Des achats avec une trace écrite.

Bons de commande, réceptions de marchandises et factures fournisseurs

Les réceptions de marchandises sont facultatives. Si votre magasinier contrôle les livraisons avant l’arrivée de la facture, activez-les : le stock entre à la réception, et la facture suit. Si vous achetez au comptoir et êtes facturé sur place, laissez-les désactivées : la facture fait entrer directement les marchandises. Dans les deux cas, la facture est plafonnée à ce qui a été reçu et pas encore facturé. Pour les services, ou pour un fournisseur qui facture toujours avant livraison, le plafond est ce qui a été commandé. Le rapport des marchandises reçues non facturées liste les livraisons qui attendent encore une facture.

• Réceptions de marchandises facultatives, activées par espace de travail
• Factures plafonnées au reçu moins le déjà facturé
• Fournisseurs marqués comme facturant à l’avance
• Rapports des réceptions en attente et des marchandises reçues non facturées

Frais d’approche : transport et droits de douane dans le coût des produits

Le prix de la facture fournisseur correspond rarement à ce que la marchandise vous a réellement coûté. Ajoutez transport, droits de douane, frais de dédouanement ou assurance à une facture sous forme de lignes de coût, et Flowyana les répartit sur les marchandises reçues, selon la valeur ou la quantité. Une dépense distincte, comme la facture d’un transitaire, peut aussi être ajoutée au coût d’une réception. Si le prix facturé diffère de celui de la réception, le coût des produits est ajusté en conséquence. La valorisation du stock et la marge brute reflètent alors le coût réel.

• Lignes de transport, de droits de douane et d’autres coûts sur une facture
• Répartition selon la valeur ou la quantité
• Dépenses ajoutées au coût d’une réception
• Coût corrigé quand le prix facturé diffère

Retours fournisseurs et notes de débit

Un retour fournisseur sort la marchandise du stock et émet automatiquement une note de débit, qui annule la dette et la TVA déductible. Les marchandises abîmées sont traitées ligne par ligne. Une note de débit peut aussi être émise seule, sur une ligne de facture ou pour un montant forfaitaire, pour une livraison incomplète ou un litige de prix. Imputez-la sur les factures ouvertes du fournisseur, ou enregistrez le remboursement lorsque le fournisseur vous rembourse.

• Retours qui émettent leur propre note de débit
• Notes de débit par ligne ou pour un montant forfaitaire
• Imputées sur des factures, ou remboursées par le fournisseur

TVA et retenue à la source sur les achats

Chaque ligne de facture porte son propre taux de taxe : les achats au taux normal, au taux zéro et exonérés restent séparés, et la TVA déductible arrive dans la bonne case de votre déclaration de TVA. Les services importés peuvent être soumis à l’autoliquidation, qui enregistre en même temps la TVA due et la TVA récupérable. Lorsque votre pays l’exige, la retenue à la source est calculée sur les factures de fournisseurs non résidents et reportée sur la déclaration de retenue. Les factures peuvent aussi comporter des lignes hors stock, comme une réparation ou un abonnement, à côté des articles stockés.

• TVA déductible par ligne, reportée dans la déclaration de TVA
• Autoliquidation sur les services importés
• Retenue à la source sur les factures de fournisseurs non résidents, si elle est paramétrée
• Lignes hors stock sur la même facture

Fournisseurs, tarifs et validations

Chaque fournisseur conserve ses contacts, les produits qu’il fournit avec leurs prix et délais de livraison, et tout son historique de commandes, de réceptions, de factures, de retours et de paiements. Les alertes de stock bas suggèrent une quantité de réapprovisionnement et le fournisseur préféré : la commande suivante est vite faite. Quand vous voulez maîtriser les dépenses, des circuits de validation peuvent couvrir les bons de commande, les factures, les retours, les notes de débit et les paiements fournisseurs, avec des seuils de montant et plusieurs niveaux.

• Contacts, tarifs et délais de livraison des fournisseurs
• Suggestions de réapprovisionnement avec le fournisseur préféré
• Validations à plusieurs niveaux avec seuils de montant

Rapports d’achats et balance âgée fournisseurs

L’application Achats a son propre groupe de rapports : achats, bons de commande, réceptions de marchandises, réceptions en attente, retours fournisseurs, fournisseurs et taxes, plus la balance âgée fournisseurs et les marchandises reçues non facturées. La balance âgée répartit ce que vous devez entre courant, 30, 60 et plus de 90 jours, par fournisseur. Les rapports se filtrent par agence et s’exportent vers Excel, CSV ou PDF : l’acheteur, le magasinier et le comptable lisent chacun la vue dont ils ont besoin.