रेस्टोरेंट बिलिंग सॉफ्टवेयर: KOT, GST और ख़रीदने से पहले क्या जाँचें

रेस्टोरेंट बिलिंग सॉफ्टवेयर को क्या-क्या करना चाहिए

रेस्टोरेंट का बिल एक लंबी कड़ी का आख़िरी हिस्सा है: मेहमान ऑर्डर देता है, किचन खाना बनाता है, टेबल बिल माँगती है, और रात को कोई कैश ड्रॉअर गिनता है। जो सॉफ्टवेयर सिर्फ़ आख़िरी काम करता है, वह बाकी सब काग़ज़ पर छोड़ देता है, और काग़ज़ पर ही ऑर्डर ग़लत सुने जाते हैं और पैसा ग़ायब होता है।

इसलिए सवाल यह नहीं कि “बिल छपता है या नहीं”। हर सॉफ्टवेयर छाप देता है। असली सवाल ये हैं: क्या ऑर्डर सही रसोइए तक पहुँचता है, क्या छह लोगों की टेबल चार तरह से भुगतान कर सकती है, क्या शनिवार की रात राउटर बंद होने पर भी बिलिंग चलती है, और क्या बिल पर GST सही है। नीचे हर सवाल है, और साथ में जाँच जो डेमो में करनी है।

रेस्टोरेंट पर GST की दर क्या है?

अक्टूबर 2026 तक GST काउंसिल की तय की हुई और CBIC द्वारा लागू दरें ये हैं:

• अलग से चलने वाले रेस्टोरेंट, कैफ़े, टेकअवे और क्लाउड किचन: इनपुट टैक्स क्रेडिट (ITC) के बिना 5% GST। टेकअवे और होम डिलीवरी भी रेस्टोरेंट सर्विस मानी जाती है, इसलिए उन पर भी यही 5% लगता है।
• ऐसे होटलों के अंदर के रेस्टोरेंट जहाँ कमरे का किराया ₹7,500 प्रति रात से ऊपर है: ITC के साथ 18%।
• 18% चुना नहीं जा सकता: सितंबर 2025 में GST काउंसिल ने साफ़ किया कि अलग से चलने वाला रेस्टोरेंट ITC लेने के लिए 18% वाला विकल्प नहीं चुन सकता। उस दौर की नई दरें 22 सितंबर 2025 से लागू हुईं।

अगर मेहमान उसी राज्य में है, तो 5% बिल पर 2.5% CGST और 2.5% SGST के रूप में दिखता है। “ITC के बिना” का मतलब है कि सब्ज़ी, गैस या किराए पर दिया GST आपके वसूले GST से घटाया नहीं जा सकता, इसलिए इन ख़रीदों को किताबों में कैसे दर्ज करें, यह अपने CA से पूछिए।

Flowyana कहाँ खड़ा है: भारत की सेटिंग में हर दर CGST और SGST के अलग हिस्सों के साथ आती है, बिल पर आपका GSTIN छपता है और रसीद पर टैक्स बँटा हुआ दिखता है। हर सेटल हुआ बिल अपना CGST और SGST अलग-अलग लेजर में दर्ज करता है, और GSTR-1 व GSTR-3B के सारांश इन्हीं से बनते हैं। GST पोर्टल पर रिटर्न आप या आपके CA भरते हैं। पूरी GST सेटिंग भारत पेज पर देखें।

जाँच: डेमो में एक डिश का बिल बनाइए और रसीद पढ़िए। उस पर आपका GSTIN, CGST और SGST में बँटा 5%, और रुपये तक सही जोड़ दिखना चाहिए।

KOT सॉफ्टवेयर क्या है, और स्टेशन के हिसाब से भेजना क्यों ज़रूरी है?

