Locations

Tout ce que vous louez, suivi jusqu’à son retour.

Des biens immobiliers et tout autre actif : caméras, voitures, échafaudages, salles. Flowyana suit ce qui existe, ce qui est disponible, ce qui est sorti et chez qui, et quand cela doit revenir. Pas de double location, pas de matériel perdu.

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Registre des biens immobiliers et de tout autre actif
Disponibilité avec prévention des doubles réservations
Cycle de vie complet : réservé, sorti, rendu
Rapports de location par période et par agence

Qu’est-ce que Locations dans Flowyana ?

Flowyana Locations est un logiciel de gestion locative pour la location de matériel et d’actifs, et pour l’immobilier. Il tient un registre de tout ce que vous louez, bloque les doubles réservations, facture chaque période par une vraie facture, gère correctement les dépôts de garantie et conserve un historique complet pour chaque client. Il convient aux loueurs de matériel, aux sociétés de location de voitures et d’équipements, aux fournisseurs événementiels et aux propriétaires bailleurs des Émirats arabes unis, d’Arabie saoudite et de tout le Golfe.

La plupart des entreprises de location démarrent avec un tableur et un groupe WhatsApp. Cela fonctionne jusqu’au jour où deux personnes promettent le même groupe électrogène pour le même week-end, ou qu’un dépôt est remboursé pour une caméra revenue fêlée. Flowyana remplace le tableur par un contrat pour chaque location. Chaque contrat nomme le client, les unités, les dates, le prix, le dépôt de garantie et les conditions de facturation, et le système vérifie la disponibilité avant d’enregistrer.

Comme Locations fonctionne sur la même plateforme que les ventes, la comptabilité et le CRM, rien n’est ressaisi. Une période de location génère une facture de vente. Les paiements s’imputent sur cette facture. Un dépôt de garantie est comptabilisé comme une somme à rendre, pas comme un produit. Et chaque contrat figure sur la fiche du client : la prochaine fois qu’il appelle, vous voyez ce qu’il a loué, ce qu’il a payé et dans quel état le matériel est revenu.

Vous pouvez commencer avec Locations seul et ajouter la comptabilité, le CRM ou autre chose quand vous en avez besoin. Le logiciel de location fonctionne de la même manière, que vous louiez des échafaudages à la journée ou des appartements à l’année.

Ce que ça fait

Locations, en pratique.

Un registre, tout type d’actif

Les biens immobiliers ont leur place, et tout le reste aussi : véhicules, équipements, espaces. Si vous le louez, c’est un actif de location.

Une disponibilité fiable

Le système empêche de promettre deux fois la même unité : la disponibilité est garantie, pas espérée.

Un cycle de vie, pas des suppositions

Chaque unité passe par réservé, sorti et rendu : vous savez toujours où sont vos actifs.

Le locataire identifié

Les locations sont rattachées aux mêmes fiches client que tout le reste, historique compris.

Suivi comme une entreprise

Les rapports de location totalisent l’activité par période et par agence : le taux d’utilisation cesse d’être une impression.

Une facturation qui tourne toute seule

Durée fixe ou récurrente, à terme à échoir ou échu, avec prorata, périodes de gratuité, jours de grâce, pénalités de retard et renouvellement automatique : chaque période génère une vraie facture de vente.

Des dépôts de garantie comptabilisés

Les dépôts sont tenus comme une dette et soldés ou remboursés au retour ; un contrat de location s’imprime sur votre modèle.

Besoin de ce seul module ?

Retrouvez Locations dans les forfaits du produit que vous exploitez — deux ou trois forfaits par produit, utilisateurs et établissements inclus. Ajoutez un utilisateur ou un établissement à tout moment.

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Comment ça marche

Locations, étape par étape.

1
Référencez ce que vous louez
Ajoutez les biens immobiliers avec leurs unités, et des actifs de location pour tout le reste : véhicules, machines, caméras, outillage, salles. Chaque actif indique s’il est libre, sorti ou partiellement sorti en quantité.
2
Rédigez le contrat
Choisissez le client, les unités, les dates de début et de fin, le prix et le dépôt de garantie. Optez pour une durée fixe ou une location périodique, et facturez à terme à échoir ou échu. Flowyana refuse une unité déjà promise pour ces dates.
3
Remettez et facturez
Enregistrez la sortie quand le client vient chercher le matériel. Le dépôt est comptabilisé comme détenu. Chaque période de facturation génère d’elle-même une facture de vente, avec prorata, périodes de gratuité et pénalités de retard appliqués comme vous les avez paramétrés.
4
Récupérez et soldez
Enregistrez le retour par unité, avec la quantité et l’état constaté. Ajoutez les frais de dégâts ou autres, soldez ou retenez le dépôt, et clôturez le contrat. Toute l’histoire reste sur la fiche du client.

En détail

De plus près.

