Des dépenses visibles avant qu’elles ne fassent mal.

Des dépenses comptabilisées au moment où elles ont lieu

Une dépense directe est tout ce qui est payé en dehors du flux des factures d’achat : loyer, facture d’électricité, frais bancaires, taxi. Choisissez la catégorie, le montant et le mode de paiement. Les dépenses payées sont comptabilisées en caisse ou en banque ; les dépenses à crédit sont comptabilisées comme une dette envers le fournisseur, à payer plus tard. La pièce de dépense s’imprime comme un document pour vos archives. Les dépenses portent leur agence : les dépenses de chaque agence se lisent séparément, et le rapport de dépenses les montre par date et par catégorie pour l’agence choisie.

• Payées en espèces ou par banque, ou enregistrées à crédit
• Chaque catégorie liée à son propre compte
• Pièces de dépense imprimables
• Agence sur chaque dépense

Des dépenses récurrentes à échéance

Le loyer, les salaires versés hors paie, les abonnements logiciels et les contrats de service se répètent selon un calendrier connu. Programmez une dépense récurrente une seule fois, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, et elle crée chaque dépense à sa date d’échéance. Une dépense mensuelle ancrée au 31 reste au dernier jour des mois plus courts et revient au 31 dès que possible, au lieu de dériver. Suspendez une dépense récurrente quand un contrat prend fin.

• Quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle
• Ancrée au jour du mois que vous choisissez
• Payée ou à crédit, comme une dépense directe

Des notes de frais avec validation

Un employé qui avance des frais soumet une note de frais avec une ligne par reçu. Les notes de frais exigent toujours une validation, et personne ne peut approuver sa propre note, sauf le dirigeant de l’entreprise. Une fois approuvée, la note est comptabilisée comme une dette envers l’employé, et le remboursement la solde. La note de frais s’imprime comme un document, et toute la trace reste enregistrée.

• Notes de frais avec une ligne par reçu
• Validation obligatoire, sans auto-approbation
• Remboursement enregistré sur la note de frais
• Document de note de frais imprimable

Des avances qui sont régularisées

Une avance en espèces pour un déplacement, un chantier ou un événement est enregistrée au nom de l’employé et suivie jusqu’à sa régularisation. Lors du remboursement de la prochaine note de frais de cet employé, l’avance en cours est d’abord déduite, la plus ancienne en premier, et seul le solde est versé. Chaque avance indique le montant régularisé et le montant restant : les fonds remis pour un salon ou une visite de chantier ne disparaissent pas discrètement des comptes.

Des budgets face aux dépenses réelles

Fixez un budget pour une catégorie sur une période : un mois, un trimestre ou l’exercice. Flowyana le compare aux dépenses réellement comptabilisées, jamais à des prévisions, et indique si la catégorie est dans les clous, en alerte ou en dépassement. Le seuil d’alerte est de 80 % par défaut et se modifie budget par budget. Le statut du budget reste visible toute la période : un responsable voit le problème pendant qu’il est encore temps d’agir.

• Budgets par catégorie et par période
• Mesurés sur les dépenses comptabilisées
• Seuil d’alerte de votre choix, 80 % par défaut

Validations, rapports et tableau de bord

Les notes de frais passent toujours par une validation. Les dépenses directes et les avances aussi, si vous paramétrez un circuit d’approbation, avec des seuils de montant, plusieurs niveaux et des valideurs limités à une agence ou à un service. Les valideurs travaillent depuis une seule boîte de réception et chaque décision est enregistrée. Le rapport de dépenses de l’application Dépenses montre les dépenses sur n’importe quelle période, regroupées par jour, semaine ou mois et ventilées par catégorie. Sur le tableau de bord, le widget de répartition des dépenses affiche les dépenses comptabilisées par groupe de comptes.

• Circuits d’approbation avec seuils et niveaux
• Rapport de dépenses regroupé par jour, semaine ou mois
• Widget de répartition des dépenses sur le tableau de bord

Des dépenses intégrées au coût des produits

Certaines dépenses relèvent du coût des marchandises, pas des frais généraux : les honoraires d’un transitaire, un transport payé séparément, des frais d’inspection. Flowyana vous permet d’ajouter une dépense au coût d’une réception de marchandises, répartie sur les marchandises selon la valeur ou la quantité. La valeur du stock et la marge brute intègrent alors le coût de revient réel, et vos prix de vente se fondent sur ce que la marchandise vous coûte vraiment, pas seulement sur la facture du fournisseur.