Automatisation

Les tâches répétitives se font toutes seules.

Les workflows observent ce qui se passe dans votre activité (une fiche créée, un statut modifié) et agissent selon vos règles : attribuer, prévenir quelqu’un, relancer. Paramétrez une fois ; ils n’oublient jamais.

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Des déclencheurs sur les événements qui comptent
Des actions : attribuer, notifier, mettre à jour
Des règles définies par vous, sans code
Fonctionne sur tous les modules que vous utilisez

Qu’est-ce que Automatisation dans Flowyana ?

Flowyana Automatisation est une automatisation des workflows sans code, intégrée à votre logiciel de gestion. Une règle surveille un module, comme les prospects, les factures, les tickets ou les locations, et lorsqu’une fiche est créée, modifiée ou atteint une date, elle attribue quelqu’un, met à jour un champ, ajoute une tâche, ou envoie un e-mail, un message WhatsApp ou une notification. Les dirigeants et les responsables du Golfe la paramètrent eux-mêmes, sans développeur.

Chaque entreprise a une liste de choses dont quelqu’un est censé se souvenir. Rappeler le prospect demain. Prévenir le client trois jours avant la fin de la location. Informer le dirigeant quand une grosse facture est payée. Confier les nouveaux tickets au responsable du support. Cette liste vit dans la tête des gens : elle fonctionne les bons jours et échoue les jours chargés.

Une règle dans Flowyana, c’est cette liste, écrite une fois pour toutes. Vous choisissez le module et le moment : à la création d’une fiche, quand un champ passe d’une valeur à une autre, chaque jour de semaine à neuf heures, ou un certain nombre de jours avant une date de la fiche. Vous ajoutez des conditions, puis les actions s’exécutent, dans l’ordre, avec des temps d’attente facultatifs entre elles.

Comme les règles reposent sur les mêmes fiches que vos ventes, votre stock, votre CRM et vos RH, elles n’ont besoin d’aucun connecteur pour rester à jour. Et lorsqu’un autre système doit être informé, une règle peut aussi lui envoyer les informations.

Ce que ça fait

Automatisation, en pratique.

Piloté par les événements

Les workflows se déclenchent quand les choses se produisent réellement (une fiche créée, un statut modifié), pas quand quelqu’un s’en souvient.

Des actions qui comptent

Attribuer des fiches, envoyer des notifications, mettre à jour des champs, créer des relances : les gestes que votre équipe fait aujourd’hui à la main.

Vos règles, clairement

Conditions et actions se paramètrent, elles ne se programment pas : la personne qui connaît le processus peut l’automatiser.

Sur toute la plateforme

Comme les modules partagent les mêmes données, un workflow peut surveiller les ventes et agir dans les tâches, ou surveiller les tickets et prévenir les responsables.

Cohérent par défaut

Une règle automatisée s’exécute de la même manière à chaque fois : le processus ne dépend plus de qui est de service.

Selon un calendrier, sur un canal

Les règles peuvent s’exécuter chaque matin ou quelques jours avant une échéance, envoyer un message WhatsApp ou un e-mail, et être testées sur une fiche avant leur mise en service.

Comment l’obtenir

L’automatisation est incluse dans ERP Growth et ERP Business, dans le forfait Growth des gammes Commerce de détail et Restaurant, et dans le forfait le plus complet des gammes Comptabilité, CRM, Assistance et RH et paie.

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Comment ça marche

Automatisation, étape par étape.

1
Choisissez le module et le moment
Choisissez ce que la règle surveille, comme les prospects ou les factures, et quand elle se déclenche : à la création, à la modification, à la suppression, quand un champ change, selon un calendrier ou manuellement.
2
Ajoutez des conditions
Affinez avec des conditions regroupées en « toutes » ou « l’une des » : statut passé à gagné, montant supérieur à un seuil, échéance antérieure à aujourd’hui, source contenant « Instagram ».
3
Choisissez les actions
Attribuez un utilisateur, renseignez un champ, créez une tâche ou une note, envoyez un e-mail, un message WhatsApp ou une notification dans l’application, appelez un webhook, et ajoutez des temps d’attente entre les étapes si nécessaire.
4
Testez-la, puis activez-la
Essayez la règle sur une vraie fiche pour voir ce qu’elle ferait, sans le faire. Activez-la, et consultez chaque exécution dans son historique.