Comment suivre l’historique client dans une entreprise de location

Suivre ses clients dans une entreprise de location, c’est savoir, avant de remettre quoi que ce soit, comment ce locataire s’est comporté jusqu’ici. Dans Flowyana, chaque contrat de location est lié à la fiche client, la même que celle qu’utilisent vos ventes, vos factures et votre CRM. Ouvrez n’importe quel contrat : son relevé liste chaque facture, chaque paiement et chaque avoir, avec le dépôt de garantie à côté. Ouvrez le rapport de location : les clients sont classés par nombre de locations, montant facturé et montant restant dû.

Tous les contrats d’un client, passés et en cours, liés à une seule fiche client
Un relevé par contrat : factures, paiements, avoirs, et le dépôt en ligne pour mémoire
L’état de retour noté pour chaque unité, conservé sur le contrat
Frais de dégâts, pénalités et retenues sur dépôt détaillés, pas noyés dans un total
Un rapport de location qui classe les clients par locations, montant facturé et restant dû
Notes, commentaires et fichiers sur le client, pour que l’équipe partage ce qu’elle sait

La disponibilité pour la location de matériel et d’actifs

La double réservation est l’erreur la plus coûteuse en location de matériel, car on la découvre le matin du chantier. Flowyana vérifie chaque contrat par rapport aux dates et aux quantités déjà promises. Une unité réservée ou sortie sur une période qui se chevauche ne peut pas être confiée à quelqu’un d’autre. Les actifs loués en quantité, comme 40 chaises ou 12 cadres d’échafaudage, suivent combien sont sortis et combien sont libres. Le statut d’un actif est déduit de ses contrats en cours : personne n’a à penser à le repasser en « disponible ».

Contrôle de chevauchement des dates et des quantités avant l’enregistrement d’un contrat
Quantité libre par actif, pour le matériel que vous louez en volume
Retours partiels : récupérez 30 chaises sur 40 et les autres restent sorties
Statuts allant de brouillon et réservé à actif, préavis, terminé, résilié ou annulé

Facturation récurrente des locations

La facturation des locations suit le contrat, pas un rappel sur le téléphone de quelqu’un. Choisissez la fréquence et le jour de facturation, et facturez à terme à échoir ou à terme échu. La première et la dernière période peuvent être calculées au prorata, et une période de gratuité suspend la facturation jusqu’à la date que vous fixez. Quand une période arrive à échéance, Flowyana génère une facture de vente avec la taxe appliquée, prête à être envoyée ou encaissée. Vous pouvez sauter une période, émettre une facture ponctuelle pour des frais supplémentaires et consulter tout l’échéancier de facturation à l’avance.

Cycles journaliers, hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels, à échoir ou échus
Prorata de la première et de la dernière période, et périodes de gratuité
Jours de grâce, puis une pénalité de retard forfaitaire ou en pourcentage, fixée sur chaque contrat à sa création
Renouvellement automatique, chaque renouvellement étant lié au contrat d’origine

Des dépôts de garantie hors de votre chiffre d’affaires

Un dépôt de garantie n’est pas un produit, et le traiter comme tel fausse votre résultat et complique vos remboursements. Flowyana comptabilise le dépôt à la remise du bien et le tient comme une dette, une somme que vous devez rendre. À la clôture du contrat, vous le soldez : remboursement intégral, ou retenue des dégâts ou des impayés d’abord. Le dépôt apparaît sur le relevé du contrat comme une ligne pour mémoire : le client le voit sans que cela modifie son solde.

Dépôt en montant fixe ou en nombre de mois de loyer
Détenu, puis soldé, avec les écritures passées pour vous
Retenues sur dépôt enregistrées comme une ligne de frais à part

Location immobilière et préavis

Pour les propriétaires et les gestionnaires de biens, un bail est une location longue avec des préavis. Flowyana gère les deux bouts. Enregistrez la date de notification du préavis et sa durée en jours : le contrat passe à l’état « préavis » et se distingue. Résiliez par anticipation avec un motif, ou prolongez quand le locataire reste. Les frais détaillés couvrent le loyer, l’entretien, les services, le stationnement, les charges et l’assurance, chacun facturé une fois ou selon son propre cycle. Les rappels de loyer et les alertes d’expiration prochaine indiquent à votre équipe ce qui demande attention cette semaine.

Durée de préavis, date de préavis et motif de résiliation sur le contrat
Prolongation ou renouvellement sans ressaisir le contrat
Frais de loyer, d’entretien, de services, de stationnement, de charges et d’assurance
Contrat de location imprimé sur votre propre modèle, en arabe et en anglais si vous le souhaitez

Ce que montre le tableau de bord des locations

Chaque matin, le dirigeant veut une réponse : ce qui est sorti, ce qui doit revenir et qui doit de l’argent. Le tableau de bord des locations propose des widgets pour le taux d’utilisation, les contrats qui expirent bientôt, les factures de location en retard, les dépôts détenus et une liste « à traiter ». Le rapport de location ajoute les jours loués et le chiffre d’affaires par actif : vous voyez quel matériel est rentable et lequel dort sur l’étagère. Chaque rapport se filtre par agence et s’exporte vers Excel ou PDF.

