Aufgaben

Aufgaben, die dort leben, wo die Arbeit ist.

Aufgaben hängen an den Datensätzen, um die es geht – ein Lead, ein Kunde, ein Projekt –, mit Verantwortlichen, Fälligkeitsdatum und Priorität. Jeder sieht, was bei ihm liegt; Manager sehen, was feststeckt.

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Verantwortliche, Fälligkeitsdaten und Prioritäten an jeder Aufgabe
Verknüpft mit Leads, Kunden und Projekten
Kanban-Boards und gefilterte Listen
Automatisch durch Ihre Regeln angelegt

Was ist Aufgaben in Flowyana?

Flowyana Aufgaben ist eine Aufgabenverwaltung, eingebaut in Ihre Unternehmenssoftware. Jede Aufgabe hat Verantwortliche, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität und eine Phase auf einem Kanban-Board und lässt sich mit dem Lead, Kunden oder Projekt verknüpfen, um das es geht. Vertriebsteams, Projektteams und Büroleiter nutzen sie, damit kein Nachfassen untergeht – ohne separate To-do-App.

In den meisten kleinen Unternehmen leben To-dos an drei Orten: in einem Notizbuch, einer WhatsApp-Gruppe und dem Gedächtnis von irgendwem. Das am Montag einem Kunden versprochene Nachfassen ist bis Donnerstag verschwunden. Ein Manager fragt „Wer kümmert sich darum?“, und niemand weiß es genau. Eine separate Aufgaben-App hilft ein wenig, weiß aber nichts über den Lead oder den Kunden, sodass jede Aufgabe einen Absatz Kontext braucht.

In Flowyana steht eine Aufgabe neben der Arbeit. Verknüpfen Sie sie mit dem Lead, Kunden oder Projekt, um das es geht, und wer sie übernimmt, weiß genau, um welchen es sich handelt. Verantwortliche sehen ihre Aufgaben in einer Liste oder auf einem Board, Manager die des ganzen Teams, und das Fälligkeitsdatum sendet eine Erinnerung, bevor es verstreicht.

Aufgaben nehmen den Leuten auch Arbeit ab. Eine Automatisierungsregel kann eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum anlegen, wenn ein Lead eingeht, ein Geschäft die Phase wechselt oder ein Ticket eröffnet wird – das Nachfassen existiert, bevor jemand daran denken muss.

Was es leistet

Aufgaben in der Praxis.

Kontext inklusive

Eine Aufgabe zeigt den Lead, Kunden oder das Projekt, zu dem sie gehört – kein Rätseln, was mit „nachfassen“ gemeint war.

Mehr als ein Verantwortlicher

Weisen Sie eine Aufgabe einer oder mehreren Personen zu, mit einem Melder, der sie angefordert hat.

Boards für das Team

Kanban-Boards mit Ihren eigenen Phasen zeigen den Arbeitsfluss, sodass Engpässe sichtbar werden, bevor sie wehtun.

Listen für jede Person

Filtern und durchsuchen Sie die Liste und sehen Sie Ihre eigenen offenen Aufgaben auf dem Dashboard.

Schätzungen und Zeitaufwand

Ursprüngliche Schätzung, Restschätzung, aufgewendete Zeit und Story Points für Teams, die ihre Arbeit planen.

Fristen, die erinnern

Benachrichtigungen zu Aufgabenfristen erreichen die Zuständigen, bevor das Fälligkeitsdatum verstreicht.

Automatisierungsfreundlich

Workflows können Aufgaben anlegen – ein neuer Lead erzeugt einen Rückruf, eine Statusänderung ein Nachfassen.

Berichte über die Arbeit

Ein Aufgabenbericht und ein Auslastungsbericht zeigen, was offen ist, was überfällig ist und wer am meisten trägt.

So erhalten Sie es

Aufgaben sind in den ERP- und CRM-Tarifen eingeschaltet. In anderen Produktlinien sind sie standardmäßig aus und lassen sich für Ihren Workspace einschalten.

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So funktioniert es

Aufgaben, Schritt für Schritt.

1
Die Aufgabe dort anlegen, wo die Arbeit ist
Legen Sie eine Aufgabe aus der Aufgabenliste oder vom Board an oder verknüpfen Sie sie mit einem Lead, einem Kunden oder einem Projekt, damit ihr Kontext mitreist.
2
Verantwortliche und Datum festlegen
Weisen Sie eine oder mehrere Personen zu, legen Sie Fälligkeitsdatum, Priorität und Typ fest und ergänzen Sie Beschreibung, Labels und eine Schätzung, wenn Ihr Team damit arbeitet.
3
Über das Board bewegen
Ziehen Sie die Karte durch Ihre Phasen, von zu erledigen über in Arbeit bis erledigt, oder aktualisieren Sie sie aus der Liste. Die Phasen benennen Sie selbst.
4
Den Überblick behalten
Erinnerungen an Fristen erreichen die Verantwortlichen, das Dashboard zeigt jeder Person ihre Aufgaben, und Berichte zeigen, was überfällig ist und wer überlastet ist.

