So verfolgen Sie die Kundenhistorie in einem Vermietungsunternehmen

Warum die Kundenhistorie bei Vermietungen wichtiger ist als im Einzelhandel

Ein Geschäft verkauft etwas einmal. Ein Vermietungsunternehmen übergibt ein Mietobjekt, vertraut es dem Kunden an und erwartet es pünktlich und im selben Zustand zurück. Jede Vermietung ist ein kleiner Kredit auf etwas Wertvolles. Deshalb ist die Vorgeschichte des Kunden das Nützlichste, was Sie über ihn wissen.

Wenn dieselbe Person erneut einen Generator, ein Auto oder eine Wohnung mieten möchte, wollen Sie in wenigen Sekunden drei Fragen beantworten. Hat sie Dinge pünktlich zurückgebracht? Hat sie sie in gutem Zustand zurückgebracht? Schuldet sie uns etwas? Wenn die Antwort bedeutet, durch einen Buchungskalender zu scrollen, ein Kassenbuch zu prüfen und ein Telefon nach alten Nachrichten zu durchsuchen, macht es niemand, und dieselben Probleme wiederholen sich.

Bei der Kundenhistorie in einem Vermietungsunternehmen geht es nicht darum, mehr Daten zu sammeln. Es geht darum, die Daten, die Sie ohnehin erzeugen — Vermietungen, Übergaben, Rechnungen und Gespräche —, an einem Ort einem Kunden zuzuordnen.

Was sollte ein Mietkunden-Datensatz enthalten?

Betrachten Sie den Kundendatensatz als den Ordner, in den jedes andere Dokument wandert. Für ein Vermietungsunternehmen sollte er enthalten:

• Wer der Kunde ist. Firma oder Person, Telefon, E-Mail und die Ansprechpartner, mit denen Sie zu tun haben, etwa der Bauleiter, der Geräte abholt, und die Buchhaltungskraft, die zahlt.
• Jede Vermietung, früher und aktuell. Was vermietet wurde, von wann bis wann, zu welchem Satz und von welcher Filiale.
• Zustand bei Übergabe und Rückgabe. In welchem Zustand jeder Artikel war, als er hinausging und als er zurückkam.
• Gebühren über die Miete hinaus. Schäden, verspätete Rückgaben, Reinigung, Kraftstoff, Lieferung.
• Geld. Erstellte Rechnungen, erhaltene Zahlungen, Gutschriften sowie gehaltene oder erstattete Kautionen.
• Gespräche und Notizen. Was angefragt wurde, was Sie zugesagt haben und alles, was die nächste Person wissen sollte.
• Dokumente. Unterschriebene Verträge, Ausweisdokumente, Versicherungsnachweise, Fotos.

Die meisten dieser Angaben entstehen bei Ihrer normalen Arbeit. Ein gutes System erfasst sie als Nebenprodukt des Vermietens, statt Mitarbeiter zu bitten, sie hinterher in eine Kundenakte zu übertragen.

Wie verfolgt man Vermietungen pro Kunde ohne Tabellen?

Der übliche Ausgangspunkt ist eine Tabelle oder ein Buchungskalender. Beide scheitern auf dieselbe Weise: Sie verfolgen die Zeit des Mietobjekts, nicht die Historie des Kunden. Ein Kalender sagt Ihnen, dass der Bagger bis Donnerstag ausgegeben ist. Er sagt Ihnen nicht, dass dieser Kunde den letzten vier Tage zu spät mit einem gerissenen Löffel zurückgebracht hat.

Die Lösung ist ein Vermietungsdatensatz, der immer mit einem Kunden verknüpft ist. Im Modul Vermietung von Flowyana nennt jede Vermietung den Kunden, die Artikel oder Einheiten, den Zeitraum und die Filiale. Da jede Vermietung auf den Kunden verweist, können Sie die Vermietungsliste nach einem Kunden durchsuchen oder filtern und alles sehen, was er gemietet hat, aktuell und früher.

