Compras con rastro documental.

Órdenes de compra, recepciones de mercancía y facturas de proveedor

Las recepciones de mercancía son opcionales. Si su encargado de almacén revisa las entregas antes de que llegue la factura, actívelas: el stock entra con la recepción y la factura viene después. Si compra en mostrador y le facturan en el acto, déjelas desactivadas y la factura da entrada a la mercancía directamente. En ambos casos, la factura se limita a lo recibido y aún no facturado. Para servicios, o para un proveedor que siempre factura antes de entregar, el límite es lo pedido. El informe de mercancía recibida no facturada enumera las entregas que aún esperan factura.

• Recepciones de mercancía opcionales, activadas por espacio de trabajo
• Facturas limitadas a lo recibido menos lo ya facturado
• Proveedores marcados para facturar por adelantado
• Informes de recepciones pendientes y de mercancía recibida no facturada

Costes de importación: flete y aranceles en el coste del producto

El precio de la factura del proveedor rara vez es lo que realmente le cuesta la mercancía. Añada a una factura el flete, los aranceles, el despacho o el seguro como líneas de coste, y Flowyana los reparte entre la mercancía recibida, por valor o por cantidad. Un gasto aparte, como la factura de un agente de aduanas, también puede sumarse al coste de una recepción. Si el precio de la factura difiere de lo recibido, el coste del producto se ajusta. La valoración del stock y el margen bruto reflejan entonces el coste real.

• Flete, aranceles y otras líneas de coste en una factura
• Reparto por valor o por cantidad
• Gastos sumados al coste de una recepción
• Coste corregido cuando el precio facturado difiere

Devoluciones de compra y notas de débito

Una devolución a un proveedor saca la mercancía del stock y emite automáticamente una nota de débito, que revierte la deuda y el IVA soportado. La mercancía dañada se trata línea por línea. Una nota de débito también puede emitirse por separado, contra una línea de factura o por un importe fijo, por una entrega incompleta o una discrepancia de precio. Aplíquela a las facturas abiertas del proveedor o registre el reembolso cuando el proveedor le devuelva el dinero.

• Devoluciones que emiten su propia nota de débito
• Notas de débito por línea o por importe fijo
• Aplicadas a facturas o reembolsadas por el proveedor

IVA y retenciones en las compras

Cada línea de factura lleva su propio tipo impositivo, así que las compras al tipo general, al tipo cero y exentas se mantienen separadas y el IVA soportado va a la casilla correcta de su declaración de IVA. Los servicios importados pueden configurarse con inversión del sujeto pasivo, que registra a la vez el IVA que debe y el que recupera. Donde su país lo exige, la retención se calcula en las facturas de proveedores no residentes y se refleja en la declaración de retenciones. Las facturas también pueden llevar líneas que no son de stock, como una reparación o una suscripción, junto a artículos de stock.

• IVA soportado por línea, hacia la declaración de IVA
• Inversión del sujeto pasivo en servicios importados
• Retenciones en facturas de proveedores no residentes, donde esté configurado
• Líneas sin stock en la misma factura

Proveedores, tarifas y aprobaciones

Cada proveedor conserva sus contactos, los productos que suministra con sus precios y plazos de entrega, y todo su historial de órdenes, recepciones, facturas, devoluciones y pagos. Las alertas de stock bajo sugieren una cantidad de reposición y el proveedor preferido, así que el siguiente pedido es rápido. Cuando necesita controlar el gasto, los flujos de aprobación pueden cubrir órdenes de compra, facturas, devoluciones, notas de débito y pagos a proveedores, con umbrales de importe y más de un nivel.

• Contactos, tarifas y plazos de entrega del proveedor
• Sugerencias de reposición con el proveedor preferido
• Aprobaciones de varios niveles con umbrales de importe

Informes de compras y antigüedad de cuentas por pagar

La aplicación Compras tiene su propio grupo de Informes: compras, órdenes de compra, recepciones de mercancía, recepciones pendientes, devoluciones de compra, proveedores e impuestos, además de la antigüedad de cuentas por pagar y la mercancía recibida no facturada. La antigüedad divide lo que debe en corriente, 30, 60 y más de 90 días, por proveedor. Los informes se filtran por sucursal y se exportan a Excel, CSV o PDF, así que el comprador, el encargado de almacén y el contable leen cada uno la vista que necesitan.