Im Detail

Genauer hingesehen.

Aufgabenverwaltung, verknüpft mit Leads, Kunden und Projekten

Eine Aufgabe lässt sich mit einem Lead, einem Kunden oder einem Projekt verknüpfen. Die Verknüpfung reist mit der Aufgabe, sodass der Vertriebsmitarbeiter, der einen Rückruf übernimmt, weiß, für welchen Lead er ist, und ein Projektteam seine Arbeit unter dem Projekt gebündelt halten kann. Aufgaben können auch für sich stehen, für Büroarbeiten, die niemandem im Besonderen gehören, etwa die Vorbereitung der Inventur zum Monatsende. Eine Aufgabe, die nur innerhalb ihres Projekts zählt, lässt sich aus der Hauptliste heraushalten.

Mit einem Lead, einem Kunden oder einem Projekt verknüpfen
Eigenständige Aufgaben für Büroarbeit
Der verknüpfte Datensatz an der Aufgabe benannt
Reine Projektaufgaben aus der Hauptliste ausblenden

Kanban-Aufgabenboards und gefilterte Listen

Aufgaben haben zwei Ansichten. Das Board zeigt eine Spalte je Phase, und Sie ziehen eine Karte, um sie weiterzubewegen; eine Aufgabe lässt sich direkt in einer Spalte anlegen. Die Phasen gehören Ihnen, sodass ein Vertriebsteam mit „anrufen, angerufen, wartet“ arbeiten kann und ein Büroteam mit „zu erledigen, in Arbeit, erledigt“. Die Listenansicht dient zum Überblicken und Sortieren: Filtern Sie nach den Feldern der Aufgabe und suchen Sie nach Titel.

Board mit Ihren eigenen Phasen
Schnell eine Karte in jeder Spalte anlegen
Liste mit Filtern und Suche
Prioritäten und Aufgabentypen, die Sie festlegen

Verantwortliche, Melder, Schätzungen und Zeit

Eine Aufgabe kann mehrere Zuständige haben, für Arbeiten, die sich zwei Personen teilen, und einen Melder, also die Person, die sie angefordert hat. Teams, die ihre Arbeit planen, können eine ursprüngliche Schätzung, eine Restschätzung, die aufgewendete Zeit und Story Points hinzufügen, dazu Labels, um zusammengehörige Aufgaben zu gruppieren. Mit benutzerdefinierten Feldern ergänzen Sie alles, was Ihr Prozess sonst noch braucht, etwa einen Standort, ein Kennzeichen oder eine Referenz.

Mehrere Zuständige und ein Melder
Ursprüngliche Schätzung und Restschätzung, aufgewendete Zeit
Story Points und Labels
Benutzerdefinierte Felder an Aufgaben

Automatische Folgeaufgaben aus Ihren Workflow-Regeln

Automatisierungsregeln können Aufgaben für Sie anlegen, mit Titel, Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum aus dem auslösenden Datensatz. Ein neuer Lead legt für seinen Verantwortlichen eine Rückrufaufgabe mit Fälligkeit morgen an. Ein als dringend markiertes Ticket legt eine Kontrollaufgabe für die Support-Leitung an. Eine Vermietung, die nächste Woche endet, legt eine Aufgabe zur Organisation der Rückgabe an. Das Nachfassen existiert, bevor jemand daran denken muss.

Regeln legen Aufgaben mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum an
Titel mit den Angaben des Datensatzes gefüllt
Ausgelöst durch neue Datensätze, Änderungen oder Daten
Funktioniert mit jedem Modul, das Sie automatisieren

Aufgaben in Projekten

Projektteams führen ihre Arbeit als Aufgaben, die mit dem Projekt verknüpft sind. Jede Aufgabe trägt Verantwortliche, Fälligkeitsdatum, Schätzung und aufgewendete Zeit, sodass der Projektleiter sieht, was noch offen ist und wohin die Stunden geflossen sind. Projekte selbst liegen auf einem eigenen Board, mit Aufträgen für geplante Arbeiten wie einen Baustellenbesuch oder eine Montage, und Aufgaben füllen die Details dazwischen. Ein auf das Projekt gefilterter Aufgabenbericht zeigt, was offen und was überfällig ist, bevor der Kunde nachfragt.