किचन ऑर्डर टिकट (KOT) रसोइए को बताता है कि क्या बनाना है। छोटे कैफ़े में एक प्रिंटर काफ़ी है। लेकिन जिस रेस्टोरेंट में तंदूर, चाइनीज़ सेक्शन और ड्रिंक्स काउंटर अलग हैं, वहाँ एक लंबा टिकट फाड़कर हर जगह ले जाना पड़ता है, और वहीं “प्याज़ नहीं” वाली बात खो जाती है।

स्टेशन के हिसाब से भेजना इसका इलाज है। मेन्यू का हर आइटम किसी स्टेशन का होता है, और जब वेटर ऑर्डर भेजता है, तो वह हर स्टेशन के लिए अलग KOT में बँट जाता है। Flowyana में हर टिकट उस स्टेशन के प्रिंटर या किचन डिस्प्ले पर जाता है, टेबल, वेटर, समय और हर निर्देश के साथ। किचन स्क्रीन पर रसोइए टिकट शुरू करते हैं, तैयार होने पर निशान लगाते हैं और पास से निकलते ही उसे हटा देते हैं, और फ़्लोर स्क्रीन पर हर टेबल की किचन प्रगति दिखती है। KOT जाने के बाद कोई आइटम रद्द करने पर पुष्टि माँगी जाती है और किचन को ख़बर जाती है।

जाँच: एक ही टेबल पर एक तंदूरी आइटम और एक ड्रिंक ऑर्डर कीजिए। दो स्टेशनों पर दो टिकट निकलने चाहिए, बिना किसी के प्रिंटर चुने।

टेबल, बिल बाँटना और वेटर ऐप

डाइन-इन के लिए ऐसा फ़्लोर प्लान चाहिए जो आपके हॉल जैसा हो। Flowyana में आप हर आउटलेट के फ़्लोर और टेबल बनाते हैं, और फ़्लोर स्क्रीन हर टेबल की हालत लाइव दिखाती है: ख़ाली, ऑर्डर हो चुका, भुगतान बाकी। डाइन-इन ऑर्डर किसी टेबल से जुड़ा होता है, इसलिए कोई बिल बिना मालिक के नहीं घूमता।

फिर वे काम जो हर रात होते हैं:

• मेहमानों को दूसरी टेबल पर ले जाना, दो टेबल जोड़ना, या एक टेबल को कई बिलों में बाँटना।
• एक बिल, कई तरीक़े से भुगतान: कुछ नकद, कुछ कार्ड।
• विकल्प चुनाव के रूप में, लिखावट नहीं: हाफ़ या फ़ुल, एक्स्ट्रा चीज़, कम तीखा, हर एक अपनी कीमत के साथ और KOT पर साफ़ छपा हुआ।
• वेटर ऐप: वेटर टेबल पर ही ऑर्डर लेता है और वह काउंटर तक चले बिना किचन पहुँच जाता है।

जाँच: चार मेहमान बिठाइए, ऑर्डर दीजिए, फिर बिल को दो में बाँटकर एक नकद और एक कार्ड से चुकाइए। दोनों बिल मिलकर टेबल के कुल के बराबर होने चाहिए।

क्या रेस्टोरेंट बिलिंग सॉफ्टवेयर बिना इंटरनेट चल सकता है?

कई शहरों में इंटरनेट अक्सर सबसे व्यस्त घंटे में ही जाता है। अगर बिलिंग रुक गई, तो काउंटर की लाइन भीड़ बन जाती है।

Flowyana का इंस्टॉल किया हुआ रेस्टोरेंट ऐप बिना इंटरनेट काम करता रहता है। एक टिल सर्विस चलाता है; बाकी टिल और वेटर ऐप रेस्टोरेंट के अपने नेटवर्क से उससे जुड़ते हैं। ऑर्डर, KOT, बिल, भुगतान और कैश ड्रॉअर चलते रहते हैं, और लाइन लौटते ही सब कुछ बैक ऑफ़िस तक पहुँच जाता है। कोई ब्रांच चाहे तो वेब ब्राउज़र में भी टिल चला सकती है, वही फ़्लोर और मेन्यू के साथ, लेकिन ब्राउज़र वाले टिल को इंटरनेट चाहिए। यह क्यों मायने रखता है, हमारी ऑफ़लाइन POS गाइड में पढ़िए।

जाँच: डेमो के बीच Wi-Fi राउटर बंद कीजिए, फिर ऑर्डर लीजिए, KOT भेजिए और बिल सेटल कीजिए।

रेस्टोरेंट बिलिंग की चेकलिस्ट

दिन का क्लोज़, कैश और देर रात

रेस्टोरेंट का दिन शायद ही रात 12 बजे ख़त्म होता है। अगर सॉफ्टवेयर 12 बजे दिन बंद कर दे, तो 12:40 के बिल ग़लत तारीख़ पर चले जाते हैं और सुबह की गिनती कभी नहीं मिलती। Flowyana में हर ब्रांच चुन सकती है कि उसका कारोबारी दिन किस घंटे से शुरू हो, और बिक्री उसी कारोबारी दिन की तारीख़ पर दर्ज होती है।