En détail

De plus près.

Déclencheurs : événements, changements de champ et calendriers

Une règle peut se déclencher quand une fiche est créée, modifiée ou supprimée, ou seulement quand un champ précis change, éventuellement d’une valeur à une autre, comme une affaire qui passe à « Gagnée ». Les règles planifiées s’exécutent selon un calendrier récurrent, par exemple chaque matin à huit heures ou chaque lundi, et peuvent vérifier toutes les fiches du module à chaque fois. Les règles de date se déclenchent un nombre de jours défini avant ou après une date de la fiche, à l’heure choisie, ce qui convient aux renouvellements, aux échéances et aux expirations. Une règle manuelle s’exécute quand quelqu’un clique dessus.

À la création, à la modification, à la suppression ou au changement d’un champ
Passé d’une valeur précise à une autre
Calendriers récurrents, avec vérification facultative de toutes les fiches
Jours avant ou après un champ de date, à une heure fixée

Conditions et formules sans code

Les conditions comparent un champ à une valeur, à un autre champ de la même fiche ou à une formule. Regroupez-les en « toutes » ou « l’une des », et imbriquez des groupes dans des groupes pour des règles comme « montant élevé et (en retard ou contesté) ». Les opérateurs incluent égal à, supérieur à, contient, commence par, est vide, a changé, a changé depuis et a changé vers. Les formules couvrent les calculs et le traitement de texte courants : IF, ROUND, MIN, MAX, TODAY, NOW, DATE_ADD, DAYS_BETWEEN, CONCAT, UPPER et d’autres. Une formule illisible est refusée à l’enregistrement, pas à l’exécution.

Groupes « toutes » et « l’une des » imbriqués
Comparaison à une valeur, à un autre champ ou à une formule
Calculs de dates avec TODAY, DATE_ADD et DAYS_BETWEEN
Formules vérifiées à l’enregistrement de la règle

Actions : attribuer, mettre à jour, relancer et notifier

Une règle peut exécuter plusieurs actions dans l’ordre. Attribuer la fiche à un utilisateur. Renseigner un champ avec une valeur ou le résultat d’une formule. Créer une tâche avec un responsable et une échéance, ou ajouter une note à la fiche. Envoyer une notification dans l’application, un e-mail ou un message WhatsApp, avec des champs de la fiche insérés dans le texte, comme le nom du client ou le total de la facture. Ajouter une attente de quelques minutes, heures ou jours entre les actions, pour qu’une relance parte deux jours après le premier message.

Attribuer un utilisateur ou renseigner un champ
Créer une tâche ou une note
Notifications par e-mail, WhatsApp et dans l’application avec champs insérés
Attentes entre les étapes, jusqu’à 30 jours

Rappels automatiques par WhatsApp et par e-mail

Les règles que les dirigeants demandent en premier sont des rappels : un rappel de loyer avant l’échéance, une relance sur un devis resté sans réponse, un message quand un ordre de travail est terminé. Les messages à votre équipe peuvent partir immédiatement. Les messages aux clients partent depuis votre propre compte e-mail connecté ou votre numéro WhatsApp Business : ils viennent de vous, et une limite d’envoi quotidienne protège votre numéro d’une règle qui se déclencherait plus souvent que prévu.

Rappels un certain nombre de jours avant une échéance
Relances après un temps d’attente
Messages aux clients depuis votre propre e-mail ou WhatsApp
Une limite d’envoi quotidienne par canal

Webhooks : envoyer les informations à un autre système

Lorsqu’un système extérieur doit être informé, une règle peut appeler un webhook : elle envoie les informations de la fiche, et éventuellement ce qui a changé, à une adresse que vous indiquez. Chaque appel est signé avec un secret que vous définissez, pour que le système destinataire puisse vérifier qu’il provient bien de votre espace de travail. Les appels sont mis en file d’attente et relancés en arrière-plan : un destinataire lent ne bloque jamais la personne qui enregistre la fiche.

