El gasto, a la vista antes de que duela.

Gastos que se contabilizan en cuanto ocurren

Un gasto directo es todo lo que se paga fuera del flujo de facturas de compra: el alquiler, una factura de suministros, una comisión bancaria, un taxi. Elija la categoría, el importe y cómo se pagó. Los gastos pagados se contabilizan contra caja o banco; los gastos a crédito se contabilizan contra el proveedor como deuda, para pagarla más adelante. El comprobante de gasto se imprime como documento para su archivo. Los gastos llevan su sucursal, así que el gasto de cada sucursal se lee por separado, y el informe de gastos muestra el gasto por fecha y categoría para la sucursal que elija.

• Pagado en efectivo o por banco, o registrado a crédito
• Cada categoría vinculada a su propia cuenta contable
• Comprobantes de gasto imprimibles
• Sucursal en cada gasto

Gastos recurrentes según su calendario

El alquiler, los salarios pagados fuera de la nómina, las suscripciones de software y los contratos de servicio se repiten con un calendario conocido. Configure un gasto recurrente una vez, diario, semanal, mensual o anual, y creará cada gasto en su fecha de vencimiento. Un gasto mensual fijado el día 31 se queda en el último día de los meses más cortos y vuelve al 31 cuando puede, en lugar de desplazarse. Ponga en pausa un gasto recurrente cuando termine un contrato.

• Diario, semanal, mensual o anual
• Fijado en el día del mes que usted elija
• Pagado o a crédito, como un gasto directo

Reembolsos de gastos del personal con aprobación

Un empleado que paga de su bolsillo presenta una solicitud de reembolso con una línea por recibo. Las solicitudes siempre necesitan aprobación, y nadie puede aprobar la suya propia salvo el propietario del negocio. Una vez aprobada, la solicitud se contabiliza como deuda con el empleado, y el reembolso la salda. La solicitud se imprime como documento, y todo el rastro queda registrado.

• Solicitudes con una línea por recibo
• Aprobación obligatoria, sin autoaprobación
• Reembolso registrado contra la solicitud
• Documento de solicitud de reembolso imprimible

Anticipos que se liquidan

Un anticipo en efectivo para un viaje, una obra o un evento se registra contra el empleado y se sigue hasta que se liquida. Cuando se reembolsa la siguiente solicitud de ese empleado, primero se compensa el anticipo pendiente, empezando por el más antiguo, y solo se paga la diferencia. Cada anticipo muestra cuánto se ha liquidado y cuánto sigue pendiente, para que los fondos entregados para una feria comercial o una visita a obra no desaparezcan sin ruido de los libros.

Presupuestos frente al gasto real

Fije un presupuesto para una categoría durante un periodo, como un mes, un trimestre o el ejercicio fiscal. Flowyana lo compara con los gastos realmente contabilizados, nunca con previsiones, y muestra la categoría como en línea, en aviso o superada. El umbral de aviso es del 80 % por defecto y puede cambiarse en cada presupuesto. El estado del presupuesto está visible todo el periodo, así que un responsable ve el problema mientras aún hay tiempo para actuar.

• Presupuestos por categoría y periodo
• Medidos frente al gasto contabilizado
• Umbral de aviso a su elección, 80 % por defecto

Aprobaciones, informes y el panel

Las solicitudes de reembolso siempre pasan por aprobación. Los gastos directos y los anticipos también pueden hacerlo si configura un flujo de aprobación, con umbrales de importe, varios niveles y aprobadores por sucursal o departamento. Los aprobadores trabajan desde una sola bandeja y cada decisión queda registrada. El informe de gastos de la aplicación Gastos muestra el gasto de cualquier intervalo de fechas, agrupado por día, semana o mes y desglosado por categoría. En el panel, el widget de desglose de gastos muestra el gasto contabilizado repartido por grupo de cuentas.

• Flujos de aprobación con umbrales y niveles
• Informe de gastos agrupado por día, semana o mes
• Widget de desglose de gastos en el panel

Gastos en el coste del producto

Algunos gastos forman parte del coste de la mercancía, no de los gastos generales: los honorarios de un agente de aduanas, un flete pagado aparte, un cargo de inspección. Flowyana le permite sumar un gasto al coste de una recepción de mercancía, repartido entre los artículos por valor o por cantidad. El valor del stock y el margen bruto llevan entonces el coste de importación real, y sus precios de venta se fijan sobre lo que realmente le costó la mercancía, no solo sobre la factura del proveedor.