Automatisierung

Die Routinearbeit erledigt sich selbst.

Workflows beobachten, was in Ihrem Unternehmen geschieht – ein Datensatz wird angelegt, ein Status ändert sich – und handeln nach Ihren Regeln: zuweisen, jemanden benachrichtigen, nachfassen. Einmal eingerichtet, vergisst es nie etwas.

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Auslöser bei den Ereignissen, die zählen
Aktionen: zuweisen, benachrichtigen, aktualisieren
Regeln, die Sie festlegen, ohne Code
Funktioniert über die Module hinweg, die Sie nutzen

Was ist Automatisierung in Flowyana?

Flowyana Automatisierung ist Workflow-Automatisierung ohne Code, eingebaut in Ihre Unternehmenssoftware. Eine Regel beobachtet ein Modul, etwa Leads, Rechnungen, Tickets oder Vermietungen, und wenn ein Datensatz angelegt, geändert wird oder ein Datum erreicht, weist sie jemanden zu, aktualisiert ein Feld, legt eine Aufgabe an oder sendet eine E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder Benachrichtigung. Inhaber und Manager am Golf richten das selbst ein, ohne Entwickler.

Jedes Unternehmen hat eine Liste von Dingen, an die jemand denken soll. Den Lead morgen zurückrufen. Den Kunden drei Tage vor Mietende erinnern. Dem Inhaber Bescheid geben, wenn eine große Rechnung bezahlt ist. Neue Tickets an die Support-Leitung geben. Die Liste lebt in den Köpfen der Leute – an guten Tagen funktioniert sie, an vollen Tagen nicht.

Eine Regel in Flowyana ist genau diese Liste, einmal aufgeschrieben. Sie wählen das Modul und den Moment: wenn ein Datensatz angelegt wird, wenn sich ein Feld von einem Wert zu einem anderen ändert, jeden Werktag um neun oder eine Anzahl von Tagen vor einem Datum am Datensatz. Sie fügen Bedingungen hinzu, und dann laufen die Aktionen der Reihe nach ab, auf Wunsch mit Wartezeiten dazwischen.

Weil die Regeln auf denselben Datensätzen arbeiten wie Ihr Vertrieb, Lager, CRM und Personalbereich, brauchen sie keine Konnektoren, um im Takt zu bleiben. Und wenn ein anderes System Bescheid wissen muss, kann eine Regel die Angaben auch dorthin senden.

Was es leistet

Automatisierung in der Praxis.

Ereignisgesteuert

Workflows starten, wenn etwas tatsächlich geschieht – ein Datensatz wird angelegt, ein Status ändert sich –, nicht, wenn sich jemand erinnert.

Aktionen, die zählen

Datensätze zuweisen, Benachrichtigungen senden, Felder aktualisieren, Folgeaufgaben anlegen – die Handgriffe, die Ihr Team heute von Hand erledigt.

Ihre Regeln, ganz einfach

Bedingungen und Aktionen werden konfiguriert, nicht programmiert – wer den Prozess kennt, kann ihn automatisieren.

Über die ganze Plattform

Weil die Module ein gemeinsames Datenmodell teilen, kann ein Workflow den Vertrieb beobachten und in den Aufgaben handeln oder Tickets beobachten und Manager benachrichtigen.

Von Haus aus einheitlich

Eine automatisierte Regel läuft jedes Mal gleich ab – der Prozess hängt nicht mehr davon ab, wer gerade Schicht hat.

Nach Zeitplan, über jeden Kanal

Regeln können jeden Morgen oder einige Tage vor einem Fälligkeitsdatum laufen, eine WhatsApp-Nachricht oder E-Mail senden und vor dem Einschalten an einem Datensatz getestet werden.

So erhalten Sie es

Die Automatisierung ist in ERP Growth und ERP Business enthalten, im Growth-Tarif von Einzelhandel und Gastronomie sowie im höchsten Tarif von Buchhaltung, CRM, Support und Personal & Lohnabrechnung.

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So funktioniert es

Automatisierung, Schritt für Schritt.

1
Modul und Moment wählen
Wählen Sie, was die Regel beobachtet, etwa Leads oder Rechnungen, und wann sie startet: beim Anlegen, Ändern oder Löschen, wenn sich ein Feld ändert, nach Zeitplan oder von Hand.
2
Bedingungen hinzufügen
Grenzen Sie sie mit Bedingungen ein, gruppiert als „alle“ oder „eine von“: Status geändert auf gewonnen, Betrag über einem Wert, Fälligkeitsdatum vor heute, Quelle enthält „Instagram“.
3
Die Aktionen festlegen
Einen Benutzer zuweisen, ein Feld setzen, eine Aufgabe oder Notiz anlegen, eine E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder In-App-Benachrichtigung senden, einen Webhook aufrufen – und bei Bedarf zwischen den Schritten warten.
4
Testen, dann einschalten
Probieren Sie die Regel an einem echten Datensatz aus, um zu sehen, was sie tun würde, ohne es zu tun. Schalten Sie sie ein und lesen Sie jede Ausführung in ihrem Verlauf nach.

Im Detail

Genauer hingesehen.