Die Verfügbarkeit wird auf denselben Datensätzen durchgesetzt. Ein Artikel, der reserviert oder ausgegeben ist, kann für überlappende Daten nicht erneut gebucht werden. Das zählt auch für die Kundenhistorie: Wenn Doppelbuchungen nicht passieren können, ist die Historie nicht voller stornierter und neu gebuchter Vermietungen, die verbergen, was wirklich geschehen ist.

Wie sollten Sie den Zustand bei Übergabe und Rückgabe erfassen?

Streit über Schäden ist der Punkt, an dem schlechte Aufzeichnungen am meisten kosten. Können Sie nicht zeigen, in welchem Zustand ein Artikel hinausging, steht Ihr Wort gegen seines.

Erfassen Sie den Zustand an beiden Enden jeder Vermietung, auf der Vermietung selbst:

1. Bei der Übergabe den Zustand jedes Artikels und die Uhrzeit der Ausgabe notieren.
2. Bei der Rückgabe den Zustand erneut und die Uhrzeit der Rückkehr notieren.
3. Wenn etwas nicht stimmt, eine Gebühr für den Schaden oder die verspätete Rückgabe auf dieser Vermietung erheben und Fotos anhängen.

In Flowyana speichert jede vermietete Einheit, wann sie ausgegeben und wann sie zurückgegeben wurde, mit einer Zustandsnotiz für jede Richtung. Schäden und andere Zusatzgebühren werden der Vermietung als Gebühren hinzugefügt, sodass sie die Rechnung und den Kontoauszug des Kunden erreichen, statt in einer Notiz zu stehen, die niemand berechnet.

Mit der Zeit ergibt das ein sachliches Muster. Ein Kunde, dessen letzte sechs Rückgaben pünktlich und sauber waren, ist jemand, dem Sie bessere Konditionen anbieten können. Ein Kunde mit wiederholten Schadensgebühren braucht eine höhere Kaution oder ein Gespräch.

Wie verfolgt man, was jeder Kunde schuldet?

Geld ist der Teil der Kundenhistorie, den die meisten Vermietungsunternehmen woanders führen, meist in einem separaten Buchhaltungswerkzeug oder bei einem externen Buchhalter. Diese Trennung ist der Grund, warum Inhaber oft nicht wissen, dass ein Kunde mit Zahlungen im Rückstand ist, bis sie die nächste Vermietung bereits übergeben haben.

Halten Sie das Geld auf derselben Datenspur wie die Vermietung:

• Mietrechnungen für jeden Zeitraum, ob der Vertrag einmalig oder monatlich im Voraus oder nachträglich abrechnet.
• Zahlungen, die diesen Rechnungen zugeordnet werden.
• Kautionen, die zur Vermietung gehalten und am Ende erstattet oder mit Gebühren verrechnet werden.
• Zusatzgebühren für Schäden, verspätete Rückgabe oder anderes, genauso berechnet wie die Miete.

Flowyana erstellt für jeden Abrechnungszeitraum einer Vermietung eine Verkaufsrechnung, in denselben Büchern wie der Rest Ihres Unternehmens, und führt Kautionen als Geld, das dem Kunden zurückgeschuldet wird, bis sie erstattet oder verrechnet werden. Jede Vermietung hat einen Kontoauszug, der zeigt, was berechnet, bezahlt und gutgeschrieben wurde, den Saldo und die gehaltene Kaution. Über alle Kunden hinweg zeigt die Fälligkeitsanalyse der Forderungen, wer was wie lange schuldet, und der Kreditbereich des Kunden zeigt Vorauszahlungen oder offene Gutschriften, die er noch nutzen kann.

Mieterinnerungen und Mahnungen gehen aus denselben Datensätzen hinaus, sodass das Nachfassen auf dem tatsächlichen Saldo beruht und nicht darauf, dass jemand daran denkt nachzusehen.

Wo passen Gespräche und Notizen in die Kundenhistorie?

Der Kontext einer Vermietung zählt oft genauso viel wie die Vermietung selbst. Ein Kunde hat um Lieferung an eine andere Baustelle gebeten. Jemand hat einen Rabatt für eine lange Mietdauer vereinbart. Der Ansprechpartner in der Buchhaltung hat gewechselt. Liegen diese Details im WhatsApp eines einzelnen Mitarbeiters, sind sie weg, sobald dieser Mitarbeiter in Urlaub geht.

