Einkaufen mit lückenlosem Nachweis.

Bestellungen, Wareneingänge und Lieferantenrechnungen

Wareneingänge sind optional. Prüft Ihr Lagerist Lieferungen, bevor die Rechnung kommt, schalten Sie sie ein: Der Bestand kommt mit dem Wareneingang herein, und die Rechnung folgt. Kaufen Sie über die Theke und erhalten die Rechnung sofort, lassen Sie sie aus, und die Rechnung bucht die Ware direkt ein. In beiden Fällen ist die Rechnung auf das begrenzt, was angenommen und noch nicht berechnet wurde. Bei Dienstleistungen oder bei einem Lieferanten, der immer vor der Lieferung abrechnet, ist die Grenze stattdessen die bestellte Menge. Der Bericht „angenommen, nicht berechnet“ listet Lieferungen, die noch auf eine Rechnung warten.

• Optionale Wareneingänge, je Workspace eingeschaltet
• Rechnungen begrenzt auf angenommen abzüglich bereits berechnet
• Lieferanten als vorab abrechnend markierbar
• Berichte zu offenen Wareneingängen und „angenommen, nicht berechnet“

Bezugskosten: Fracht und Zoll in den Produktkosten

Der Preis auf der Lieferantenrechnung ist selten das, was die Ware Sie wirklich kostet. Fügen Sie einer Rechnung Fracht, Zoll, Abfertigung oder Versicherung als Kostenzeilen hinzu, und Flowyana verteilt sie nach Wert oder Menge auf die angenommene Ware. Auch eine separate Ausgabe, etwa die Rechnung eines Zollagenten, lässt sich den Kosten eines Wareneingangs zuschlagen. Weicht der Rechnungspreis vom angenommenen Preis ab, werden die Produktkosten angepasst. Bestandsbewertung und Bruttomarge spiegeln dann die tatsächlichen Kosten wider.

• Fracht, Zoll und weitere Kostenzeilen auf einer Rechnung
• Verteilt nach Wert oder nach Menge
• Ausgaben den Kosten eines Wareneingangs zugeschlagen
• Kosten korrigiert, wenn der berechnete Preis abweicht

Einkaufsretouren und Belastungsanzeigeen

Eine Retoure an einen Lieferanten nimmt die Ware aus dem Bestand und erstellt automatisch eine Belastungsanzeige, die Verbindlichkeit und Vorsteuer umkehrt. Beschädigte Ware wird zeilenweise behandelt. Eine Belastungsanzeige kann auch eigenständig erstellt werden, gegen eine Rechnungszeile oder als Pauschalbetrag, etwa bei einer Minderlieferung oder einem Preisstreit. Verrechnen Sie sie mit den offenen Rechnungen des Lieferanten oder erfassen Sie die Erstattung, wenn der Lieferant zurückzahlt.

• Retouren, die ihre eigene Belastungsanzeige erstellen
• Belastungsanzeigeen zeilenweise oder als Pauschalbetrag
• Mit Rechnungen verrechnet oder vom Lieferanten erstattet

Mehrwertsteuer und Quellensteuer im Einkauf

Jede Rechnungszeile trägt ihren eigenen Steuersatz, sodass regulär besteuerte, nullbesteuerte und steuerfreie Einkäufe getrennt bleiben und die Vorsteuer im richtigen Feld Ihrer Umsatzsteuererklärung landet. Importierte Dienstleistungen lassen sich auf Reverse Charge stellen, wobei geschuldete und erstattungsfähige Mehrwertsteuer gemeinsam erfasst werden. Wo Ihr Land es verlangt, wird auf Rechnungen von gebietsfremden Lieferanten Quellensteuer berechnet und in der Quellensteuererklärung ausgewiesen. Rechnungen können neben Lagerartikeln auch Positionen ohne Bestand tragen, etwa eine Reparatur oder ein Abonnement.

• Vorsteuer je Zeile, in die Umsatzsteuererklärung
• Reverse Charge bei importierten Dienstleistungen
• Quellensteuer auf Rechnungen gebietsfremder Lieferanten, wo eingerichtet
• Positionen ohne Bestand auf derselben Rechnung

Lieferanten, Preislisten und Freigaben

Jeder Lieferant führt seine Kontakte, die Produkte, die er liefert, mit Preisen und Lieferzeiten, und seine gesamte Historie an Bestellungen, Wareneingängen, Rechnungen, Retouren und Zahlungen. Mindestbestandswarnungen schlagen eine Bestellmenge und den Stammlieferanten vor, sodass die nächste Bestellung schnell erledigt ist. Wenn Sie Ausgaben kontrollieren müssen, können Freigabe-Workflows Bestellungen, Rechnungen, Retouren, Belastungsanzeigeen und Lieferantenzahlungen abdecken, mit Betragsschwellen und mehr als einer Stufe.

• Lieferantenkontakte, Preislisten und Lieferzeiten
• Bestellvorschläge mit dem Stammlieferanten
• Mehrstufige Freigaben mit Betragsschwellen

Einkaufsberichte und Altersstruktur der Verbindlichkeiten

Die Einkaufs-App hat ihre eigene Berichtsgruppe: Einkäufe, Bestellungen, Wareneingänge, offene Wareneingänge, Einkaufsretouren, Lieferanten und Steuern, dazu die Altersstruktur der Verbindlichkeiten und „angenommen, nicht berechnet“. Die Altersstruktur gliedert, was Sie schulden, je Lieferant in aktuell, 30, 60 und über 90 Tage. Berichte lassen sich nach Filiale filtern und nach Excel, CSV oder PDF exportieren, sodass Einkäufer, Lagerist und Buchhalter jeweils die Ansicht lesen, die sie brauchen.