Alquileres

Todo lo que alquila, controlado hasta que vuelve.

Inmuebles y cualquier otro activo: cámaras, coches, andamios, salones. Flowyana controla lo que existe, lo que está disponible, lo que está fuera y con quién, y cuándo debe volver. Sin alquilar dos veces lo mismo y sin equipos perdidos.

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Registro de inmuebles y de cualquier activo
Disponibilidad con bloqueo de reservas duplicadas
Ciclo de vida completo: reservado, fuera, devuelto
Informes de alquiler por periodo y sucursal

¿Qué es Alquileres en Flowyana?

Flowyana Alquileres es un software de gestión de alquileres de equipos y activos, y de inmuebles. Mantiene un registro de todo lo que alquila, bloquea las reservas duplicadas, factura cada periodo como una factura real, trata correctamente las fianzas y conserva un historial completo de cada cliente. Encaja con empresas de alquiler de maquinaria, de coches y de equipos, proveedores de eventos y propietarios de los EAU, Arabia Saudí y todo el Golfo.

La mayoría de los negocios de alquiler empiezan con una hoja de cálculo y un grupo de WhatsApp. Funciona hasta que dos personas prometen el mismo generador para el mismo fin de semana, o se devuelve la fianza de una cámara que volvió rota. Flowyana sustituye la hoja de cálculo por un contrato para cada alquiler. Cada contrato indica el cliente, las unidades, las fechas, el precio, la fianza y las condiciones de facturación, y el sistema comprueba la disponibilidad antes de guardar.

Como Alquileres funciona en la misma plataforma que ventas, contabilidad y CRM, no se vuelve a teclear nada. Un periodo de alquiler genera una factura de venta. Los cobros se aplican a esa factura. Una fianza se contabiliza como dinero que debe devolver, no como ingreso. Y cada contrato está en la ficha del cliente, así que la próxima vez que llame puede ver qué alquiló, qué pagó y cómo devolvió el equipo.

Puede empezar solo con Alquileres y añadir contabilidad, CRM o cualquier otra cosa cuando lo necesite. El software de alquiler funciona igual tanto si alquila andamios por días como pisos por años.

Qué hace

Alquileres, en la práctica.

Un solo registro, cualquier activo

Los inmuebles tienen su propio lugar, y también todo lo demás: vehículos, equipos, espacios. Si lo alquila, es un activo de alquiler.

Una disponibilidad fiable

El sistema impide prometer la misma unidad dos veces: la disponibilidad se impone, no se espera.

Ciclo de vida, no conjeturas

Cada unidad pasa por reservado, fuera y devuelto: siempre sabe dónde están sus activos.

El arrendatario, registrado

Los alquileres se vinculan a las mismas fichas de cliente que todo lo demás, con su historial.

Informes de empresa

Los informes de alquiler totalizan la actividad por periodo y sucursal, para que la utilización deje de ser una impresión.

Una facturación que funciona sola

Plazo fijo o recurrente, por adelantado o a periodo vencido, con prorrateo, periodos de carencia, días de gracia, recargos por demora y renovación automática: cada periodo genera una factura de venta real.

Fianzas contabilizadas

Las fianzas se mantienen como pasivo y se liquidan o reembolsan en la devolución; un contrato de alquiler se imprime con su plantilla.

¿Solo necesita este módulo?

Encuentre Alquileres en los planes del producto que gestiona: dos o tres planes por producto, con usuarios y sucursales incluidos. Añada un usuario o una sucursal más cuando quiera.

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Cómo funciona

Alquileres, paso a paso.

1
Registre lo que alquila
Añada inmuebles con sus unidades y activos de alquiler para todo lo demás: vehículos, máquinas, cámaras, herramientas, salones. Cada activo muestra si está libre, fuera o fuera en parte por cantidad.
2
Redacte el contrato
Elija el cliente, las unidades, las fechas de inicio y fin, el precio y la fianza. Elija un plazo fijo o un alquiler periódico, y facture por adelantado o a periodo vencido. Flowyana rechaza una unidad que ya está prometida para esas fechas.
3
Entregue y facture
Registre la salida del alquiler cuando el cliente lo recoge. La fianza se registra como retenida. Cada periodo de facturación genera por sí solo una factura de venta, con prorrateo, periodos de carencia y recargos por demora aplicados como los haya fijado.
4
Recupérelo y liquide
Registre la devolución por unidad, con la cantidad y el estado en que volvió. Añada cargos por daños u otros, liquide o descuente la fianza y cierre el contrato. Toda la historia queda en la ficha del cliente.

En detalle

Más de cerca.