In einem Flowyana-Kundendatensatz führt das Team:

• eine Aktivitätszeitleiste der Änderungen am Datensatz;
• Notizen und Kommentare, mit @Erwähnungen, um Kollegen einzubeziehen;
• Anhänge wie unterschriebene Verträge, Lizenzen und Versicherungsdokumente;
• die Ansprechpartner des Kunden, damit Sie wissen, wen Sie wozu anrufen.

Nutzen Sie auch den Omnichannel-Posteingang, lassen sich Gespräche über WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, E-Mail oder Website-Chat mit einem Kontakt verknüpfen, und eine neue Anfrage kann im CRM zum Lead werden, ohne sie neu einzutippen. Anfrage, Vermietung und Rechnungen teilen sich dann einen Kunden.

Welche Berichte zeigen die Kundenhistorie auf einen Blick?

Sind die Datensätze verknüpft, beantworten wenige Berichte die meisten Fragen:

Keiner davon muss in eine Tabelle exportiert werden, denn Vermietungen, Rechnungen und Zahlungen liegen bereits in denselben Büchern.

Wie richten Sie die Kundenverfolgung für ein Vermietungsunternehmen ein?

Sie müssen nicht erst Jahre an Historie bereinigen, bevor Sie beginnen. Eine praktische Reihenfolge:

1. Kunden importieren. Übernehmen Sie Ihre bestehende Kundenliste aus Excel oder CSV und ordnen Sie Ihre Spalten den Feldern zu. Fehlgeschlagene Zeilen landen in einer Datei, die Sie korrigieren und erneut importieren können.
2. Mietobjekte erfassen. Immobilien und Einheiten, Fahrzeuge, Geräte, Eventausstattung — was immer Sie vermieten, mit den Feldern, die für Sie zählen.
3. Laufende Vermietungen eingeben. Beginnen Sie mit dem, was heute ausgegeben ist, verknüpft mit dem richtigen Kunden und mit der Kaution, die Sie halten.
4. Ab jetzt den Zustand bei jeder Übergabe erfassen. Das ist die Gewohnheit, die sich am schnellsten auszahlt.
5. Rechnungen und Zahlungen durch das System laufen lassen. Kontoauszug und Fälligkeitsberichte füllen sich ab diesem Punkt von selbst.

Nach wenigen Abrechnungszyklen hat jeder aktive Kunde eine echte Historie: Vermietungen, Rückgaben, Gebühren und Zahlungen, auf einem Datensatz.

Worauf sollten Sie bei Vermietungssoftware für die Kundenverfolgung achten?

Wenn Sie Werkzeuge vergleichen, testen Sie diese Punkte mit Ihren eigenen Daten, statt eine Funktionsliste zu lesen:

• Ein Kundendatensatz, den Vermietungen, Rechnungen und Zahlungen teilen. Hat das Vermietungswerkzeug eine eigene Kundenliste und das Buchhaltungswerkzeug eine andere, zerfällt die Historie.
• Zustand und Daten bei Übergabe und Rückgabe erfasst, je Artikel.
• Zusatzgebühren, die die Rechnung erreichen, nicht nur ein Notizfeld.
• Kautionen als von Ihnen gehaltenes Geld behandelt, mit einem klaren Schritt zur Erstattung oder Verrechnung.
• Ein Kontoauszug je Vermietung und eine Fälligkeitsanalyse je Kunde.
• Sichtbarkeit nach Filiale, wenn Sie mehr als einen Standort haben.
• Notizen, Dateien und Gespräche am Kunden, damit der Kontext nicht in privaten Telefonen steckt.

Flowyana bietet die Vermietung als eigenes Produkt an, für sich vollständig, mit Rechnungsstellung und Buchhaltung auf demselben Kundendatensatz. Sie können CRM oder den Posteingang später hinzufügen, und die aufgebaute Historie bleibt erhalten.