Automatización

El trabajo repetitivo, funcionando solo.

Los flujos de trabajo vigilan lo que pasa en su negocio (un registro creado, un estado que cambia) y actúan según sus reglas: asignar, avisar a alguien, hacer el seguimiento. Configúrelo una vez; nunca se le olvida.

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Disparadores en los eventos que importan
Acciones: asignar, avisar, actualizar
Reglas definidas por usted, no por código
Funciona en todos los módulos que usa

¿Qué es Automatización en Flowyana?

Flowyana Automatización es automatización de flujos de trabajo sin código, integrada en su software de gestión. Una regla vigila un módulo, como prospectos, facturas, tickets o alquileres, y cuando un registro se crea, cambia o llega a una fecha, asigna a alguien, actualiza un campo, añade una tarea o envía un correo, un mensaje de WhatsApp o un aviso. Los propietarios y responsables del Golfo la configuran por sí mismos, sin un desarrollador.

Todos los negocios tienen una lista de cosas que alguien debe recordar. Volver a llamar al prospecto mañana. Recordar al cliente tres días antes de que termine el alquiler. Avisar al propietario cuando se paga una factura grande. Pasar los tickets nuevos al responsable de soporte. La lista vive en la cabeza de la gente, así que funciona los días buenos y falla los días de mucho trabajo.

Una regla en Flowyana es esa lista, escrita una sola vez. Usted elige el módulo y el momento: cuando se crea un registro, cuando un campo pasa de un valor a otro, cada día laborable a las nueve, o un número de días antes de una fecha del registro. Añade condiciones y luego las acciones se ejecutan, en orden, con esperas opcionales entre ellas.

Como las reglas están sobre los mismos registros que sus ventas, stock, CRM y RR. HH., no necesitan conectores para mantenerse al día. Y cuando otro sistema necesita saberlo, una regla también puede enviarle los datos.

Qué hace

Automatización, en la práctica.

Basado en eventos

Los flujos se activan cuando las cosas ocurren de verdad (un registro creado, un estado que cambia), no cuando alguien se acuerda.

Acciones que importan

Asignar registros, enviar avisos, actualizar campos, crear seguimientos: lo que su equipo hoy hace a mano.

Sus reglas, en claro

Condiciones y acciones se configuran, no se programan: quien conoce el proceso puede automatizarlo.

En toda la plataforma

Como los módulos comparten un mismo modelo de datos, un flujo puede vigilar ventas y actuar en tareas, o vigilar tickets y avisar a los responsables.

Coherente por defecto

Una regla automatizada se ejecuta igual cada vez: el proceso deja de depender de quién esté de turno.

Con calendario y por canal

Las reglas pueden ejecutarse cada mañana o días antes de un vencimiento, enviar un mensaje de WhatsApp o un correo, y probarse con un registro antes de activarse.

Cómo obtenerlo

La automatización viene con ERP Growth y ERP Business, con el plan Growth de Retail y Restaurant, y con el plan superior de Accounting, CRM, Support y HR & Payroll.

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Cómo funciona

Automatización, paso a paso.

1
Elija el módulo y el momento
Elija qué vigila la regla, como prospectos o facturas, y cuándo se activa: al crear, al actualizar, al eliminar, cuando cambia un campo, según un calendario o a mano.
2
Añada condiciones
Acótela con condiciones agrupadas como “todas” o “cualquiera”: estado cambiado a ganado, importe superior a una cifra, fecha de vencimiento anterior a hoy, origen que contiene “Instagram”.
3
Elija las acciones
Asigne un usuario, rellene un campo, cree una tarea o una nota, envíe un correo, un mensaje de WhatsApp o un aviso en la aplicación, llame a un webhook y espere entre pasos si lo necesita.
4
Pruébela y actívela
Pruebe la regla con un registro real para ver lo que haría sin hacerlo. Actívela y lea cada ejecución en su historial.

En detalle

Más de cerca.