Aufgaben verknüpft mit dem Projekt, dem sie dienen
Schätzungen und aufgewendete Zeit je Aufgabe
Aufträge für geplante Arbeit, Aufgaben für die Details
Offene und überfällige Arbeit auf einen Blick

Aufgaben im Team verfolgen: Erinnerungen, Dashboard und Berichte

Naht ein Fälligkeitsdatum, erhalten die Zuständigen eine Erinnerung, und Benachrichtigungen erreichen sie je nach ihren Einstellungen in der App, per E-Mail oder über WhatsApp. Das Dashboard-Widget „Meine Aufgaben“ bringt die offenen Aufgaben jeder Person auf ihren Startbildschirm. Für Manager listet ein Aufgabenbericht offene und überfällige Arbeit, und ein Auslastungsbericht zeigt, wie sich die Aufgaben über das Team verteilen, sodass Sie umverteilen können, bevor jemand untergeht.

Erinnerungen an Fristen für die Zuständigen
Ein Dashboard-Widget „Meine Aufgaben“
Aufgabenbericht und Auslastungsbericht
Suche und Filter in der Liste

Für wen

Unternehmen, die mit Aufgaben arbeiten.

Vertriebsteams

Eine Rückrufaufgabe zu jedem neuen Lead, beim Vertriebsmitarbeiter und am nächsten Tag fällig, angelegt von einer Regel.

Projekt- und Innenausbaufirmen

Aufgaben innerhalb jedes Projekts auf einem Board, mit Schätzungen und aufgewendeter Zeit.

Kundenbetreuer

Aufgaben je Kunde für Verlängerungen, Besuche und zugesagte Unterlagen, jede mit Verantwortlichem und Datum.

Büro- und Betriebsleiter

Eigenständige Aufgaben für Inventuren zum Monatsende, Lizenzverlängerungen und Nachfragen bei Lieferanten, mit Fristerinnerungen.

Support-Teams

Folgeaufgaben, die beim Eingang dringender Tickets angelegt werden, damit nichts darauf wartet, dass es jemand bemerkt.

Inhaber und Manager

Ein Auslastungsbericht zeigt, wer die meiste offene Arbeit trägt und welche Aufgaben überfällig sind.

Fragen

Gefragt zu aufgaben.

Kosten Aufgaben extra?

Aufgaben werden nicht als eigenes Produkt verkauft. Sie sind in den ERP- und CRM-Tarifen eingeschaltet; in anderen Produktlinien sind sie standardmäßig aus und lassen sich für Ihren Workspace einschalten.

Womit kann eine Aufgabe verknüpft werden?

Mit einem Lead, einem Kunden oder einem Projekt, sodass die Aufgabe immer sagt, um welchen Datensatz es geht. Aufgaben können auch für sich stehen, für Arbeit, die niemandem im Besonderen gehört.

Gibt es ein Kanban-Board für Aufgaben?

Ja. Aufgaben laufen auf einem Board mit Phasen, die Sie benennen, und Sie ziehen Karten von einer Phase zur nächsten. Daneben gibt es eine Listenansicht mit Filtern und Suche.

Kann eine Aufgabe mehr als einen Verantwortlichen haben?

Ja. Weisen Sie eine oder mehrere Personen zu und halten Sie als Melder fest, wer sie angefordert hat.

Können Workflows Aufgaben automatisch anlegen?

Ja. Automatisierungsregeln können Aufgaben anlegen und zuweisen, wenn etwas geschieht – ein neuer Lead, eine Statusänderung, ein nahendes Datum –, mit ausgefülltem Titel und Fälligkeitsdatum.

Werden die Leute erinnert, bevor eine Aufgabe fällig ist?

Ja. Benachrichtigungen zu Aufgabenfristen erreichen die Zuständigen in der App, per E-Mail oder über WhatsApp, entsprechend den Benachrichtigungseinstellungen jeder Person.

Können wir Zeit und Schätzungen an Aufgaben erfassen?

Ja. Aufgaben tragen eine ursprüngliche Schätzung, eine Restschätzung, die aufgewendete Zeit und Story Points – für Teams, die ihre Arbeit planen und messen.

Gibt es einen Bericht über Aufgaben?

Ja. Ein Aufgabenbericht listet offene und überfällige Aufgaben, und ein Auslastungsbericht zeigt, wie sich die Aufgaben über das Team verteilen.

Eine Plattform

Spielt gut mit dem Rest zusammen.

Aufgaben teilt seine Daten mit jedem anderen Modul, das Sie aktivieren — ohne Konnektoren, ohne erneute Eingabe.

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Setzen Sie Aufgaben ein.

Sagen Sie uns, was Ihr Unternehmen betreibt. Wir zeigen Ihnen dieses Modul live — für sich allein oder zusammen mit dem Rest — und empfehlen Ihnen den passenden Tarif.

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