खर्च दिखे, नुकसान होने से पहले।

खर्च जो होते ही पोस्ट होते हैं

सीधा खर्च वह सब है जो परचेज़-बिल प्रक्रिया से बाहर चुकाया जाता है: किराया, बिजली का बिल, बैंक शुल्क, टैक्सी। श्रेणी, राशि और भुगतान का तरीका चुनिए। चुकाए गए खर्च नकद या बैंक के सामने पोस्ट होते हैं; उधार वाले खर्च वेंडर के सामने देय के रूप में पोस्ट होते हैं, बाद में चुकाने के लिए। खर्च वाउचर आपकी फ़ाइल के लिए दस्तावेज़ के रूप में छपता है। खर्च पर उसकी शाखा दर्ज होती है, इसलिए हर शाखा का खर्च अलग से पढ़ा जा सकता है, और खर्च रिपोर्ट आपकी चुनी शाखा का खर्च तारीख और श्रेणी के हिसाब से दिखाती है।

• नकद या बैंक से चुकाया, या उधार पर बुक
• हर श्रेणी अपने लेजर से जुड़ी
• छपने वाले खर्च वाउचर
• हर खर्च पर शाखा

समय पर आवर्ती खर्च

किराया, पेरोल से बाहर दिए वेतन, सॉफ्टवेयर सब्सक्रिप्शन और सर्विस कॉन्ट्रैक्ट एक तय समय पर दोहराए जाते हैं। आवर्ती खर्च एक बार सेट कीजिए — रोज़, साप्ताहिक, मासिक या सालाना — और वह हर खर्च उसकी देय तारीख पर बनाता है। 31 तारीख पर टिका मासिक खर्च छोटे महीनों में आख़िरी दिन पर रहता है और जब हो सके 31 पर लौट आता है, खिसकता नहीं। कॉन्ट्रैक्ट खत्म होने पर आवर्ती खर्च रोक दीजिए।

• रोज़, साप्ताहिक, मासिक या सालाना
• महीने की आपकी तय तारीख पर टिका
• सीधे खर्च की तरह चुकाया या उधार पर

मंज़ूरी के साथ स्टाफ़ खर्च दावे

जो कर्मचारी अपनी जेब से भुगतान करता है, वह हर रसीद की एक पंक्ति वाला खर्च दावा जमा करता है। दावों को हमेशा मंज़ूरी चाहिए, और कारोबार के मालिक के सिवा कोई अपना दावा खुद मंज़ूर नहीं कर सकता। मंज़ूर होने पर दावा कर्मचारी के प्रति देनदारी के रूप में पोस्ट होता है, और प्रतिपूर्ति उसे चुकता करती है। दावा दस्तावेज़ के रूप में छपता है, और पूरा रिकॉर्ड बना रहता है।

• हर रसीद की एक पंक्ति वाले दावे
• मंज़ूरी ज़रूरी, खुद मंज़ूरी नहीं
• दावे के सामने दर्ज प्रतिपूर्ति
• छपने वाला खर्च दावा दस्तावेज़

अग्रिम जिनका हिसाब होता है

किसी यात्रा, साइट या इवेंट के लिए नकद अग्रिम कर्मचारी के नाम दर्ज होता है और निपटने तक ट्रैक होता है। जब उस कर्मचारी के अगले दावे की प्रतिपूर्ति होती है, तो बकाया अग्रिम पहले घटता है, सबसे पुराना पहले, और सिर्फ़ बाकी राशि दी जाती है। हर अग्रिम दिखाता है कि कितना निपटा और कितना अभी बकाया है, ताकि ट्रेड फ़ेयर या साइट विज़िट के लिए दी गई नकदी चुपचाप बहीखाते से गायब न हो।

असल खर्च के सामने बजट

किसी श्रेणी के लिए किसी अवधि का बजट तय कीजिए, जैसे महीना, तिमाही या वित्त वर्ष। Flowyana उसकी तुलना असल में पोस्ट हुए खर्च से करता है, कभी अनुमान से नहीं, और श्रेणी को सही राह पर, चेतावनी पर या सीमा से ऊपर दिखाता है। चेतावनी सीमा डिफ़ॉल्ट रूप से 80% है और हर बजट के लिए बदली जा सकती है। बजट की स्थिति पूरी अवधि दिखती है, इसलिए मैनेजर समस्या तब देखता है जब कदम उठाने का समय बाकी हो।

• हर श्रेणी और अवधि के लिए बजट
• पोस्ट हुए खर्च से मापा गया
• आपकी चुनी चेतावनी सीमा, डिफ़ॉल्ट 80%

मंज़ूरी, रिपोर्ट और डैशबोर्ड

दावे हमेशा मंज़ूरी से गुज़रते हैं। अगर आप मंज़ूरी वर्कफ़्लो सेट करें, तो सीधे खर्च और अग्रिम भी — राशि सीमा, कई स्तरों और शाखा या विभाग के हिसाब से मंज़ूरी देने वालों के साथ। मंज़ूरी देने वाले एक इनबॉक्स से काम करते हैं और हर फ़ैसला दर्ज होता है। खर्च ऐप की खर्च रिपोर्ट किसी भी तारीख सीमा का खर्च दिखाती है, दिन, हफ़्ते या महीने के हिसाब से समूहबद्ध और श्रेणी के हिसाब से बँटा। डैशबोर्ड पर खर्च विभाजन विजेट पोस्ट हुए खर्च को खाता समूह के हिसाब से बाँटकर दिखाता है।

• सीमा और स्तरों वाले मंज़ूरी वर्कफ़्लो
• दिन, हफ़्ते या महीने के हिसाब से खर्च रिपोर्ट
• डैशबोर्ड पर खर्च विभाजन विजेट

प्रोडक्ट की लागत में खर्च

कुछ खर्च ओवरहेड में नहीं, माल की लागत में आते हैं: क्लियरिंग एजेंट की फ़ीस, अलग से चुकाया भाड़ा, निरीक्षण शुल्क। Flowyana आपको किसी माल प्राप्ति की लागत में खर्च जोड़ने देता है, मूल्य या मात्रा के हिसाब से माल पर बाँटकर। फिर स्टॉक मूल्य और सकल मार्जिन असली लैंडेड लागत दिखाते हैं, और आपकी बिक्री कीमतें माल की असली लागत के सामने तय होती हैं, सिर्फ़ सप्लायर के इनवॉइस के सामने नहीं।