe, wenn ein Vertrag endet.

• Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich
• Auf den gewählten Tag des Monats festgelegt
• Bezahlt oder auf Ziel, wie eine direkte Ausgabe

Spesenabrechnungen mit Genehmigung

Ein Mitarbeiter, der aus eigener Tasche bezahlt, reicht eine Spesenabrechnung mit einer Zeile pro Beleg ein. Abrechnungen erfordern immer eine Genehmigung, und niemand kann seine eigene Abrechnung genehmigen, außer dem Inhaber des Unternehmens. Nach der Genehmigung wird die Abrechnung als Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter gebucht, und die Erstattung gleicht sie aus. Die Abrechnung lässt sich als Dokument drucken, und der gesamte Verlauf bleibt erhalten.

• Abrechnungen mit einer Zeile pro Beleg
• Genehmigung erforderlich, keine Selbstgenehmigung
• Erstattung zur Abrechnung erfasst
• Druckbares Abrechnungsdokument

Vorschüsse, die abgerechnet werden

Ein Barvorschuss für eine Reise, eine Baustelle oder eine Veranstaltung wird beim Mitarbeiter erfasst und verfolgt, bis er abgerechnet ist. Wird die nächste Abrechnung dieses Mitarbeiters erstattet, wird der offene Vorschuss zuerst verrechnet, der älteste zuerst, und nur der Restbetrag wird ausgezahlt. Jeder Vorschuss zeigt, wie viel abgerechnet und wie viel noch offen ist, sodass Handkassen für eine Messe oder einen Baustellenbesuch nicht still aus den Büchern verschwinden.

Budgets im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben

Legen Sie ein Budget für eine Kategorie über einen Zeitraum fest, etwa einen Monat, ein Quartal oder das Geschäftsjahr. Flowyana vergleicht es mit den tatsächlich gebuchten Ausgaben, nie mit Prognosen, und zeigt die Kategorie als im Plan, in Warnung oder überschritten. Der Warnschwellenwert liegt standardmäßig bei 80 % und lässt sich je Budget ändern. Der Budgetstatus ist den ganzen Zeitraum sichtbar, sodass ein Manager das Problem sieht, solange noch Zeit zum Handeln ist.

• Budgets je Kategorie und Zeitraum
• Gemessen an den gebuchten Ausgaben
• Warnschwellenwert frei wählbar, standardmäßig 80 %

Genehmigungen, Berichte und das Dashboard

Abrechnungen durchlaufen immer eine Genehmigung. Direkte Ausgaben und Vorschüsse ebenfalls, wenn Sie einen Genehmigungsworkflow einrichten – mit Betragsschwellen, mehreren Stufen und Genehmigern je Filiale oder Abteilung. Genehmiger arbeiten aus einem Posteingang, und jede Entscheidung wird festgehalten. Der Ausgabenbericht in der App Ausgaben zeigt die Ausgaben über einen beliebigen Zeitraum, gruppiert nach Tag, Woche oder Monat und aufgeschlüsselt nach Kategorie. Auf dem Dashboard zeigt das Widget zur Ausgabenaufteilung die gebuchten Ausgaben nach Kontengruppe.

• Genehmigungsworkflows mit Schwellen und Stufen
• Ausgabenbericht nach Tag, Woche oder Monat
• Widget zur Ausgabenaufteilung auf dem Dashboard

Ausgaben in den Produktkosten

Manche Ausgaben gehören in die Warenkosten, nicht in die Gemeinkosten: die Gebühr eines Zollagenten, separat bezahlte Fracht, eine Prüfgebühr. Mit Flowyana schlagen Sie eine Ausgabe den Kosten eines Wareneingangs zu, verteilt auf die Waren nach Wert oder nach Menge. Lagerwert und Bruttomarge enthalten dann die echten Einstandskosten, und Ihre Verkaufspreise orientieren sich an dem, was die Ware Sie tatsächlich gekostet hat, nicht nur an der Lieferantenrechnung.