Tareas

Pendientes que viven donde está el trabajo.

Las tareas se vinculan a los registros de los que tratan (un prospecto, un cliente, un proyecto) con responsables, fecha de vencimiento y prioridad. Cada persona ve lo que tiene asignado; los responsables ven lo que está atascado.

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Responsables, fechas de vencimiento y prioridades en cada tarea
Vinculadas a prospectos, clientes y proyectos
Tableros kanban y listas filtradas
Creadas automáticamente por sus reglas

¿Qué es Tareas en Flowyana?

Flowyana Tareas es gestión de tareas integrada en su software de gestión. Cada tarea tiene responsables, fecha de vencimiento, prioridad y una etapa en un tablero kanban, y puede vincularse al prospecto, cliente o proyecto del que trata. Los equipos de ventas, los equipos de proyecto y los responsables de oficina la usan para que los seguimientos no se escapen, sin una aplicación de pendientes aparte.

En la mayoría de las pequeñas empresas, los pendientes viven en tres sitios: una libreta, un grupo de WhatsApp y la memoria de alguien. El seguimiento prometido a un cliente el lunes desaparece el jueves. Un responsable pregunta “¿quién lleva esto?” y nadie está seguro. Una aplicación de tareas aparte ayuda un poco, pero no sabe nada del prospecto ni del cliente, así que cada tarea necesita un párrafo de contexto.

En Flowyana una tarea está junto al trabajo. Vincúlela al prospecto, cliente o proyecto del que trata, y quien la recoja sabrá exactamente de cuál se trata. Los responsables ven sus tareas en una lista o un tablero, los jefes ven las de todo el equipo, y la fecha de vencimiento envía un aviso antes de pasar.

Las tareas también quitan trabajo a la gente. Una regla de automatización puede crear una tarea con responsable y fecha de vencimiento cuando llega un prospecto, un negocio cambia de etapa o se abre un ticket, para que el seguimiento exista antes de que nadie tenga que acordarse.

Qué hace

Tareas, en la práctica.

El contexto incluido

Una tarea muestra el prospecto, cliente o proyecto al que pertenece: sin buscar qué quería decir “hacer seguimiento”.

Más de un responsable

Asigne una tarea a una persona o a varias, con un informador que la pidió.

Tableros para el equipo

Los tableros kanban con sus propias etapas muestran el flujo de trabajo, para que los cuellos de botella se vean antes de que duelan.

Listas para cada persona

Filtre y busque en la lista, y vea sus propias tareas abiertas en el panel.

Estimaciones y tiempo dedicado

Estimación original, estimación restante, tiempo dedicado y puntos de historia para los equipos que planifican su trabajo.

Plazos que avisan

Las notificaciones de vencimiento llegan a los responsables antes de que pase la fecha.

Pensadas para la automatización

Los flujos de trabajo pueden crear tareas: un prospecto nuevo genera una llamada de vuelta, un cambio de estado genera un seguimiento.

Informes sobre el trabajo

Un informe de tareas y un informe de carga de trabajo muestran lo abierto, lo atrasado y quién lleva más carga.

Cómo obtenerlo

Las tareas vienen activadas con los planes ERP y CRM. En las demás líneas de producto están desactivadas por defecto y pueden activarse para su espacio de trabajo.

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Cómo funciona

Tareas, paso a paso.

1
Cree la tarea donde está el trabajo
Añada una tarea desde la lista o el tablero de tareas, o vincúlela a un prospecto, un cliente o un proyecto para que su contexto la acompañe.
2
Dele responsables y una fecha
Asigne una persona o varias, fije la fecha de vencimiento, la prioridad y el tipo, y añada una descripción, etiquetas y una estimación si su equipo las usa.
3
Muévala por el tablero
Arrastre la tarjeta por sus etapas, de pendiente a en curso y a hecho, o actualícela desde la lista. Las etapas las nombra usted.
4
Manténgala bajo control
Los avisos de vencimiento llegan a los responsables, el panel muestra a cada persona sus tareas y los informes muestran lo atrasado y quién está sobrecargado.

En detalle

Más de cerca.

Gestión de tareas vinculada a prospectos, clientes y proyectos

Una tarea puede vincularse a un prospecto, un cliente o un proyecto. El vínculo acompaña a la tarea, así que el vendedor que recoge una llamada pendiente sabe a qué prospecto corresponde, y un equipo de proyecto puede mantener su trabajo agrupado bajo el proyecto. Las tareas también pueden existir por sí solas, para los trabajos de oficina que no son de nadie en particular, como preparar el recuento de stock de fin de mes. Una tarea puede quedar fuera de la lista principal cuando solo importa dentro de su proyecto.

Vínculo a un prospecto, un cliente o un proyecto
Tareas independientes para el trabajo de oficina
El registro vinculado indicado en la tarea
Oculte de la lista principal las tareas que solo son del proyecto

Tableros kanban de tareas y listas filtradas

Las tareas tienen dos vistas. El tablero muestra una columna por etapa, y usted arrastra una tarjeta para avanzarla; puede crear una tarea directamente en una columna. Las etapas son suyas, así que un equipo de ventas puede usar “por llamar, llamado, en espera” mientras un equipo de oficina usa “pendiente, en curso, hecho”. La vista de lista sirve para revisar y ordenar: filtre por los campos de la tarea y busque por título.

Tablero con sus propias etapas
Creación rápida de tarjetas en cualquier columna
Lista con filtros y búsqueda
Prioridades y tipos de tarea definidos por usted

Responsables, informadores, estimaciones y tiempo

Una tarea puede tener varios responsables, para trabajos que comparten dos personas, y un informador, la persona que la pidió. Los equipos que planifican su trabajo pueden añadir una estimación original, una estimación restante, el tiempo dedicado y puntos de historia, y etiquetas para agrupar tareas relacionadas. Los campos personalizados le permiten añadir cualquier otra cosa que necesite su proceso, como una obra, una matrícula o una referencia.

