Chaque intervention planifiée, réalisée et facturée.

Un logiciel d’ordres de travail avec fiches d’intervention

Un ordre de travail, c’est l’intervention telle que le client la voit : qui, où, quel équipement, quel problème, et quand elle est planifiée et promise. En dessous, les fiches d’intervention répartissent le travail entre techniciens, chacune avec une personne assignée et un statut, et l’ordre de travail les consolide. Les pièces sont prises du stock sur la fiche d’intervention, et des lignes de main-d’œuvre enregistrent le travail effectué. Une fois l’intervention terminée, l’ordre de travail génère la facture avec les pièces et la main-d’œuvre déjà dessus. L’ordre de travail s’imprime aussi comme un document à vos couleurs pour le client.

• Plusieurs fiches d’intervention par ordre de travail, chacune avec sa personne assignée
• Pièces prises du stock, avec retours en stock
• Lignes de main-d’œuvre sur chaque fiche d’intervention
• Facture générée depuis l’ordre de travail

Historique des équipements et suivi des numéros de série

Chaque ordre de travail enregistre un numéro d’équipement, ses caractéristiques, un numéro de série enregistré, l’adresse d’intervention et le problème signalé. Cherchez par équipement et vous voyez toutes les interventions jamais faites sur cet appareil ; ouvrez un client et vous voyez tout son historique de service. Si vous vendez aussi l’équipement, les numéros de série avec dates de garantie sont suivis depuis la vente, et une vérification de garantie montre d’un coup d’œil si une réparation est couverte.

• Renommez les champs d’équipement selon votre métier
• Vérification de garantie par numéro de série
• Historique par client et par équipement

Tickets de support et conversations clients

Les tickets vivent sur un tableau avec les étapes que vous définissez, plus la priorité, la catégorie, la personne assignée, le client, les coordonnées et une échéance. Avec l’offre Business, un ticket peut contenir ses propres sous-tâches, chacune avec une personne assignée, des heures estimées et réelles, et une échéance. Votre site reçoit un widget de chat en direct avec horaires d’ouverture et messages hors ligne. Avec la boîte de réception omnicanale, WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram et l’e-mail se rejoignent au même endroit, et une conversation peut devenir un prospect dans le CRM.

• Tableaux de tickets avec vos propres étapes
• Tâches de ticket avec heures et échéances
• Chat en direct sur le site avec notes des visiteurs

Contrats de maintenance annuels et facturation récurrente

Beaucoup d’entreprises de services vendent la maintenance sous contrat annuel ou mensuel. Avec le module Abonnements, un contrat fonctionne comme un abonnement client avec son cycle de facturation, sa date de renouvellement et son option de renouvellement automatique, et chaque renouvellement émet une facture de vente à la date prévue. Le travail effectué dans le cadre du contrat reste saisi en ordres de travail : vous voyez ce que le contrat vous a coûté en pièces et en main-d’œuvre.

Techniciens, présence et paie

Avec RH et paie, les techniciens pointent eux-mêmes leur arrivée et leur départ, les plannings et roulements organisent qui travaille, les demandes de congé passent par approbation, et la paie est calculée à partir des structures salariales puis comptabilisée. Les dépenses du personnel pour le carburant ou l’outillage passent par Dépenses avec approbation obligatoire : les dépenses de terrain sont visibles avant d’être remboursées.

• Pointage d’arrivée et de départ en autonomie
• Demandes de congé et approbations
• Notes de frais et avances pour le personnel de terrain