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Flowyana

Für Außendienst & Servicebetriebe

Jeder Einsatz disponiert, erledigt und berechnet.

Wartung, Installationen, Reparaturen, Vor-Ort-Termine — Anfragen werden zu Auftragskarten mit einem Namen darauf, der Fortschritt ist ohne Telefonate sichtbar, und erledigte Arbeit wird zur Rechnung statt zum vergessenen Gefallen.

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  • Arbeitsaufträge mit Auftragskarten, Teilen und Arbeitszeit
  • Servicehistorie je Gerät und Kunde
  • Support-Tickets und Live-Chat auf der Website
  • Den Arbeitsauftrag berechnen und in die Bücher buchen

Was ein Außendienst & Servicebetriebe-Setup auf Flowyana abdeckt.

Flowyana ist eine Software für das Außendienst- und Servicemanagement von Wartungs-, Reparatur-, Installations- und Facility-Betrieben. Eine Anfrage wird zum Arbeitsauftrag, die Arbeit teilt sich in Auftragskarten mit je einem Techniker, Teile kommen aus dem Bestand, Arbeitszeit wird auf den Einsatz gebucht, und der erledigte Arbeitsauftrag wird zu einer Rechnung, die in Ihre Bücher bucht. Das Büro sieht jeden offenen Einsatz, ohne jemanden anzurufen.

Servicebetriebe verlieren selten Geld an der Arbeit selbst. Sie verlieren es zwischen Einsatz und Rechnung: verbaute, aber nie berechnete Teile, ein zweiter Besuch, den niemand abgerechnet hat, eine bar entgegengenommene und vergessene Anzahlung. Flowyana schließt diese Lücken, indem Einsatz, Teile, Arbeitszeit, Zahlungen und Rechnung auf einem Arbeitsauftrag liegen, verknüpft mit dem Kunden und dem gewarteten Gerät.

Dieselbe Einrichtung passt zu einem Klima- und Gebäudetechnikbetrieb in Dubai, einem Generatorservice in Lagos oder Johannesburg, einer Gerätereparaturwerkstatt in Kairo oder einem IT-Supportunternehmen überall. Die Gerätefelder auf einem Arbeitsauftrag sind Bezeichnungen, die Sie umbenennen können, sodass „Gerätenr.“ als Inventarnummer, Einheitennummer oder Kennzeichen erscheinen kann, und Belege drucken die von Ihnen gewählten Namen.

Der Ablauf

So läuft außendienst & servicebetriebe auf Flowyana.

  1. Anfrage

    Sie kommt einmal herein

    Ein Anruf, ein Chat oder ein Ticket — die Anfrage ist erfasst, mit dem Kunden verknüpft.

  2. Disposition

    Ein Name an jedem Einsatz

    Auftragskarten tragen Kunde, Arbeit und Zuständigen — Techniker sehen ihre Liste, Leiter sehen das Board.

  3. Abschluss

    Status ohne Telefonate

    Offen, in Arbeit, erledigt — wo ein Einsatz steht, ist sichtbar, nicht erfragt.

  4. Rechnung

    Erledigt heißt berechnet

    Erledigte Einsätze werden über denselben Kundendatensatz berechnet, und der Umsatz wird in Ihre Bücher gebucht.

Typische Probleme

Was sich ändert.

Im Detail

Genauer hingesehen.

Software für Arbeitsaufträge mit Auftragskarten

Ein Arbeitsauftrag ist der Einsatz, wie ihn der Kunde sieht: wer, wo, welches Gerät, was defekt ist und wann er geplant und zugesagt ist. Darunter teilen Auftragskarten die Arbeit zwischen Technikern auf, jede mit Zuständigem und Status, und der Arbeitsauftrag fasst sie zusammen. Teile werden aus dem Bestand auf die Auftragskarte gebucht, und Arbeitszeilen erfassen die geleistete Arbeit. Ist der Einsatz erledigt, erzeugt der Arbeitsauftrag die Rechnung mit Teilen und Arbeitszeit bereits darauf. Der Arbeitsauftrag lässt sich außerdem als Beleg mit Ihrem Branding für den Kunden drucken.