Auslöser: Ereignisse, Feldänderungen und Zeitpläne

Eine Regel kann starten, wenn ein Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht wird, oder nur, wenn sich ein bestimmtes Feld ändert, optional von einem Wert zu einem anderen, etwa wenn ein Geschäft auf „Gewonnen“ wechselt. Geplante Regeln laufen nach einem wiederkehrenden Zeitplan, etwa jeden Morgen um acht oder jeden Montag, und können dabei jedes Mal alle Datensätze des Moduls prüfen. Datumsregeln starten eine festgelegte Anzahl von Tagen vor oder nach einem Datum am Datensatz, zur gewählten Uhrzeit – passend für Verlängerungen, Fälligkeiten und Abläufe. Eine manuelle Regel läuft, wenn jemand sie anklickt.

Beim Anlegen, Ändern, Löschen oder bei einer Feldänderung
Geändert von und geändert auf einen bestimmten Wert
Wiederkehrende Zeitpläne, optional mit Prüfung aller Datensätze
Tage vor oder nach einem Datumsfeld, zu einer festen Uhrzeit

Bedingungen und Formeln ohne Code

Bedingungen vergleichen ein Feld mit einem Wert, mit einem anderen Feld desselben Datensatzes oder mit einer Formel. Gruppieren Sie sie als „alle“ oder „eine von“ und verschachteln Sie Gruppen für Regeln wie „hoher Wert und (überfällig oder strittig)“. Zu den Operatoren gehören gleich, größer als, enthält, beginnt mit, ist leer, geändert, geändert von und geändert auf. Formeln decken die alltägliche Rechen- und Textarbeit ab: IF, ROUND, MIN, MAX, TODAY, NOW, DATE_ADD, DAYS_BETWEEN, CONCAT, UPPER und mehr. Eine Formel, die sich nicht lesen lässt, wird beim Speichern abgelehnt, nicht erst bei der Ausführung.

Verschachtelte Gruppen mit „alle“ und „eine von“
Vergleich mit einem Wert, einem anderen Feld oder einer Formel
Datumsrechnung mit TODAY, DATE_ADD und DAYS_BETWEEN
Formeln werden beim Speichern der Regel geprüft

Aktionen: zuweisen, aktualisieren, nachfassen und benachrichtigen

Eine Regel kann mehrere Aktionen der Reihe nach ausführen. Weisen Sie den Datensatz einem Benutzer zu. Setzen Sie ein Feld auf einen Wert oder das Ergebnis einer Formel. Legen Sie eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum an oder fügen Sie dem Datensatz eine Notiz hinzu. Senden Sie eine In-App-Benachrichtigung, eine E-Mail oder eine WhatsApp-Nachricht, mit Feldern aus dem Datensatz im Text, etwa dem Namen des Kunden oder dem Rechnungsbetrag. Fügen Sie zwischen Aktionen eine Wartezeit von Minuten, Stunden oder Tagen ein, damit ein Nachfassen zwei Tage nach der ersten Nachricht hinausgeht.

Einen Benutzer zuweisen oder ein Feld setzen
Eine Aufgabe oder Notiz anlegen
E-Mail, WhatsApp und In-App-Benachrichtigungen mit Feldern aus dem Datensatz
Wartezeiten zwischen Schritten, bis zu 30 Tage

Automatische Erinnerungen per WhatsApp und E-Mail

Die Regeln, nach denen Inhaber zuerst fragen, sind Erinnerungen: eine Mieterinnerung vor dem Fälligkeitsdatum, ein Nachfassen zu einem unbeantworteten Angebot, eine Nachricht, wenn ein Arbeitsauftrag erledigt ist. Nachrichten an Ihr Team können sofort hinausgehen. Nachrichten an Kunden gehen über Ihr eigenes verbundenes E-Mail-Konto oder Ihre WhatsApp-Business-Nummer, sodass sie von Ihnen kommen, und ein tägliches Versandlimit schützt Ihre Nummer vor einer Regel, die öfter auslöst als beabsichtigt.

Erinnerungen einige Tage vor einem Fälligkeitsdatum
Nachfassen nach einer Wartezeit
Kundennachrichten von Ihrer eigenen E-Mail oder WhatsApp-Nummer
Ein tägliches Versandlimit je Kanal

Webhooks: die Angaben an ein anderes System senden

Wenn ein externes System Bescheid wissen muss, kann eine Regel einen Webhook aufrufen: Sie sendet die Angaben des Datensatzes, optional auch die Änderungen, an eine von Ihnen angegebene Adresse. Jeder Aufruf wird mit einem von Ihnen festgelegten Geheimschlüssel signiert, sodass das empfangende System prüfen kann, ob er wirklich aus Ihrem Workspace stammt. Aufrufe werden im Hintergrund eingereiht und wiederholt, sodass ein langsamer Empfänger niemanden aufhält, der gerade einen Datensatz speichert.