Cómo seguir el historial de clientes en un negocio de alquiler

Seguir a los clientes en un negocio de alquiler significa saber, antes de entregar nada, cómo se ha comportado antes este arrendatario. En Flowyana cada contrato de alquiler está vinculado a la ficha del cliente, la misma ficha que usan sus ventas, facturas y CRM. Abra cualquier contrato y su extracto enumera cada factura, cobro y nota de crédito, con la fianza al lado. Abra el informe de alquileres y los clientes aparecen ordenados por número de alquileres, importe facturado e importe pendiente.

Todos los contratos de un cliente, pasados y actuales, vinculados a una sola ficha
Un extracto por contrato: facturas, cobros, notas de crédito y la fianza como línea informativa
El estado de devolución que anotó para cada unidad, guardado en el contrato
Cargos por daños, penalizaciones y descuentos de la fianza desglosados, no enterrados en un total
Un informe de alquileres que ordena a los clientes por alquileres, facturado y pendiente
Notas, comentarios y archivos en el cliente, para que el equipo comparta lo que sabe

Disponibilidad para el alquiler de equipos y activos

La reserva duplicada es el error más caro en el alquiler de equipos, porque se descubre la mañana del trabajo. Flowyana compara cada contrato con las fechas y cantidades ya prometidas. Una unidad reservada o fuera durante un periodo que se solapa no puede entregarse a otra persona. Los activos que se alquilan por cantidad, como 40 sillas o 12 marcos de andamio, controlan cuántos están fuera y cuántos libres. El estado de un activo se calcula a partir de sus contratos vigentes, así que nadie tiene que acordarse de volver a ponerlo como “disponible”.

Comprobación de solapamiento de fechas y cantidades antes de guardar un contrato
Cantidad libre por activo, para lo que alquila en grandes cantidades
Devoluciones parciales: recoja 30 de 40 sillas y el resto sigue fuera
Estados desde borrador y reservado hasta activo, preaviso, completado, rescindido o cancelado

Facturación recurrente de alquileres

La facturación del alquiler sigue el contrato, no un recordatorio en el teléfono de alguien. Elija la frecuencia y el día de facturación, y si factura por adelantado o a periodo vencido. El primer y el último periodo pueden prorratearse, y un periodo de carencia omite la facturación hasta la fecha que fije. Cuando vence un periodo, Flowyana genera una factura de venta con impuestos, lista para enviar o cobrar. Puede omitir un periodo, emitir una factura puntual por cargos extra y ver todo el calendario de facturación antes de que se ejecute.

Ciclos diarios, semanales, mensuales, trimestrales o anuales, por adelantado o a periodo vencido
Prorrateo del primer y el último periodo, y periodos de carencia
Días de gracia y después un recargo por demora fijo o porcentual, fijado en cada contrato al crearlo
Renovación automática, con cada renovación vinculada al contrato del que procede

Fianzas que quedan fuera de sus ingresos

Una fianza no es un ingreso, y tratarla como tal falsea su beneficio y complica los reembolsos. Flowyana registra la fianza al entregar el alquiler y la mantiene como pasivo, dinero que debe devolver. Cuando se cierra el contrato, la liquida: la reembolsa entera o descuenta antes los daños o cargos impagados. La fianza aparece en el extracto del contrato como línea informativa, para que el cliente la vea sin que cambie su saldo.

Fianza como importe fijo o como un número de meses de alquiler
Retenida y luego liquidada, con la contabilización hecha automáticamente
Descuentos de la fianza registrados como su propia línea de cargo

Alquiler de inmuebles y preaviso de arrendamiento

Para propietarios y administradores de fincas, un arrendamiento es un alquiler largo con plazos de preaviso. Flowyana gestiona ambos extremos. Registre cuándo se notificó el preaviso y cuántos días dura, y el contrato pasa a estado de preaviso para destacar. Rescinda antes de tiempo con un motivo o prorrogue cuando el inquilino se queda. Los cargos desglosados cubren alquiler, mantenimiento, servicios, aparcamiento, suministros y seguro, cada uno facturado una vez o con su propio ciclo. Los recordatorios de alquiler y las alertas de próximos vencimientos indican a su equipo qué requiere atención esta semana.

Plazo de preaviso, fecha de preaviso y motivo de rescisión en el contrato
Prorrogue o renueve sin volver a teclear el contrato
Cargos por alquiler, mantenimiento, servicios, aparcamiento, suministros y seguro
Contrato de alquiler impreso con su propia plantilla, en árabe e inglés si lo desea

Lo que ve en el panel de alquileres

Los propietarios quieren una respuesta cada mañana: qué está fuera, qué debe volver y quién debe dinero. El panel de alquileres tiene widgets de utilización, contratos que vencen pronto, facturas de alquiler vencidas, fianzas retenidas y una lista de “requiere atención”. El informe de alquileres añade los días alquilados y los ingresos por activo, para que vea qué equipo se paga solo y cuál se queda en la estantería. Cada informe se filtra por sucursal y se exporta a Excel o PDF.