Taux d’utilisation, expirations prochaines, factures en retard et dépôts détenus
Meilleurs actifs par jours loués et chiffre d’affaires
Meilleurs clients par locations, montant facturé et restant dû

Pour qui

Les entreprises qui tournent avec Locations.

Loueurs de matériel

Groupes électrogènes, échafaudages, outillage électrique et nacelles, loués à la journée ou en quantité, avec l’état de retour enregistré et les dégâts facturés avant la restitution du dépôt.

Location de voitures et de véhicules

Chaque véhicule est un actif de location avec sa propre disponibilité. Les contrats journaliers ou mensuels se facturent seuls, et les retours tardifs déclenchent la pénalité que vous avez fixée.

Fournisseurs d’événements et de réceptions

Chaises, tables, tentes, éclairage et sonorisation loués en volume. La quantité libre par actif vous évite de promettre 200 chaises quand 150 sont en stock.

Propriétaires et gestionnaires de biens

Villas, appartements, boutiques et bureaux comme biens immobiliers avec leurs unités. Factures de loyer mensuelles, dépôts tenus comme une dette, préavis et renouvellements.

Location de caméras et d’audiovisuel

Du matériel de valeur qui doit revenir comme il est parti. Les locations passées du client et les notes de retour sont consultables avant de remettre la prochaine réservation.

Lieux de réception et espaces de coworking

Salles, postes de travail et salles de réunion loués à la période, avec les frais de services et de stationnement facturés sur le même contrat.

Questions

Questions sur locations.

Comment suivre l’historique client dans mon entreprise de location ?

Chaque contrat de location est lié à la fiche du client. Chaque contrat a un relevé des factures, paiements, avoirs et du dépôt de garantie, ainsi que l’état de retour de chaque unité. Le rapport de location classe les clients par nombre de locations, montant facturé et montant restant dû.

Flowyana est-il un logiciel de location de matériel ou de gestion immobilière ?

Les deux. Les biens immobiliers avec leurs unités sont intégrés pour les bailleurs, et les actifs de location couvrent tout le reste : véhicules, machines, caméras, mobilier et espaces. Un seul système gère une villa et un groupe électrogène de la même manière.

Comment empêche-t-il les doubles réservations ?

Avant l’enregistrement d’un contrat, Flowyana vérifie les dates et les quantités déjà promises. Une unité réservée ou sortie sur une période qui se chevauche ne peut pas être confiée à quelqu’un d’autre, et les articles en volume suivent combien sont libres.

Puis-je enregistrer des dégâts au retour du matériel ?

Oui. Lors du retour, vous notez l’état de chaque unité, et vous pouvez ajouter au contrat des frais de dégâts, une pénalité ou une retenue sur dépôt. Ces frais sont facturés comme n’importe quels autres.

Comment les dépôts de garantie sont-ils gérés ?

Le dépôt est comptabilisé à la remise du bien et tenu comme une somme due au client, pas comme un produit. À la fin, vous le remboursez, ou vous retenez d’abord les frais et remboursez le reste.

La facturation des locations est-elle automatique ?

Oui. Définissez le cycle, le jour de facturation et la facturation à échoir ou échue. Chaque période génère d’elle-même une facture de vente, avec prorata, périodes de gratuité, jours de grâce et pénalités de retard appliqués comme convenu.

Convient-il aux entreprises de location à Dubaï et dans le reste des Émirats ?

Oui. Les factures portent la TVA émiratie au taux que vous fixez, les montants utilisent les décimales de votre devise, et contrats et factures peuvent s’imprimer avec des libellés arabe et anglais côte à côte. Il en va de même en Arabie saoudite, à Oman et à Bahreïn.

Les clients peuvent-ils rendre une partie d’une location en avance ?

Oui. Les retours s’enregistrent par unité et par quantité : un client peut rapporter certains articles et garder les autres sur le même contrat.

Nous voulons seulement la gestion des locations. Peut-on l’acheter seule ?

Oui. Locations a ses trois propres forfaits publiés : vous pouvez commencer avec les locations seules. Ajoutez la comptabilité, le CRM ou d’autres modules plus tard, ou jamais.

Une seule plateforme

S’entend bien avec le reste.

Locations partage ses données avec chaque autre module que vous activez — sans connecteur, sans ressaisie.

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Mettez Locations au travail.

Dites-nous ce que fait tourner votre entreprise. Nous vous montrerons ce module en direct — seul ou avec le reste — puis vous recommanderons le forfait adapté.

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