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Flowyana

Für Agenturen & Beratungen

Gewinnen. Liefern. Bezahlt werden.

Leads werden zu Deals, Deals zu Projekten, Projekte werden auf Boards mit Arbeitspaketen und Aufgaben umgesetzt, und Angebot und Rechnung gehen aus demselben System hinaus, das die Pipeline verfolgt hat. Die GuV ist live, nicht vierteljährlich.

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  • Pipeline vom Lead bis zum gewonnenen Deal
  • Projekte mit Arbeitspaketen, Aufgaben und Schätzungen
  • Angebote und Rechnungen, mit Genehmigungen
  • Ausgaben und GuV in denselben Büchern

Was ein Agenturen & Beratungen-Setup auf Flowyana abdeckt.

Flowyana ist eine Verwaltungssoftware für Agenturen und Beratungen — für Marketing- und Kreativagenturen, Beratungsunternehmen, IT-Firmen, Architekturbüros und andere Dienstleister. Leads werden zu Deals, gewonnene Deals zu Projekten mit Arbeitspaketen und Aufgaben, Angebote und Rechnungen gehen an denselben Kunden, und Ausgaben und Umsätze werden in einen Satz Bücher gebucht. Sie sehen Pipeline, Auslastung und GuV an einem Ort.

Agenturen arbeiten oft mit einem CRM, einem Projekttool, einer Rechnungs-App und einer Tabelle für die Rentabilität. Jedes hält einen Teil der Wahrheit, und die Teile stimmen selten überein: Der Deal-Wert im CRM ist nicht das Angebot, das Angebot ist nicht die Rechnung, und niemand weiß, ob die Kunden mit Pauschalvertrag im letzten Quartal Geld eingebracht haben. Flowyana hält Kunde, Deal, Projekt, Belege und Bücher in einer durchgehenden Datenspur, sodass zwischen „gewonnen“ und „bezahlt“ nichts doppelt eingetippt wird.

Es passt zu einem Designstudio mit fünf Personen in Dubai, einer Unternehmensberatung in Riad, einem Softwarehaus in Kairo oder einem Ingenieurbüro in Johannesburg. Eine typische Einrichtung besteht aus CRM, Projekten, Aufgaben, Verkauf, Ausgaben und Buchhaltung. Lager und Kassensystem bleiben ausgeschaltet, und Sie bezahlen sie nicht.

Der Ablauf

So läuft agenturen & beratungen auf Flowyana.

  1. Gewinnen

    Eine Pipeline, kein Bauchgefühl

    Leads und Deals wandern mit Wahrscheinlichkeit und erwartetem Abschluss durch die Phasen des Boards, sodass die Prognose das ist, was das Board sagt.

  2. Liefern

    Arbeit auf Boards

    Projekte gliedern sich in Arbeitspakete und Aufgaben mit Verantwortlichen, Fälligkeitsdaten und geschätzten gegenüber tatsächlichen Stunden.

  3. Berechnen

    Erst Angebot, dann Rechnung

    Angebote und Rechnungen gehen mit Ihrem Branding an denselben Kunden, den die Pipeline gewonnen hat — auf Wunsch zuerst mit Genehmigung.

  4. Auswerten

    Eine Live-GuV

    Umsätze und Ausgaben werden gebucht, sobald sie anfallen, sodass die Rentabilität ein Bericht ist und keine vierteljährliche Überraschung.

Typische Probleme

Was sich ändert.

Im Detail

Genauer hingesehen.

CRM und Lead-Management für Agenturen

Leads tragen Quelle, Kampagne, Bewertung, Temperatur sowie Nachfassdatum und Verantwortlichen. Pipelines und Phasen legen Sie selbst fest. Ist ein Lead qualifiziert, wird er in einen Deal, einen Kunden und einen Kontakt umgewandelt, wobei seine Historie übernommen wird. Deal-Ergebnisse können den Belegen folgen, sodass ein Deal den Stand seines Angebots und seiner Rechnung verfolgt. Leads aus Meta- und LinkedIn-Lead-Formularen kommen automatisch herein, und mit dem Omnichannel-Posteingang können auch Antworten auf einen WhatsApp-Broadcast Leads erzeugen.

  • Lead-Erfassung aus Meta Lead Ads und LinkedIn Lead Gen
  • Zuweisung neuer Leads reihum oder fest
  • Berichte zu Leads, Deals und Kunden
  • Lead-Import aus Excel oder CSV

Projektmanagement mit Arbeitspaketen und Aufgaben

Projekte liegen auf einem Board mit Phase, Priorität, Projektleiter, Kunde, Start- und Enddatum und einer Deadline. Jedes Projekt verfolgt geschätzte gegenüber tatsächlichen Stunden, tatsächliche Kosten und Fortschritt. Arbeitspakete in einem Projekt tragen einen Zuständigen, ein geplantes Datum und geschätzte gegenüber tatsächlichen Kosten und Stunden. Aufgaben hängen am Projekt, an einem Lead oder an einem Kunden, mit Priorität, Fälligkeitsdatum, Story Points und aufgewendeter Zeit. Erinnerungen an Aufgabenfristen halten das Team auf Kurs, und Auslastungsberichte zeigen, wer was trägt.