Envoi des informations et des modifications de la fiche à votre propre adresse
Signé avec votre secret
En-têtes personnalisés lorsque le destinataire en a besoin
Livré en arrière-plan

Garde-fous, tests et historique des exécutions

L’automatisation ne doit jamais casser votre comptabilité. Une règle ne peut pas modifier les champs qui ne changent que par leur propre action, comme la comptabilisation d’une facture, l’approbation d’un document ou la clôture d’une commande : ceux-ci exigent toujours une personne et le bon bouton. Avant d’activer une règle, testez-la sur une vraie fiche et voyez quelles conditions sont remplies et ce que ferait chaque action, sans le faire. Ensuite, chaque exécution est journalisée avec son résultat, et une règle peut s’arrêter à la première erreur.

Statuts et chiffres calculés par le système protégés des règles
Test à blanc sur une vraie fiche
Historique des exécutions avec le résultat de chaque action
Ordre d’exécution et arrêt sur erreur par règle

Pour qui

Les entreprises qui tournent avec Automatisation.

Équipes commerciales

Attribuez les nouveaux prospects, créez une tâche de rappel pour le lendemain et prévenez le dirigeant quand une affaire est gagnée.

Entreprises de location et de crédit-bail

Envoyez un rappel WhatsApp sept jours avant la fin d’une location, et un autre le jour où le loyer est dû.

Services d’assistance

Définissez la priorité des nouveaux tickets selon leur catégorie, attribuez-les, et alertez le responsable quand l’un d’eux est encore ouvert après une journée.

Ateliers de service et de réparation

Envoyez un message au client quand un ordre de travail est terminé, et ajoutez une tâche d’appel de suivi une semaine plus tard.

Finance et comptabilité

Prévenez le dirigeant quand une grosse facture est payée, et indiquez chaque matin au chargé de recouvrement quelles factures sont passées en retard.

Entreprises dotées d’autres systèmes

Envoyez les nouveaux clients ou les factures payées vers un autre système que vous utilisez, par un webhook signé.

Questions

Questions sur automatisation.

Qu’est-ce qui peut déclencher un workflow ?

La création, la modification ou la suppression d’une fiche ; le changement d’un champ précis, éventuellement d’une valeur à une autre ; un calendrier récurrent ; un nombre de jours avant ou après une date de la fiche ; ou une personne qui exécute la règle manuellement.

Faut-il un développeur pour paramétrer les automatisations ?

Non. Les règles se construisent à l’écran : choisissez le module et le déclencheur, ajoutez des conditions, choisissez les actions. Les formules utilisent des fonctions simples comme IF, ROUND et DAYS_BETWEEN, et chaque règle peut être testée avant sa mise en service.

Quels modules peuvent être automatisés ?

Tout module activé dans votre espace de travail, notamment les prospects, les affaires, les clients, les factures, les bons de commande, les tickets, les locations, les réservations, les ordres de travail et les fiches RH. Une règle surveille un module et peut créer des tâches ou des notes dans le cadre de ses actions.

Puis-je envoyer des rappels WhatsApp automatiques aux clients ?

Oui, lorsque votre numéro WhatsApp Business est connecté. Une règle peut envoyer un message WhatsApp un certain nombre de jours avant une échéance, après un changement de statut ou après un temps d’attente, avec les informations du client insérées.

Un workflow peut-il envoyer des e-mails ?

Oui. Les e-mails destinés à votre équipe partent immédiatement ; ceux destinés aux clients passent par votre propre compte e-mail connecté : ils viennent de votre adresse.

L’automatisation peut-elle se connecter à d’autres logiciels ?

Oui, par une action webhook. La règle envoie les informations de la fiche à une adresse que vous indiquez, signées avec votre secret, pour que l’autre système puisse agir.

Une règle peut-elle comptabiliser ou approuver des documents ?

Non. La comptabilisation, l’approbation, l’annulation et la clôture restent entre les mains des personnes et de leurs boutons. Les règles peuvent attribuer, mettre à jour des champs ordinaires, notifier et relancer, mais jamais modifier ces statuts.

Comment savoir si une règle a fonctionné ?

Chaque exécution est journalisée avec son résultat et celui de chaque action. Avant d’activer une règle, vous pouvez la tester sur une vraie fiche et voir ce qu’elle ferait.

Une seule plateforme

S’entend bien avec le reste.

Automatisation partage ses données avec chaque autre module que vous activez — sans connecteur, sans ressaisie.

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Mettez Automatisation au travail.

Dites-nous ce que fait tourner votre entreprise. Nous vous montrerons ce module en direct — seul ou avec le reste — puis vous recommanderons le forfait adapté.

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