Vom Angebot bis zur Zahlung, ein durchgehender Ablauf.

Vom Angebot zur Rechnung ohne Abtippen

Jeder Verkaufsbeleg in Flowyana entsteht aus dem vorherigen: Angebot zu Auftrag, Auftrag zu Lieferschein, Lieferschein oder Auftrag zu Rechnung, Rechnung zu Zahlung. Positionen, Preise, Rabatte, Steuer und Kunde werden genau so übernommen, wie vereinbart. Ein Angebot lässt sich in nummerierte Versionen überarbeiten, und Sie werden benachrichtigt, bevor es abläuft. Die Angebotsumwandlung erscheint im Dashboard, sodass Sie sehen, wie viele Angebote zu Aufträgen werden. Sie können auch Schritte überspringen: Ein Verkauf an der Theke kann direkt mit der Rechnung beginnen.

• Angebote mit nummerierten Versionen und Ablauferinnerungen
• Umwandlung mit einem Klick bei jedem Schritt
• Zahlungsbedingungen, Hinweise und Konditionen je Beleg
• Fortlaufende Nummerierung je Belegart, mit Ihrem Präfix

Aufträge, Lieferscheine und Rückstände

Lieferscheine sind optional. Schalten Sie sie ein, wenn Sie vor der Rechnung liefern, und lassen Sie sie aus, wenn Sie an der Theke fakturieren. Mit Lieferscheinen kann ein Auftrag in mehreren Lieferungen hinausgehen, und die Rechnung berechnet nur, was tatsächlich geliefert und noch nicht berechnet wurde – so fakturieren Sie dieselbe Ware nie zweimal. Bestätigte Aufträge reservieren Bestand für diesen Kunden. Die Berichte zu Rückständen und offenen Lieferungen zeigen, was Sie jedem Kunden noch schulden, und der Bericht „geliefert, nicht fakturiert“ zeigt Ware, die das Lager ohne Rechnung verlassen hat.

• Teillieferung und Teilfakturierung
• Fakturierung begrenzt auf geliefert abzüglich bereits berechnet
• Bestand für bestätigte Aufträge reserviert
• Berichte zu Rückständen, offenen Lieferungen und „geliefert, nicht fakturiert“

Steuerrechnungen auf Arabisch und Englisch

Die Steuerrechnung trägt „Tax Invoice“ und „فاتورة ضريبية“ mit arabisch-englischen Beschriftungen, Ihre Steuernummer und die Ihres Kunden, eine Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer je Satz und den Steuerbetrag in Worten. Beträge verwenden die Dezimalstellen Ihrer Währung, drei für den omanischen Rial und den bahrainischen Dinar. Wählen Sie aus den Vorlagendesigns, fügen Sie Logo, Farben und Filialbriefkopf hinzu und drucken Sie auf A4, A5 oder Letter. Hinterlegen Sie Rechnungs- und Lieferadressen im Adressbuch jedes Kunden, und die Rechnung druckt die richtige Rechnungs- und Lieferanschrift.

• Arabisch-englische Beschriftungen auf jedem Verkaufsbeleg
• Beide Steuernummern, Mehrwertsteuer je Satz und der Betrag in Worten
• Kundenadressbuch mit Rechnungs- und Lieferanschrift
• Ihr Branding und Ihre Filialbriefköpfe

Versenden und online bezahlt werden

Teilen Sie jede Rechnung und jedes Angebot per Link, per E-Mail oder als WhatsApp-Nachricht. Der Kunde öffnet den Beleg im Browser, ohne sich anzumelden. Ist Ihr Workspace mit einem Zahlungsanbieter verbunden (Tap am Golf), enthält die Rechnung einen Online-Zahlungslink und einen QR-Code, und die Zahlung wird ihr zugeordnet, sobald sie eingeht. Zahlungen per Bargeld, Karte oder Überweisung werden von Hand erfasst, und ein Kunde kann im Voraus zahlen und diese Anzahlung auf eine spätere Rechnung anrechnen lassen. Überfällige Rechnungen lösen eine Erinnerung für Ihr Team aus.

• Teilen per Link, E-Mail oder WhatsApp
• Online-Zahlungslink und QR-Code auf Rechnungen
• Anzahlungen und Kundenguthaben auf spätere Rechnungen angerechnet
• Erinnerungen bei überfälligen Zahlungen

Retouren und Gutschriften, die sauber zurückbuchen

Eine Verkaufsretoure bringt Ware zurück ins Lager und kehrt den Verkaufsbeleg samt Mehrwertsteuer um. Beschädigte Ware muss nicht zum vollen Wert zurück ins Regal: Je Zeile schreiben Sie sie ab oder behalten sie zu einem geminderten Wert, mit Begründung, und der Verlust wird auf ein eigenes Konto gebucht. Ware mit Seriennummer wird nach Seriennummer ausgewählt, samt Garantie. Gutschriften korrigieren eine Rechnung zeilenweise oder pauschal, werden über mehrere Rechnungen verrechnet und erstatten den Rest über eine oder mehrere Zahlungsarten. Legen Sie eine Standard-Rückgabefrist für den Workspace fest und kennzeichnen Sie dann jede Kategorie oder jedes Produkt als innerhalb einer Anzahl von Tagen retournierbar oder gar nicht retournierbar. Retouren im Web setzen diese Regeln durch, ein Vorgesetzter kann mit protokollierter Freigabe davon abweichen, und der Text der Richtlinie wird auf Rechnungen, Verkaufsretouren und Gutschriften gedruckt.

• Retouren gegen die ursprüngliche Rechnung
• Beschädigte Positionen abgeschrieben oder abgewertet, mit Begründung
• Gutschriften über mehrere Rechnungen verrechnet
• Erstattungen auf mehrere Zahlungsarten aufgeteilt
• Rückgaberichtlinie je Kategorie und Produkt, mit protokollierter Freigabe durch Vorgesetzte

Verkaufsberichte und die Zahlen, auf die es ankommt

Die Vertriebs-App hat ihre eigene Berichtsgruppe: Verkäufe, Aufträge, Lieferscheine, offene Lieferungen, Rückstände, Zahlungen, Verkaufsretouren, Kunden, Kundenkredite und Steuern, dazu die Altersstruktur der Forderungen. Berichte lassen sich nach Filiale filtern und nach Excel, CSV oder PDF exportieren. Im Dashboard zeigen Widgets den Umsatz im Zeitverlauf, die Bruttomarge, den durchschnittlichen Auftragswert, die Angebotsumwandlung, die Retourenquote und was noch zu liefern ist.