  • Boards für Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben
  • Geschätzte gegenüber tatsächlichen Stunden und Kosten
  • Erinnerungen an Aufgabenfristen
  • Projekt- und Auslastungsberichte

Angebote, Rechnungen und Genehmigungen

Angebote werden ohne erneute Eingabe zu Rechnungen, auf Ihren Vorlagen mit Branding und mit arabisch-englischen Bezeichnungen, wo Sie sie brauchen. Belege lassen sich per Link, E-Mail oder WhatsApp teilen, und Rechnungen können einen Zahlungslink tragen, wo ein unterstützter Zahlungsanbieter verfügbar ist. Genehmigungen sind je Belegart optional: Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Ausgaben und Mitarbeiterauslagen können jeweils eine eigene Kette, eigene Schwellen und eine eigene Eskalation haben. Erinnerungen an Angebotsablauf und überfällige Zahlungen markieren, wo nachgefasst werden muss.

  • Mehrstufige Genehmigungen mit Betragsschwellen
  • Keine Selbstgenehmigung
  • Teilen per Link, E-Mail oder WhatsApp

Ausgaben, Kostenstellen und eine Live-GuV

Ausgaben werden mit Kategorien erfasst, und wiederkehrende wie Miete und Software wiederholen sich von selbst. Mitarbeiterauslagen und Vorschüsse laufen durch die Genehmigung. Mit Kostenstellen lassen sich Einnahmen und Ausgaben einem Kunden, Projekt oder Team zuordnen, und die GuV nach Dimension zeigt die Rentabilität je Zuordnung. Budgets vergleichen geplante mit tatsächlichen Ausgaben. Jede Rechnung und jede Ausgabe wird doppisch mit ausgewiesener Mehrwertsteuer gebucht, sodass GuV, Bilanz und Steuerberichte immer aktuell sind.

  • Wiederkehrende Ausgaben
  • Budgets gegenüber Ist-Werten
  • Gewinn und Verlust nach Kostenstelle

Ihr Modulpaket

Nutzen Sie diese. Lassen Sie den Rest weg.

Dies ist die typische Ausstattung für Ihre Branche, im passenden Tarif — kürzen oder erweitern Sie sie und ergänzen Sie weitere Produkte, wenn Sie wachsen.

CRMLead-ManagementProjekteAufgabenGenehmigungenVertrieb & RechnungsstellungAusgabenBuchhaltung

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Automatisierung

Die Routinearbeit läuft von selbst.

Workflows beobachten, was in Ihrem Unternehmen passiert, und handeln nach Ihren Regeln — zuweisen, benachrichtigen, den nächsten Schritt anstoßen. Einmal eingerichtet, hängt der Ablauf nicht mehr davon ab, wer gerade Dienst hat.

Automatisierung entdecken

Fragen

Gefragt von agenturen & beratungen.

Können wir den gesamten Kundenlebenszyklus an einem Ort führen?

Ja. Der Lead, der gewonnene Deal, das Lieferprojekt, die Angebote und Rechnungen und die Zahlungen des Kunden liegen auf einer Plattform. Zwischen „gewonnen“ und „berechnet“ wird nichts erneut eingetippt.

Ist Flowyana eine Projektmanagement-Software für Agenturen?

Ja. Projekte laufen auf Boards mit Arbeitspaketen und Aufgaben, Verantwortlichen, Deadlines und geschätzten gegenüber tatsächlichen Stunden und Kosten. Gantt-Diagramme oder ein eigenes Zeiterfassungsmodul sind nicht enthalten; Zeit wird auf Aufgaben erfasst.

Wie helfen Genehmigungen einer Agentur?

Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Ausgaben und Mitarbeiterauslagen können jeweils eine Genehmigungskette mit Betragsschwellen durchlaufen, sodass ein großer Rabatt oder eine ungewöhnliche Ausgabe nachvollziehbar ein zweites Mal geprüft wird. Genehmigungen sind je Belegart optional.

Können wir monatliche Pauschalverträge abrechnen?

Ja, mit dem Modul Abonnements. Ein Pauschalvertrag läuft als Kundenabonnement, das in jedem Zyklus eine Rechnung mit der richtigen Steuer erstellt.

Können wir den Gewinn je Kunde oder Projekt sehen?

Ja. Ordnen Sie Einnahmen und Ausgaben einer Kostenstelle für den Kunden oder das Projekt zu, und die GuV nach Dimension zeigt das Ergebnis. Projekte verfolgen außerdem tatsächliche Stunden und Kosten gegenüber ihren Schätzungen.

Kommen Leads aus Facebook- und LinkedIn-Anzeigen automatisch herein?

Ja. Leads aus Meta Lead Ads und LinkedIn-Lead-Gen-Formularen kommen mit ihren Kampagnendaten im CRM an, und Zuweisungsregeln können sie reihum verteilen.

Funktioniert es für Beratungen in den VAE und Saudi-Arabien?

Ja. Angebote und Rechnungen tragen die Mehrwertsteuer und Registrierungsnummer Ihres Landes, können auf Arabisch und Englisch gedruckt werden, und der Workspace läuft auf Arabisch für Mitarbeiter, die das bevorzugen.

Brauchen wir Lager oder ein Kassensystem?

Nein. Eine typische Agentureinrichtung besteht aus CRM, Projekten, Aufgaben, Verkauf, Ausgaben und Buchhaltung. Sie starten mit dem Tarif, der zu dieser Arbeit passt, und ergänzen weitere Produkte nur bei Bedarf.

Gebaut für Ihren Ablauf.

Erzählen Sie uns von Ihrem Unternehmen, und wir führen Sie durch Flowyana, eingerichtet für agenturen & beratungen — Ihr Modulpaket, Ihr Ablauf, der passende Tarif.

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