Kontoauszüge abgestimmt, Zeile für Zeile.

Kontoauszüge jeder Bank importieren

Jede Bank in der Golfregion exportiert Auszüge ein wenig anders. Flowyana löst das mit einer Spaltenzuordnung, die Sie einmal je Bankkonto festlegen: welche Spalte Datum, Beschreibung und Referenz enthält und ob Beträge als eine Spalte mit Vorzeichen oder als getrennte Spalten für Ein- und Ausgänge kommen. Außerdem legen Sie Datumsformat und Dezimaltrennzeichen fest und können das Vorzeichen umkehren, wenn eine Bank Abbuchungen als positive Zahlen ausweist. Enthält die Datei einen laufenden Saldo, lässt sich auch diese Spalte zuordnen. Speichern Sie die Zuordnung, und der Import im nächsten Monat ist ein einziger Schritt.

• Kontoauszüge als Excel oder CSV
• Eine Betragsspalte oder getrennte Ein- und Ausgänge
• Datum als Tag-Monat-Jahr, Monat-Tag-Jahr oder Jahr-Monat-Tag
• Gespeicherte Zuordnung je Bankkonto

Zuordnungsvorschläge, auf die Sie sich verlassen können

Für jede Auszugszeile sucht Flowyana auf diesem Bankkonto nach nicht abgestimmten Buchungen mit demselben Betrag, die innerhalb einer Woche um die Zeile datiert sind. Die Reihenfolge richtet sich danach, wie nah die Daten beieinander liegen und ob Referenz oder Beschreibung der Zeile die Referenz, Belegnummer oder den Geschäftspartner der Buchung nennen. Hat eine Zeile genau einen eindeutigen Treffer, ist es ein exakter Treffer, und alle exakten Treffer lassen sich auf einmal bestätigen. Alles andere wartet auf Ihre Entscheidung.

• Gleicher Betrag, innerhalb von sieben Tagen
• Referenz, Belegnummer und Name des Geschäftspartners geprüft
• Alle exakten Treffer in einem Schritt bestätigt

Mehrere Buchungen, eine Auszugszeile

Banken zeigen oft eine Einzahlung für mehrere Schecks oder die Kartenumsätze eines Tages und eine Abbuchung für einen ganzen Stapel Lieferantenzahlungen. Wählen Sie die Buchungen, aus denen sich die Zeile zusammensetzt, und ordnen Sie sie gemeinsam zu. Flowyana prüft, ob ihre Summe mit der Auszugszeile übereinstimmt, und nennt Ihnen die Differenz, falls nicht. Machen Sie die Zuordnung einer Zeile rückgängig, kehren alle ihr zugeordneten Buchungen gemeinsam in die Liste der nicht abgestimmten Posten zurück.

Bankgebühren und Zinsen aus dem Auszug

Manche Zeilen gibt es nur auf dem Auszug: monatliche Kontoführungsgebühren, Überweisungsgebühren, Habenzinsen. Statt eine Journalbuchung zu schreiben und sie später zuzuordnen, legen Sie die Buchung direkt aus der Auszugszeile an. Wählen Sie das passende Konto, etwa Bankgebühren, und die Filiale, und Flowyana bucht den Beleg und ordnet ihn der Zeile in einem Schritt zu. Schlägt einer der beiden Teile fehl, wird keiner gespeichert.

Die Abstimmungsübersicht

Erfassen Sie den Schlusssaldo, der auf Ihrem Kontoauszug steht, und Flowyana erstellt die Bankabstimmung zu diesem Datum. Sie beginnt beim Saldo in Ihren Büchern, listet noch nicht von der Bank gutgeschriebene Einzahlungen und noch nicht eingelöste Zahlungen auf und kommt beim Auszugssaldo an. Ihr Buchhalter oder Prüfer sieht auf einen Blick, Buchung für Buchung, warum die beiden Salden abweichen. Jedes Bankkonto zeigt außerdem, wann es zuletzt abgestimmt wurde und wie viele Auszugszeilen noch nicht zugeordnet sind.

• Vom Buchsaldo zum Auszugssaldo
• Noch nicht gutgeschriebene Einzahlungen
• Noch nicht eingelöste Zahlungen
• Datum der letzten Abstimmung je Bankkonto

Abgestimmt heißt geschützt

Sobald eine Buchung mit der Bank abgestimmt ist, kann ihr Beleg nicht mehr geändert werden. Wer es versucht, erfährt das Datum der Abstimmung und muss diese zuerst rückgängig machen. Zusammen mit Abschluss- und Sperrdaten bleiben so Monate, die Sie bereits mit der Bank abgeglichen haben, genau so, wie sie waren. Da ein Bankkonto Buchungen aller Filialen enthält, übernimmt die Abstimmung jemand mit Zugriff auf alle Filialen.