Utilización, próximos vencimientos, facturas vencidas y fianzas retenidas
Activos principales por días alquilados e ingresos
Clientes principales por alquileres, facturado y pendiente

Para quién

Negocios que funcionan con Alquileres.

Empresas de alquiler de maquinaria

Generadores, andamios, herramientas eléctricas y equipos de elevación, alquilados por días o por cantidad, con el estado de devolución registrado y los daños cobrados antes de devolver la fianza.

Alquiler de coches y vehículos

Cada vehículo es un activo de alquiler con su propia disponibilidad. Los contratos diarios o mensuales se facturan solos, y las devoluciones tardías aplican el recargo que usted fije.

Proveedores de eventos y fiestas

Sillas, mesas, carpas, iluminación y sonido alquilados en grandes cantidades. La cantidad libre por activo evita prometer 200 sillas cuando hay 150 en el almacén.

Propietarios y administradores de fincas

Villas, pisos, locales y oficinas como inmuebles con unidades. Facturas de alquiler mensuales, fianzas como pasivo, plazos de preaviso y renovaciones.

Alquiler de cámaras y audiovisuales

Equipo de alto valor que debe volver como salió. Los alquileres anteriores del cliente y las notas de devolución están registrados antes de entregar la siguiente reserva.

Locales y espacios de coworking

Salones, puestos y salas de reuniones alquilados por periodos, con cargos por servicios y aparcamiento facturados en el mismo contrato.

Preguntas

Preguntas sobre alquileres.

¿Cómo sigo el historial de clientes en mi negocio de alquiler?

Cada contrato de alquiler está vinculado a la ficha del cliente. Cada contrato tiene un extracto de facturas, cobros, notas de crédito y la fianza, además del estado en que volvió cada unidad. El informe de alquileres ordena a los clientes por alquileres, importe facturado e importe pendiente.

¿Es Flowyana un software de alquiler de equipos o de gestión de inmuebles?

Ambos. Los inmuebles con unidades vienen integrados para propietarios, y los activos de alquiler cubren todo lo demás: vehículos, máquinas, cámaras, mobiliario y espacios. Un solo sistema trata igual una villa y un generador.

¿Cómo evita las reservas duplicadas?

Antes de guardar un contrato, Flowyana comprueba las fechas y cantidades ya prometidas. Una unidad reservada o fuera durante un periodo que se solapa no puede entregarse a otra persona, y los artículos por cantidad controlan cuántos están libres.

¿Puedo registrar daños cuando vuelve un equipo?

Sí. Al recibir una devolución anota el estado de cada unidad y puede añadir al contrato un cargo por daños, una penalización o un descuento de la fianza. Esos cargos se facturan como cualquier otro.

¿Cómo se gestionan las fianzas?

La fianza se registra al entregar y se mantiene como dinero que se debe devolver al cliente, no como ingreso. Al final la reembolsa o descuenta antes los cargos y reembolsa el resto.

¿La facturación de alquileres funciona sola?

Sí. Fije el ciclo, el día de facturación y si factura por adelantado o a periodo vencido. Cada periodo genera por sí solo una factura de venta, con prorrateo, periodos de carencia, días de gracia y recargos por demora aplicados según lo acordado.

¿Es adecuado para negocios de alquiler de Dubái y el resto de los EAU?

Sí. Las facturas llevan el IVA de los EAU al tipo que fije, los importes usan los decimales de su moneda, y contratos y facturas pueden imprimirse con etiquetas en árabe e inglés lado a lado. Lo mismo vale para Arabia Saudí, Omán y Baréin.

¿Pueden los clientes devolver parte de un alquiler antes de tiempo?

Sí. Las devoluciones se registran por unidad y por cantidad, así que un cliente puede devolver algunos artículos y mantener el resto fuera con el mismo contrato.

Solo queremos gestión de alquileres. ¿Podemos contratar solo eso?

Sí. Alquileres tiene sus propios tres planes publicados, así que puede empezar solo con alquileres. Añada contabilidad, CRM u otros módulos más adelante, o nunca.

Una sola plataforma

Funciona bien con el resto.

Alquileres comparte sus registros con cualquier otro módulo que active: sin conectores, sin volver a escribir nada.

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Ponga Alquileres a trabajar.

Cuéntenos a qué se dedica su negocio. Le mostramos este módulo en vivo — solo o junto al resto — y le recomendamos después el plan que mejor encaja.

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