क्लोज़ के समय हर काउंटर का कैश उम्मीद वाले जोड़ से मिलाकर गिना जाता है, और जो अंतर निकले वह दर्ज होता है, नज़रअंदाज़ नहीं। दिन का क्लोज़ Z रिपोर्ट छापता है, और तभी होता है जब हर खुला ऑर्डर सेटल हो चुका हो। हर कर्मचारी अपने PIN से टिल खोलता है, और बिल रद्द करने पर कारण पूछा जाता है और रिकॉर्ड रहता है, इसलिए ग़ायब बिल का भी नाम होता है।

जाँच: एक टेबल खुली छोड़कर दिन बंद करने की कोशिश कीजिए। सॉफ्टवेयर को आपको रोकना चाहिए।

फ़ूड कॉस्ट: क्या बिलिंग सॉफ्टवेयर जानता है कि किचन में क्या ख़र्च हुआ?

ज़्यादातर बिलिंग सॉफ्टवेयर बिल पर रुक जाते हैं। Flowyana प्लेट के पीछे स्टॉक तक जाता है। हर डिश की रेसिपी होती है, इसलिए पनीर टिक्का बिकते ही पनीर, दही और मसाले स्टॉक से घट जाते हैं। बर्बादी कारण के साथ दर्ज होती है, जैसे जल गया या एक्सपायर हुआ, और फ़ूड कॉस्ट रिपोर्ट बताती हैं कि कौन-सी डिश कमाती है और किसे बदलना है। ख़रीद सामग्री की असली लागत स्टॉक तक लाती है, और इन्वेंटरी हर ब्रांच का स्टॉक अलग रखती है। कई आउटलेट वाला ग्रुप Restaurant + KOT प्लान पर सेंट्रल स्टोर चलाकर हर किचन को स्टॉक भेज सकता है।

रेस्टोरेंट या कैफ़े को कौन-सा प्लान चाहिए?

भारत में Flowyana के दो रेस्टोरेंट प्लान हैं:

• Restaurant: काउंटर सर्विस और कैफ़े के लिए। टेबल, मेन्यू और विकल्प, रेसिपी और बर्बादी, ख़रीद, ब्राउज़र टिल, एक इंस्टॉल किए टिल पर बिना इंटरनेट बिलिंग और Z रिपोर्ट के साथ दिन का क्लोज़।
• Restaurant + KOT: किचन वाले डाइन-इन के लिए। इसमें KOT प्रिंटिंग वाले किचन स्टेशन और किचन डिस्प्ले, वेटर ऐप, जितने चाहिए उतने इंस्टॉल किए टिल पर बिना इंटरनेट बिलिंग, GST रिटर्न सारांश के साथ लेखांकन, डिलीवरी चैनल की अलग मेन्यू कीमतें, और हैप्पी आवर जैसे अपने आप लगने वाले ऑफ़र जुड़ते हैं।

दोनों प्लान में असीमित यूज़र शामिल हैं; Restaurant में हर आउटलेट पर एक टिल और Restaurant + KOT में तीन टिल मिलते हैं, और किसी भी आउटलेट में एक अतिरिक्त टिल जोड़ा जा सकता है। भुगतान हर आउटलेट के हिसाब से होता है।

दोनों की मौजूदा रुपये में कीमतें भारत के प्राइसिंग पेज पर हैं। रेस्टोरेंट सॉल्यूशन पेज ऑर्डर से बही तक पूरी सर्विस दिखाता है, और POS पेज हार्डवेयर की बात करता है: रसीद प्रिंटर, किचन प्रिंटर और कैश ड्रॉअर।

Flowyana क्या नहीं करता

आपका एक डेमो बचाने के लिए: अक्टूबर 2026 तक Flowyana ऑनलाइन ऑर्डर नहीं लेता, फ़ूड डिलीवरी ऐप्स से नहीं जुड़ता, और लॉयल्टी स्कीम नहीं चलाता। यह GST ई-इनवॉइस का IRN या ई-वे बिल भी नहीं बनाता। अगर इनमें से कोई चीज़ आपके फ़ैसले के लिए ज़रूरी है, तो पहली कॉल पर ही बताइए, हम साफ़-साफ़ बता देंगे।