Für Vermietungsunternehmen

Ihr gesamter Mietbestand, immer sauber verbucht.

Villen oder Kamerasets, Säle oder Gerüste — jede Einheit ist erfasst, ihre Verfügbarkeit wird durchgesetzt, Übergabe und Rückgabe sind dokumentiert. Die Rechnungsstellung läuft über dieselben Kunden und Bücher wie alles andere.

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Register für Immobilien und beliebige Mietobjekte
Doppelbuchungen vom System verhindert
Reserviert → ausgegeben → zurück, nachverfolgt
Mieter über dieselben Bücher abrechnen

Was ein Vermietungsunternehmen-Setup auf Flowyana abdeckt.

Flowyana ist eine Software für die Mietverwaltung von Geräteverleih, Immobilienvermietung, Fahrzeug-, Event- und Partyverleih. Jede Einheit steht in einem Register, das System verweigert, dieselbe Einheit für denselben Zeitraum zweimal zu vermieten, Verträge werden planmäßig mit Kaution und Verzugsgebühren abgerechnet, und jeder Zeitraum erstellt eine Rechnung in Ihren Büchern. Es läuft eigenständig oder zusammen mit Verkauf, Buchhaltung und CRM.

Vermieten heißt Zeit verkaufen, und Zeit geht leicht verloren. Ein Gerüst kommt drei Tage zu spät zurück, und niemand berechnet die zusätzlichen Tage. Eine Kaution liegt in der Schublade und wird nie zurückgezahlt oder verrechnet. Ein Mietvertrag für eine Villa verlängert sich auf dem Papier, während die Abrechnung stoppt. Flowyana behandelt jede Vermietung als Vertrag mit Beginn, Ende, Abrechnungsmuster und Kaution, sodass die finanzielle Seite automatisch der Objektseite folgt.

Dieselbe Plattform bedient einen Geräteverleih in Dubai, einen Eventmöbelverleih in Riad, einen Immobilienverwalter in Maskat oder einen Kameraverleih in Johannesburg. Immobilien enthalten Einheiten; Mietobjekte decken alles andere ab, vom Generator bis zum Hochzeitszelt. Mehrwertsteuer, die Nachkommastellen der Währung und die Belege folgen Ihren Ländereinstellungen.

Der Ablauf

So läuft vermietungsunternehmen auf Flowyana.

Erfassen
Jede Einheit im Register
Immobilien und Mietobjekte mit den Details, die zählen — was es ist, wo es ist, in welchem Zustand.
Reservieren
Verfügbarkeit, die Sie zusagen können
Das System lässt nicht zu, dass eine Einheit zweimal zugesagt wird — eine Reservierung ist eine echte Blockung.
Übergeben
Ausgegeben, mit einem Namen dazu
Wer es hat und wann es zurückkommen muss — auf einen Blick sichtbar, je Einheit und je Kunde.
Rückgabe
Zurück, geprüft, berechnet
Rückgaben schließen den Kreis; die Abrechnung läuft über den Verkauf in dieselben Bücher wie der Rest Ihres Unternehmens.

Typische Probleme

Was sich ändert.

Zwei Kunden wird dieselbe Einheit für dieselben Tage zugesagt.
Die Verfügbarkeit wird beim Speichern des Vertrags durchgesetzt. Eine Einheit, die für einen überlappenden Zeitraum bereits ausgegeben oder reserviert ist, kann nicht erneut vermietet werden, und jedes Mietobjekt zeigt seine freie Menge.
Mieten werden von Hand abgerechnet, und manche Zeiträume gehen unter.
Jeder Vertrag trägt sein Abrechnungsmuster: einmalig oder wiederkehrend, im Voraus oder nachträglich. Jeder Zeitraum erstellt planmäßig eine Verkaufsrechnung, mit anteiliger Berechnung für Teilzeiträume.
Kautionen werden mit Einnahmen vermischt.
Kautionen werden in den Büchern als Verbindlichkeit geführt, nicht als Umsatz. Endet die Vermietung, wird die Kaution erstattet, und Abzüge für Schäden oder Reinigung kommen auf die Schlussrechnung. Noch nicht abgewickelte Kautionen werden Ihrem Team angezeigt.
Verspätete Rückgaben und Zahlungen kosten Geld, das niemand eintreibt.
Karenztage und Verzugsgebühren sind Teil des Vertrags. Überfällige Mietrechnungen lösen eine Benachrichtigung für Ihr Team aus, sodass das Nachfassen rechtzeitig beginnt.
Mietverträge laufen aus oder verlängern sich, ohne dass es jemand bemerkt.
Auslaufende Verträge werden 30 und 7 Tage vorher markiert, und die automatische Verlängerung verlängert den Vertrag von selbst, wenn Sie das möchten.
Mieter fragen, was sie schulden, und die Antwort dauert einen Nachmittag.
Ein Kontoauszug je Mieter listet Rechnungen, Zahlungen und Saldo auf, bereit zum Drucken oder Teilen.