  • Mehrere Auftragskarten je Arbeitsauftrag, jede mit eigenem Zuständigen
  • Teile aus dem Bestand, mit Rückgabe in den Bestand
  • Arbeitszeilen auf jeder Auftragskarte
  • Rechnung aus dem Arbeitsauftrag erzeugt

Gerätehistorie und Seriennummernverfolgung

Jeder Arbeitsauftrag erfasst Gerätenummer, Gerätedetails, eine registrierte Seriennummer, die Einsatzadresse und das gemeldete Problem. Suchen Sie nach einem Gerät, sehen Sie jeden Einsatz, der je daran erledigt wurde; öffnen Sie einen Kunden, sehen Sie seine vollständige Servicehistorie. Verkaufen Sie die Geräte auch, werden Seriennummern mit Garantiedaten ab dem Verkauf verfolgt, und eine Garantieprüfung zeigt auf einen Blick, ob eine Reparatur abgedeckt ist.

  • Gerätefelder passend zu Ihrem Gewerk umbenennen
  • Garantieprüfung per Seriennummer
  • Historie je Kunde und je Gerät

Support-Tickets und Kundengespräche

Tickets liegen auf einem Board mit Phasen, die Sie selbst festlegen, dazu Priorität, Kategorie, Zuständiger, Kunde, Kontaktdaten und Fälligkeitsdatum. Im Business-Tarif kann ein Ticket eigene Unteraufgaben enthalten, jede mit Zuständigem, geschätzten und tatsächlichen Stunden und Fälligkeitsdatum. Ihre Website erhält ein Live-Chat-Widget mit Geschäftszeiten und Offline-Nachrichten. Mit dem Omnichannel-Posteingang kommen WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram und E-Mail an einem Ort zusammen, und ein Gespräch kann im CRM zum Lead werden.

  • Ticket-Boards mit eigenen Phasen
  • Ticket-Aufgaben mit Stunden und Fälligkeitsdaten
  • Live-Chat auf der Website mit Besucherbewertungen

Jährliche Wartungsverträge und wiederkehrende Abrechnung

Viele Servicebetriebe verkaufen Wartung als Jahres- oder Monatsvertrag. Mit dem Modul Abonnements läuft ein Vertrag als Kundenabonnement mit Abrechnungszyklus, Verlängerungsdatum und Einstellung zur automatischen Verlängerung, und jede Verlängerung erstellt planmäßig eine Verkaufsrechnung. Arbeit im Rahmen des Vertrags wird weiterhin als Arbeitsauftrag erfasst, sodass Sie sehen, was der Vertrag Sie an Teilen und Arbeitszeit gekostet hat.

Techniker, Anwesenheit und Gehaltsabrechnung

Mit Personal & Lohnabrechnung stempeln Techniker selbst ein und aus, Schichten und Dienstpläne legen fest, wer im Einsatz ist, Urlaubsanträge laufen durch die Genehmigung, und die Gehaltsabrechnung läuft auf Basis von Gehaltsstrukturen und bucht in die Bücher. Mitarbeiterauslagen für Kraftstoff oder Werkzeug laufen über Ausgaben mit verpflichtender Genehmigung, sodass Ausgaben im Außendienst sichtbar sind, bevor sie erstattet werden.

  • Selbstständiges Ein- und Ausstempeln
  • Urlaubsanträge und Genehmigungen
  • Auslagen und Vorschüsse für Außendienstmitarbeiter

Ihr Modulpaket

Nutzen Sie diese. Lassen Sie den Rest weg.

Dies ist die typische Ausstattung für Ihre Branche, im passenden Tarif — kürzen oder erweitern Sie sie und ergänzen Sie weitere Produkte, wenn Sie wachsen.