Angaben und Änderungen des Datensatzes an Ihre eigene Adresse senden
Mit Ihrem Geheimschlüssel signiert
Eigene Header, wo der Empfänger sie braucht
Zustellung im Hintergrund

Schutzmechanismen, Tests und Ausführungsverlauf

Automatisierung darf Ihre Bücher nie beschädigen. Eine Regel kann keine Felder setzen, die sich nur über ihre eigene Aktion ändern, etwa das Buchen einer Rechnung, das Genehmigen eines Belegs oder das Abschließen eines Auftrags; dafür braucht es weiterhin einen Menschen und die richtige Schaltfläche. Bevor Sie eine Regel einschalten, testen Sie sie an einem echten Datensatz und sehen, welche Bedingungen erfüllt waren und was jede Aktion tun würde, ohne es zu tun. Danach wird jede Ausführung mit ihrem Ergebnis protokolliert, und eine Regel kann beim ersten Fehler anhalten.

Status und vom System geführte Werte vor Regeln geschützt
Probelauf an einem echten Datensatz
Ausführungsverlauf mit dem Ergebnis jeder Aktion
Ausführungsreihenfolge und Anhalten bei Fehler je Regel

Für wen

Unternehmen, die mit Automatisierung arbeiten.

Vertriebsteams

Neue Leads zuweisen, eine Rückrufaufgabe für morgen anlegen und den Inhaber benachrichtigen, wenn ein Geschäft gewonnen ist.

Vermietungs- und Leasingunternehmen

Eine WhatsApp-Erinnerung sieben Tage vor Mietende senden und eine weitere am Tag, an dem die Miete fällig ist.

Support-Desks

Die Priorität neuer Tickets nach Kategorie setzen, sie zuweisen und die Leitung alarmieren, wenn eines nach einem Tag noch offen ist.

Service- und Reparaturwerkstätten

Den Kunden benachrichtigen, wenn ein Arbeitsauftrag erledigt ist, und eine Folgeaufgabe für einen Kontrollanruf eine Woche später anlegen.

Finanzen und Buchhaltung

Den Inhaber benachrichtigen, wenn eine große Rechnung bezahlt ist, und dem Forderungsmanagement jeden Morgen mitteilen, welche Rechnungen überfällig geworden sind.

Unternehmen mit weiteren Systemen

Neue Kunden oder bezahlte Rechnungen über einen signierten Webhook an ein anderes System senden, das Sie betreiben.

Fragen

Gefragt zu automatisierung.

Was kann einen Workflow auslösen?

Das Anlegen, Ändern oder Löschen eines Datensatzes; die Änderung eines bestimmten Feldes, optional von einem Wert zu einem anderen; ein wiederkehrender Zeitplan; eine Anzahl von Tagen vor oder nach einem Datum am Datensatz; oder eine Person, die die Regel von Hand startet.

Brauchen wir einen Entwickler, um Automatisierungen einzurichten?

Nein. Regeln werden auf dem Bildschirm erstellt: Modul und Auslöser wählen, Bedingungen hinzufügen, Aktionen festlegen. Formeln nutzen einfache Funktionen wie IF, ROUND und DAYS_BETWEEN, und jede Regel lässt sich testen, bevor sie live geht.

Welche Module lassen sich automatisieren?

Jedes in Ihrem Workspace eingeschaltete Modul, darunter Leads, Geschäfte, Kunden, Rechnungen, Bestellungen, Tickets, Vermietungen, Buchungen, Arbeitsaufträge und Personaldaten. Eine Regel beobachtet ein Modul und kann als Teil ihrer Aktionen Aufgaben oder Notizen anlegen.

Kann ich Kunden automatische WhatsApp-Erinnerungen senden?

Ja, wenn Ihre WhatsApp-Business-Nummer verbunden ist. Eine Regel kann eine WhatsApp-Nachricht einige Tage vor einem Fälligkeitsdatum, nach einer Statusänderung oder nach einer Wartezeit senden, mit den Angaben des Kunden im Text.

Kann ein Workflow E-Mails senden?

Ja. E-Mails an Ihr Team gehen sofort hinaus; E-Mails an Kunden laufen über Ihr eigenes verbundenes E-Mail-Konto, sodass sie von Ihrer Adresse kommen.

Kann sich die Automatisierung mit anderer Software verbinden?

Ja, über eine Webhook-Aktion. Die Regel sendet die Angaben des Datensatzes an eine von Ihnen angegebene Adresse, signiert mit Ihrem Geheimschlüssel, sodass das andere System darauf reagieren kann.

Kann eine Regel Belege buchen oder genehmigen?

Nein. Buchen, Genehmigen, Stornieren und Abschließen bleiben bei Menschen und ihren Schaltflächen. Regeln können zuweisen, gewöhnliche Felder aktualisieren, benachrichtigen und nachfassen, diese Status aber nie ändern.

Woher weiß ich, dass eine Regel funktioniert hat?

Jede Ausführung wird mit ihrem Ergebnis und dem Ausgang jeder Aktion protokolliert. Bevor Sie eine Regel einschalten, können Sie sie an einem echten Datensatz testen und sehen, was sie tun würde.

Eine Plattform

Spielt gut mit dem Rest zusammen.

Automatisierung teilt seine Daten mit jedem anderen Modul, das Sie aktivieren — ohne Konnektoren, ohne erneute Eingabe.

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