Im Detail

Genauer hingesehen.

Software für den Geräteverleih mit durchgesetzter Verfügbarkeit

Jedes Mietobjekt hat eine Menge und einen abgeleiteten Status: frei, teilweise ausgegeben oder vollständig ausgegeben. Wenn Sie einen Vertrag anlegen, prüft Flowyana den Zeitraum gegen jeden anderen Vertrag für dieses Objekt und verweigert eine Überschneidung. Verträge durchlaufen einen klaren Lebenszyklus: reserviert, ausgegeben, gekündigt, dann abgeschlossen oder beendet. Bearbeitungen werden gesperrt, sobald die Abrechnung gelaufen ist, sodass die Unterlagen nicht vom Geld abweichen können. Ein Dashboard zeigt Auslastung, bald auslaufende Verträge, überfällige Rechnungen, gehaltene Kautionen und alles, was Aufmerksamkeit braucht.

Mietobjekte jeder Art, mit Menge und freier Anzahl
Überschneidungsprüfung bei jedem Vertrag
Lebenszyklusstatus mit Bearbeitungssperre nach der Abrechnung
Widgets für Auslastung und bald auslaufende Verträge

Immobilien- und Mietvertragsverwaltung

Immobilien enthalten Einheiten, sodass ein Gebäude mit zwölf Wohnungen oder eine Wohnanlage mit Villen eine Immobilie mit aufgelisteten Einheiten ist. Ein Mietvertrag ist ein Vertrag über eine Einheit, mit Miete, Abrechnungstag, Kaution und mietfreiem Zeitraum, falls Sie einen gewähren. Die wiederkehrende Abrechnung erstellt die monatliche oder vierteljährliche Rechnung, und der Mieterkontoauszug zeigt den laufenden Saldo. Im Business-Tarif lassen sich Instandhaltungsanfragen als Arbeitsaufträge zur Immobilie erfassen.

Mietfreie Zeiträume und anteilige Berechnung
Mieterkontoauszüge
Automatische Verlängerung von Verträgen

Mietabrechnung, Kautionen und Verzugsgebühren

Die Abrechnung ist der Teil, den Vermietungsunternehmen am häufigsten in einer Tabelle führen — und der Teil, den Flowyana automatisiert. Jeder Zeitraum eines Vertrags wird zu einer Verkaufsrechnung mit der richtigen Steuer. Zusatzkosten wie Lieferung, Reinigung oder Schäden kommen auf den Vertrag und werden mit ihm abgerechnet. Kautionen liegen auf einem Verbindlichkeitskonto, bis die Vermietung endet und die Kaution erstattet wird. Verzugsgebühren greifen nach den von Ihnen festgelegten Karenztagen, und Rechnungen, Zahlungen und Kautionen buchen alle in dieselben Bücher wie der Rest Ihres Unternehmens.