ServiceaufträgeSupport-DeskCRMVertrieb & RechnungsstellungAufgabenAusgabenBuchhaltungPersonal & Lohnabrechnung

Tarife und Preise ansehen →

Automatisierung

Die Routinearbeit läuft von selbst.

Workflows beobachten, was in Ihrem Unternehmen passiert, und handeln nach Ihren Regeln — zuweisen, benachrichtigen, den nächsten Schritt anstoßen. Einmal eingerichtet, hängt der Ablauf nicht mehr davon ab, wer gerade Dienst hat.

Automatisierung entdecken

Fragen

Gefragt von außendienst & servicebetriebe.

Ist Flowyana eine Software für das Außendienstmanagement?

Ja, für kleine und mittlere Servicebetriebe. Sie verwaltet Arbeitsaufträge, Auftragskarten mit Technikern, Teile aus dem Bestand, Arbeitszeit, Gerätehistorie, Support-Tickets und Rechnungsstellung, alles auf denselben Datensätzen wie Ihre Buchhaltung. Routenplanung und Pläne für vorbeugende Wartung sind nicht enthalten.

Eignet es sich als Auftragskarten-Software für eine Werkstatt?

Ja. Ein Arbeitsauftrag enthält die Fahrzeug- oder Gerätedaten, das gemeldete Problem und so viele Auftragskarten, wie der Einsatz braucht. Teile und Arbeitszeit kommen auf jede Karte, und die Rechnung wird aus dem Arbeitsauftrag erzeugt. Die Gerätefelder lassen sich passend zu Ihrem Gewerk umbenennen.

Können Techniker auf ihre eigenen Einsätze beschränkt werden?

Rollen und Berechtigungen steuern Modul für Modul, was Außendienstmitarbeiter sehen und tun können, und Filialen halten Mitarbeiter an ihrem eigenen Standort. Ein Techniker arbeitet seine Liste ab, ohne das Backoffice zu sehen.

Wie kommen wir vom Einsatz zur Rechnung?

Ist die Arbeit erledigt, erzeugen Sie die Rechnung aus dem Arbeitsauftrag. Teile und Arbeitszeit stehen bereits darauf, und eine auf dem Arbeitsauftrag erfasste Anzahlung wird damit verrechnet. Umsatz und Steuer werden in Ihre Bücher gebucht.

Können wir Wartungsverträge (AMC) in den VAE oder Saudi-Arabien verwalten?

Ja, mit dem Modul Abonnements. Jeder Vertrag hat einen Abrechnungszyklus und ein Verlängerungsdatum, und Verlängerungen werden planmäßig mit der Mehrwertsteuer Ihres Landes berechnet. Die Einsätze im Rahmen des Vertrags werden als Arbeitsaufträge erfasst.

Brauchen wir die Lagerverwaltung?

Nur wenn Sie Teile aus dem Bestand entnehmen. Ein reines Serviceunternehmen kann mit Serviceaufträgen, Support, CRM und Rechnungsstellung arbeiten; das Lager kommt hinzu, wenn Teile gezählt und berechnet werden sollen.

Können Kunden Anfragen über WhatsApp stellen?

Ja, mit dem Omnichannel-Posteingang und den Integrationen Ihres Tarifs. WhatsApp-Nachrichten landen in einem gemeinsamen Posteingang, in dem Ihr Team antwortet. Ein Gespräch in einen Arbeitsauftrag umzuwandeln ist heute ein manueller Schritt.

Plant es vorbeugende Wartung automatisch?

Nein. Es gibt keine Pläne für vorbeugende Wartung. Sie können per Automatisierung an einem von Ihnen festgelegten Datum eine Erinnerungsaufgabe anlegen, aber wiederkehrende Servicebesuche werden nicht für Sie erzeugt.

Gebaut für Ihren Ablauf.

Erzählen Sie uns von Ihrem Unternehmen, und wir führen Sie durch Flowyana, eingerichtet für außendienst & servicebetriebe — Ihr Modulpaket, Ihr Ablauf, der passende Tarif.

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