Disparadores: eventos, cambios de campo y calendarios

Una regla puede activarse cuando un registro se crea, se actualiza o se elimina, o solo cuando cambia un campo concreto, opcionalmente de un valor a otro, como un negocio que pasa a “Ganado”. Las reglas programadas se ejecutan según un calendario repetitivo, como cada mañana a las ocho o cada lunes, y pueden revisar todos los registros del módulo cada vez. Las reglas de fecha se activan un número fijo de días antes o después de una fecha del registro, a la hora que elija, lo que encaja con renovaciones, vencimientos y caducidades. Una regla manual se ejecuta cuando alguien hace clic en ella.

Al crear, actualizar, eliminar o cambiar un campo
Cambiado desde y cambiado a un valor concreto
Calendarios repetitivos, opcionalmente revisando todos los registros
Días antes o después de un campo de fecha, a una hora fija

Condiciones y fórmulas sin código

Las condiciones comparan un campo con un valor, con otro campo del mismo registro o con una fórmula. Agrúpelas como “todas” o “cualquiera”, y anide grupos dentro de grupos para reglas como “alto valor y (vencido o en disputa)”. Los operadores incluyen igual a, mayor que, contiene, empieza por, está vacío, ha cambiado, cambiado desde y cambiado a. Las fórmulas cubren el cálculo y el texto de cada día: IF, ROUND, MIN, MAX, TODAY, NOW, DATE_ADD, DAYS_BETWEEN, CONCAT, UPPER y más. Una fórmula que no se puede interpretar se rechaza al guardar, no al ejecutarse.

Grupos anidados de “todas” y “cualquiera”
Comparación con un valor, otro campo o una fórmula
Cálculo de fechas con TODAY, DATE_ADD y DAYS_BETWEEN
Fórmulas comprobadas al guardar la regla

Acciones: asignar, actualizar, hacer seguimiento y avisar

Una regla puede ejecutar varias acciones en orden. Asigne el registro a un usuario. Rellene un campo con un valor o con el resultado de una fórmula. Cree una tarea con responsable y fecha de vencimiento, o añada una nota al registro. Envíe un aviso en la aplicación, un correo o un mensaje de WhatsApp, con campos del registro insertados en el texto, como el nombre del cliente o el total de la factura. Añada una espera de minutos, horas o días entre acciones, para que un seguimiento salga dos días después del primer mensaje.

Asignar un usuario o rellenar un campo
Crear una tarea o una nota
Correo, WhatsApp y avisos en la aplicación con campos insertados
Esperas entre pasos, de hasta 30 días

Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo

Las primeras reglas que piden los propietarios son recordatorios: un aviso de alquiler antes del vencimiento, un seguimiento de una cotización sin respuesta, un mensaje cuando se completa una orden de trabajo. Los mensajes a su equipo pueden salir al instante. Los mensajes a clientes salen a través de su propia cuenta de correo conectada o de su número de WhatsApp Business, así que vienen de usted, y un límite diario de envíos protege su número frente a una regla que se active más a menudo de lo previsto.

Recordatorios un número de días antes de un vencimiento
Seguimientos tras una espera
Mensajes a clientes desde su propio correo o WhatsApp
Un límite diario de envíos por canal

Webhooks: envíe los datos a otro sistema

Cuando un sistema externo necesita saberlo, una regla puede llamar a un webhook: envía los datos del registro, y opcionalmente lo que cambió, a una dirección que usted indica. Cada llamada va firmada con un secreto que usted fija, para que el sistema receptor pueda comprobar que de verdad viene de su espacio de trabajo. Las llamadas se ponen en cola y se reintentan en segundo plano, así que un receptor lento nunca retiene a la persona que guarda el registro.

Envío de los datos y los cambios del registro a su propia dirección
Firmado con su secreto
Cabeceras personalizadas cuando el receptor las necesita
Entregado en segundo plano

Salvaguardas, pruebas e historial de ejecuciones

La automatización nunca debe estropear su contabilidad. Una regla no puede modificar campos que solo cambian mediante su propia acción, como contabilizar una factura, aprobar un documento o cerrar un pedido; eso sigue necesitando a una persona y el botón correcto. Antes de activar una regla, pruébela con un registro real y vea qué condiciones se cumplieron y qué haría cada acción, sin hacerlo. Después, cada ejecución queda registrada con su resultado, y una regla puede detenerse en el primer error.