Einmalige oder wiederkehrende Abrechnung, im Voraus oder nachträglich
Zusatzkosten auf dem Vertrag
Kautionen als Verbindlichkeit geführt
Zahlungslinks auf Rechnungen, wo ein unterstützter Zahlungsanbieter verfügbar ist

Kunden, Anfragen und kurze Buchungen

Mieter sind Kunden, die mit Verkauf und CRM geteilt werden, sodass ein Datensatz jedem Modul dient, und der Mieterkontoauszug zeigt ihre Rechnungen, Zahlungen und ihren Saldo. Anfragen lassen sich als Leads in einer Pipeline verfolgen, bevor sie zu Verträgen werden. Für kurze Vermietungen, die nach Tag oder Stunde verkauft werden, ergänzt das Modul Buchungen einen Kalender mit Buchungszahlungen und Anzahlungen, falls das besser zu Ihrem Geschäft passt als Verträge.

Ihr Modulpaket

Nutzen Sie diese. Lassen Sie den Rest weg.

Dies ist die typische Ausstattung für Ihre Branche, im passenden Tarif — kürzen oder erweitern Sie sie und ergänzen Sie weitere Produkte, wenn Sie wachsen.

Vermietung CRM Vertrieb & Rechnungsstellung Buchungen Buchhaltung Berichte

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Automatisierung

Die Routinearbeit läuft von selbst.

Workflows beobachten, was in Ihrem Unternehmen passiert, und handeln nach Ihren Regeln — zuweisen, benachrichtigen, den nächsten Schritt anstoßen. Einmal eingerichtet, hängt der Ablauf nicht mehr davon ab, wer gerade Dienst hat.

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Fragen

Gefragt von vermietungsunternehmen.

Verwaltet Flowyana sowohl Immobilien- als auch Gerätevermietung?

Ja. Immobilien enthalten Einheiten zur Vermietung, und Mietobjekte decken alles andere ab: Geräte, Fahrzeuge, Eventausstattung oder Werkzeuge. Beide nutzen dieselben Verträge, dieselbe Abrechnung und dieselben Kautionen.

Ist es eine Software für den Geräteverleih für Unternehmen in den VAE und Saudi-Arabien?

Ja. Verträge, Verfügbarkeit, wiederkehrende Abrechnung, Kautionen und Verzugsgebühren funktionieren überall gleich, und Rechnungen tragen die Mehrwertsteuer Ihres Landes, etwa 5 % in den VAE oder 15 % in Saudi-Arabien, auf Wunsch mit arabisch-englischen Belegen.

Wie werden Doppelbuchungen verhindert?

Die Verfügbarkeit wird beim Speichern eines Vertrags geprüft. Eine Einheit, die für einen überlappenden Zeitraum ausgegeben oder reserviert ist, kann niemand anderem zugesagt werden.

Kann die Miete jeden Monat automatisch abgerechnet werden?

Ja. Jeder Vertrag hat ein Abrechnungsmuster, einmalig oder wiederkehrend, im Voraus oder nachträglich, und jeder Zeitraum erstellt planmäßig eine Verkaufsrechnung, mit anteiliger Berechnung für Teilzeiträume.

Wie werden Mietkautionen behandelt?

Kautionen werden als Verbindlichkeit erfasst, nicht als Einnahme. Endet die Vermietung, wird die Kaution erstattet, und Abzüge kommen auf die Schlussrechnung, sodass die Bücher korrekt bleiben. Nicht abgewickelte Kautionen werden markiert.

Können wir Verzugsgebühren berechnen?

Ja. Legen Sie Karenztage und eine Verzugsgebühr im Vertrag fest. Überfällige Mietrechnungen benachrichtigen außerdem Ihr Team.

Können wir nur mit der Vermietung starten?

Ja. Vermietung hat eigene veröffentlichte Tarife. Starten Sie nur mit der Vermietung; Buchhaltung und CRM kommen in den höheren Tarifen hinzu, wenn die Abrechnung am selben Ort wie Ihre Bücher liegen soll.

Können Kunden online buchen?

Heute nicht. Verträge und Buchungen werden von Ihrem Team erfasst; eine öffentliche Seite zur Selbstbuchung gibt es nicht.

Gebaut für Ihren Ablauf.

Erzählen Sie uns von Ihrem Unternehmen, und wir führen Sie durch Flowyana, eingerichtet für vermietungsunternehmen — Ihr Modulpaket, Ihr Ablauf, der passende Tarif.

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