تتبّع الدُفعات وتواريخ الصلاحية والأرقام التسلسلية: ما ينبغي أن يطلبه تجار التجزئة في الخليج من برنامج المخزون

مشكلتان تبدوان متشابهتين

سوبرماركت في الشارقة ومحل إلكترونيات في الرياض يشتركان في الشكوى نفسها من برنامج المخزون — “يعدّ الصناديق، لا ما بداخلها” — وباحتياجين مختلفين.

السوبرماركت يحتاج تتبّع الدُفعات والصلاحية: شحنة من 200 وحدة تحمل تاريخًا هي دُفعة واحدة، تُباع قبل الشحنة التالية من المنتج نفسه، وتُرفع عن الرف قبل ذلك التاريخ. ومحل الإلكترونيات يحتاج تتبّع الأرقام التسلسلية: كل وحدة فريدة، والوحدة التي وصلت العميل لها ضمان يبدأ يوم البيع، والوحدة التي عادت يجب أن تكون الوحدة نفسها التي خرجت.

المنتج إما هذا وإما ذاك، لا الاثنين معًا أبدًا، وبرنامج المخزون الذي يعاملهما كميزة واحدة لا يُحسن غالبًا أيًّا منهما.

ما الذي ينبغي أن يفعله تتبّع الدُفعات

والسطر الأخير هو ما تفشل فيه معظم المنتجات السحابية. فإن كان منطق الدُفعات مقيمًا على الخادم وحده، يبيع الصندوق دون اتصال ما يشاء ويُسوّى لاحقًا، وعندها تكون الوحدة منتهية الصلاحية بالفعل في كيس العميل. ويشرح دليل نقاط البيع دون اتصال ما الذي يجب أن تعنيه كلمة “دون اتصال”.

ما الذي ينبغي أن يفعله تتبّع الأرقام التسلسلية

• أرقام تسلسلية عند الاستلام وعند البيع. كل وحدة تُستلَم برقمها التسلسلي وتُباع برقمها التسلسلي، فيحمل الإيصال الرقم الذي سيذكره العميل حين يعود.
• الضمان من تاريخ البيع. فترة الضمان على المنتج؛ وتاريخ البدء هو تاريخ البيع. وينبغي أن يظهر الاثنان من الرقم التسلسلي، وأن تكون صياغة الإيصال من اختيارك أنت.
• المرتجعات تُراجَع بالرقم التسلسلي. إرجاع رقم تسلسلي لم يُبع قط، أو بيع مرتين، ينبغي أن يُرفض بدل أن يُعاد إلى المخزون بصمت.
• سجل لكل وحدة. استُلمت، بيعت، أُعيدت، وأُعيدت إلى المخزون، بالترتيب، على سجل واحد.

الاختبار: بِع وحدة ذات رقم تسلسلي، ثم حاول إرجاع رقم تسلسلي مختلف للمنتج نفسه. الإجابة الصحيحة هي رفض بسبب واضح.

التكلفة والهامش يتبعان الدُفعة

تكلفة الدُفعة تهم بقدر أهمية الصلاحية. فشحنتان من المنتج نفسه بسعرين مختلفين تكلفتان مختلفتان، وهامش البيع يعتمد على الدُفعة التي جاء منها. البرنامج الذي يحمل تكلفة متوسطة واحدة لكل منتج يخفي الفرق؛ والبرنامج الذي يحمل تكلفة لكل دُفعة يُظهره، فيصبح إعدام الدُفعة منتهية الصلاحية تكلفة تلك الدُفعة نفسها، لا تقديرًا.

قاعدة واحدة لمجموعة كاملة

لا أحد يريد ضبط التتبّع على 3,000 منتج يدويًا. ابحث عن إعدادات افتراضية لكل فئة — الألبان متتبَّعة بالدُفعات بقاعدة 5 أيام، والهواتف متتبَّعة بالأرقام التسلسلية بضمان 24 شهرًا — مع إمكان استثناء منتج واحد من القاعدة. وتغيير الإعداد الافتراضي للفئة ينبغي أن يسري على المنتجات التي تتبعه وأن يخبرك بالمنتجات التي لم تستطع اتّباعه.

أين يقف Flowyana

يوفر Flowyana الوضعين كخيارين في وحدة المخزون: الدُفعات بصلاحية وتكلفة واختيار الأقرب صلاحيةً أولًا وقاعدة منع أو تحذير وتنبيهات على مستوى الفرع؛ والأرقام التسلسلية بضمان وطباعة على الإيصال ومراجعة للمرتجعات. ويعمل الاثنان على منصة الويب وعلى نقاط بيع التجزئة، بما في ذلك دون اتصال. والمنتج إما هذا وإما ذاك، يُضبط لكل منتج أو لكل فئة. وتسرد صفحة المخزون بقية الوحدة؛ ويُظهر حل التجزئة كيف يلائم متجرًا.