Varios responsables y un informador
Estimación original y restante, tiempo dedicado
Puntos de historia y etiquetas
Campos personalizados en las tareas

Tareas de seguimiento automáticas desde sus reglas de flujo

Las reglas de automatización pueden crear tareas por usted, con el título, el responsable y la fecha de vencimiento tomados del registro que las activó. Un prospecto nuevo crea una tarea de llamada para su responsable con vencimiento mañana. Un ticket marcado como urgente crea una tarea de revisión para el responsable de soporte. Un alquiler que termina la semana que viene crea una tarea para organizar la devolución. El seguimiento existe antes de que nadie tenga que acordarse.

Las reglas crean tareas con responsable y fecha de vencimiento
Títulos rellenados con los datos del registro
Activadas por registros nuevos, cambios o fechas
Funciona con cualquier módulo que automatice

Tareas dentro de los proyectos

Los equipos de proyecto gestionan su trabajo como tareas vinculadas al proyecto. Cada tarea lleva sus responsables, su fecha de vencimiento, su estimación y el tiempo dedicado, para que el jefe de proyecto vea lo que queda y adónde se fueron las horas. Los proyectos están en su propio tablero, con trabajos para las tareas programadas, como una visita a obra o una instalación, y las tareas completan el detalle entre ellos. Un informe de tareas filtrado por proyecto muestra lo abierto y lo vencido antes de que pregunte el cliente.

Tareas vinculadas al proyecto al que sirven
Estimaciones y tiempo dedicado por tarea
Trabajos para lo programado, tareas para el detalle
Trabajo abierto y vencido de un vistazo

Seguimiento de las tareas del equipo: avisos, panel e informes

Cuando se acerca una fecha de vencimiento, los responsables reciben un aviso, y las notificaciones pueden llegarles en la aplicación, por correo o por WhatsApp según sus preferencias. El widget “mis tareas” del panel pone las tareas abiertas de cada persona en su pantalla de inicio. Para los jefes, un informe de tareas enumera el trabajo abierto y atrasado, y un informe de carga de trabajo muestra cómo se reparten las tareas en el equipo, para reequilibrar antes de que alguien se ahogue.

Avisos de vencimiento a los responsables
Un widget “mis tareas” en el panel
Informe de tareas e informe de carga de trabajo
Búsqueda y filtros en la lista

Para quién

Negocios que funcionan con Tareas.

Equipos de ventas

Una tarea de llamada en cada prospecto nuevo, asignada al vendedor y con vencimiento al día siguiente, creada por una regla.

Empresas de proyectos y acondicionamiento

Tareas dentro de cada proyecto en un tablero, con estimaciones y tiempo dedicado registrados.

Gestores de cuentas

Tareas vinculadas a cada cliente para renovaciones, visitas y documentos prometidos, cada una con responsable y fecha.

Responsables de oficina y operaciones

Tareas independientes para recuentos de fin de mes, renovaciones de licencias y seguimientos de proveedores, con avisos de vencimiento.

Equipos de soporte

Tareas de seguimiento creadas cuando llegan tickets urgentes, para que nada dependa de que alguien se dé cuenta.

Propietarios y jefes

Un informe de carga de trabajo para ver quién lleva más trabajo abierto y qué tareas van con retraso.

Preguntas

Preguntas sobre tareas.

¿Las tareas cuestan más?

Las tareas no se venden como producto propio. Vienen activadas con los planes ERP y CRM; en las demás líneas de producto están desactivadas por defecto y pueden activarse para su espacio de trabajo.

¿A qué se puede vincular una tarea?

A un prospecto, un cliente o un proyecto, para que la tarea siempre diga de qué registro trata. Las tareas también pueden existir por sí solas para trabajos que no son de nadie en particular.

¿Hay un tablero kanban de tareas?

Sí. Las tareas funcionan en un tablero con las etapas que usted nombre, y las tarjetas se arrastran de una etapa a la siguiente. Al lado hay una vista de lista con filtros y búsqueda.

¿Puede una tarea tener más de un responsable?

Sí. Asigne una persona o varias, y registre como informador a quien la pidió.

¿Pueden los flujos de trabajo crear tareas automáticamente?

Sí. Las reglas de automatización pueden crear y asignar tareas cuando ocurren cosas (un prospecto nuevo, un cambio de estado, una fecha que se acerca) con el título y la fecha de vencimiento ya rellenados.

¿Se avisa a la gente antes de que venza una tarea?

Sí. Las notificaciones de vencimiento llegan a los responsables, en la aplicación, por correo o por WhatsApp, según las preferencias de notificación de cada persona.

¿Podemos registrar tiempo y estimaciones en las tareas?

Sí. Las tareas llevan una estimación original, una estimación restante, el tiempo dedicado y puntos de historia, para los equipos que planifican y miden su trabajo.

¿Hay un informe de tareas?

Sí. Un informe de tareas enumera las tareas abiertas y atrasadas, y un informe de carga de trabajo muestra cómo se reparten en el equipo.

Una sola plataforma

Funciona bien con el resto.

Tareas comparte sus registros con cualquier otro módulo que active: sin conectores, sin volver a escribir nada.

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Ponga Tareas a trabajar.

Cuéntenos a qué se dedica su negocio. Le mostramos este módulo en vivo — solo o junto al resto — y le recomendamos después el plan que mejor encaja.

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