Estados y cifras calculadas por el sistema protegidos frente a las reglas
Prueba en seco con un registro real
Historial de ejecuciones con el resultado de cada acción
Orden de ejecución y detención ante error por regla

Para quién

Negocios que funcionan con Automatización.

Equipos de ventas

Asigne prospectos nuevos, cree una tarea para volver a llamar mañana y avise al propietario cuando se gana un negocio.

Empresas de alquiler y arrendamiento

Envíe un recordatorio por WhatsApp siete días antes de que termine un alquiler, y otro el día en que vence la renta.

Mesas de soporte

Fije la prioridad de los tickets nuevos según su categoría, asígnelos y avise al responsable cuando uno sigue abierto después de un día.

Talleres de servicio y reparación

Envíe un mensaje al cliente cuando se completa una orden de trabajo y añada una tarea de seguimiento para una llamada una semana después.

Finanzas y contabilidad

Avise al propietario cuando se paga una factura grande, y diga cada mañana al cobrador qué facturas han vencido.

Empresas con otros sistemas

Envíe los clientes nuevos o las facturas pagadas a otro sistema que utilice mediante un webhook firmado.

Preguntas

Preguntas sobre automatización.

¿Qué puede activar un flujo de trabajo?

La creación, actualización o eliminación de un registro; el cambio de un campo concreto, opcionalmente de un valor a otro; un calendario repetitivo; un número de días antes o después de una fecha del registro; o una persona que ejecuta la regla a mano.

¿Necesitamos un desarrollador para configurar automatizaciones?

No. Las reglas se crean en pantalla: elija el módulo y el disparador, añada condiciones y elija acciones. Las fórmulas usan funciones sencillas como IF, ROUND y DAYS_BETWEEN, y cada regla puede probarse antes de activarse.

¿Qué módulos se pueden automatizar?

Cualquier módulo activado en su espacio de trabajo, incluidos prospectos, negocios, clientes, facturas, órdenes de compra, tickets, alquileres, reservas, órdenes de trabajo y registros de RR. HH. Una regla vigila un módulo y puede crear tareas o notas como parte de sus acciones.

¿Puedo enviar recordatorios automáticos por WhatsApp a clientes?

Sí, cuando su número de WhatsApp Business está conectado. Una regla puede enviar un mensaje de WhatsApp un número de días antes de un vencimiento, tras un cambio de estado o después de una espera, con los datos del cliente insertados.

¿Puede un flujo enviar correos?

Sí. Los correos a su equipo salen al instante; los correos a clientes salen a través de su propia cuenta de correo conectada, así que vienen de su dirección.

¿Puede la automatización conectarse con otro software?

Sí, mediante una acción de webhook. La regla envía los datos del registro a una dirección que usted indica, firmados con su secreto, para que el otro sistema actúe en consecuencia.

¿Puede una regla contabilizar o aprobar documentos?

No. Contabilizar, aprobar, cancelar y cerrar siguen en manos de las personas y sus botones. Las reglas pueden asignar, actualizar campos normales, avisar y hacer seguimiento, pero nunca mover esos estados.

¿Cómo sé que una regla funcionó?

Cada ejecución queda registrada con su resultado y el de cada acción. Antes de activar una regla, puede probarla con un registro real y ver lo que haría.

Una sola plataforma

Funciona bien con el resto.

Automatización comparte sus registros con cualquier otro módulo que active: sin conectores, sin volver a escribir nada.

CRM Ventas y facturación Mesa de soporte RR. HH. y nómina Todas las funciones →

Ponga Automatización a trabajar.

Cuéntenos a qué se dedica su negocio. Le mostramos este módulo en vivo — solo o junto al resto — y le recomendamos después el plan que mejor encaja.

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